1. Datacollectie
Wanneer men wil gaan tenderen, is allereerst het belangrijkste om er ruim de tijd voor te nemen. Het is key om de tijd te nemen voor het vergaren van de data. Zorg dat je alle informatie op tijd hebt, zoals alle lane-informatie, alle behorende details en de prijsstructuur. Dit zijn dus eigenlijk al twee punten: neem de tijd en zorg voor een goede datacollectie! De data die je gebruikt voor de tender zijn immers de basis van de tender.
2. Heldere prijsstructuur
Zodra de data compleet is, kun je verder. Belangrijk bij het opzetten van de tender is om een heldere prijsstructuur te hanteren, zodat het voor alle partijen duidelijk is wat er gevraagd wordt en hier geen misverstanden over kunnen ontstaan.
Veel transport- en inkoopprofessionals lopen tegen het probleem aan dat zodra ze willen beginnen met analyseren, er veel aanbiedingen incompleet of incorrect zijn. Door duidelijk te zijn of gebruik te maken van beperkingen en/of verplichtingen in de bid-structuur, kun je dit voorkomen. Dit voorkomt een hoop werk en het bespaart tijd.
3. Meerdere scenario’s analyseren
Zodra de aanbiedingen binnen zijn en dus compleet en correct zijn, begint het analyseren. Hierbij is het belangrijk om diverse analyses te maken om te kijken wat de verschillende resultaten zijn en dus wat interessant is.
In Excel kan het veel tijd kosten om meerdere scenario’s te analyseren en dus wordt dit in de praktijk ook vaak niet of beperkt gedaan want dat kan dit leiden tot niet de beste beslissingen. Met een e-tendertool kunnen op een snelle en eenvoudige manier diverse scenario’s gedraaid worden om alles juist af te kunnen wegen. Hierbij kan er naar meer dan alleen de kosten worden gekeken, maar in deze analyses en scenario’s kunnen ook performance, looptijden en andere services mee worden genomen.
Dit alles om te helpen de juiste beslissing te nemen en natuurlijk appels met appels te vergelijken.
4. Transparantie
Zorg dat er transparantie is. Bij het analyseren van een tender en alle aanbiedingen is het zonder een e-tendertool nogal een uitdaging om aan het einde van de dag nog te weten waarom voor een bepaald scenario is gekozen, immers gaan hier ellenlange en ingewikkelde analyses in Excel aan vooraf.
Door meerdere scenario’s op een makkelijke manier te kunnen vergelijken en naast elkaar te zetten, is het niet alleen makkelijker om de juiste en beste keuze te maken, maar is het proces ook transparant en audit-proof. Hierdoor kan er exact gezien worden waarom beslissingen zijn genomen, en wat de resultaten van anders scenario’s geweest zouden zijn.
5. Feedback geven
Een ondergeschoven kindje is toch wel het geven van feedback aan de suppliers. Door met hen geen feedback te delen, jaag je ze weg, is er een grote kans dat ze de volgende keer niet aanbieden of de tender niet meer serieus nemen en dus weinig moeite in de tender steken. Suppliers waarderen feedback en dit geeft ze de kans om bijvoorbeeld tussen rondes in, hun aanbiedingen op de juiste plekken aan te scherpen.
Niet alleen tussen de verschillende rondes is het belangrijk om feedback te geven, maar ook aan het einde van de tender. Als de suppliers na de tender geïnformeerd worden over waarom ze wel of niet genomineerd zijn voor lanes, dan zullen ze dit zeker waarderen.
Doordat suppliers zich serieus genomen voelen worden, zullen zij zich wederom actief willen opstellen voor toekomstige tenders, en zullen zij ook een serieuze aanbieding maken.
6. Kwalitatieve supplier sourcing
Investeer in kwalitatieve supplier sourcing. Grabbelen in een database, oftewel zoeken in een telefoonboek voor suppliers is iets wat in een tender niet tot de juiste resultaten leidt. Men wilt de juiste vervoerders uitnodigen, die voldoen aan uw eisen en wensen. Hiervoor is het enorm belangrijk om een kwalitatieve supplier sourcing toe te passen. Zie hiervoor ook de ervaring van een van onze klanten met TenderEasy.
Door gebruik te maken van een logistieke e-tenderingtool, zoals bijvoorbeeld TenderEasy, kunt u eenvoudig uw data verzamelen, een duidelijk bid-sheet neerzetten, door bijvoorbeeld velden verplicht te maken of gebruik te maken van dropdownmenu’s. Zodat, zodra de bids binnen komen, er direct gestart kan worden met de analyses en u niet terug hoeft naar de suppliers en tijd verliest door incomplete en incorrecte aanbiedingen.
Een e-tenderingtool zorgt ervoor dat u eenvoudig verschillende scenario’s kunt draaien, door bijvoorbeeld niet alleen de kosten hierin mee te nemen maar ook de verschillende services, zodat u wel een eerlijk vergelijk kan maken. Tevens kan er aan de hand van de scenario’s ook feedback worden gegeven aan de verschillende suppliers. Dit kan op basis van elk uniek prijspunt, maar kan ook op basis van de shipmentdata die u heeft. Hierdoor kan er op een snelle en eenvoudige manier feedback gegeven worden aan de suppliers.
TenderEasy is een tool die zorgt voor een meer efficiënt en geoptimaliseerd inkoopproces, met de focus op eenvoudig in gebruik. Hierdoor wordt de logistieke inkoop professional ondersteunt in de key-value-creation-activiteiten en kan het systeem de tijdrovende en niet-productieve elementen zoals datavalidatie en calculaties overnemen.
Dit artikel is gesponsord door TenderEasy.
