Door Elmer Spruijt
Een goed geïmplementeerd TMS biedt veel meer dan alleen kostenbesparing. Het verhoogt de zichtbaarheid in de supply chain, automatiseert repetitieve taken en maakt het mogelijk om sneller en slimmer beslissingen te nemen. Denk aan automatische vervoerderselectie, realtime tracking en efficiënte factuurcontrole. Hierdoor verbeter je niet alleen de operationele efficiëntie, maar ook de klanttevredenheid. Voor bedrijven die dagelijks tientallen tot duizenden zendingen verwerken, is een TMS geen luxe maar een strategische noodzaak.
De succesvolle implementatie van zo’n systeem is cruciaal: het bepaalt hoe goed het systeem aansluit op je processen en hoeveel voordeel je eruit haalt. De kosten voor implementatie zijn dan wel eenmalig, ze hebben wel een langdurige impact op efficiëntie en ROI.
Wat kost een TMS-implementatie?
De kosten voor de implementatie van een verlader TMS variëren sterk: van €30.000 tot €500.000. Dit brede spectrum komt door de vele factoren die meespelen, zoals het volume van zendingen, de complexiteit van je processen en het aantal betrokken partijen.
Een TMS-implementatie is een investering die zich op lange termijn terugbetaalt.”
Belangrijkste kostenfactoren
1. Connectiviteit met vervoerders en expediteurs
Automatisering is essentieel voor high-volume verladers. Dit betekent dat je TMS moet kunnen communiceren met interne systemen (zoals ERP) én externe partijen. Elke koppeling brengt kosten met zich mee, zeker als je met meerdere vervoerders werkt die niet standaard kunnen integreren. Daarom is het essentieel om te kiezen voor een TMS-provider met een uitgebreid, goed geïntegreerd netwerk en de flexibiliteit om eenvoudig nieuwe vervoerders of expediteurs toe te voegen. Zo houd je de kosten voor connectiviteit beheersbaar en voorkom je complexe en dure integratietrajecten.
2. Complexiteit van bedrijfsregels
Een geavanceerd TMS kan verschillende scenario’s aan, zoals multi-stop ladingen en automatische vervoerderselectie. Hoe complexer je processen, hoe meer configuratie nodig is. Een TMS met beperkte functionaliteiten kan aantrekkelijk lijken qua prijs, maar kan complexe problemen niet voor je oplossen, wat zal resulteren in een veel lagere ROI. Deskundige ondersteuning van mensen die het TMS echt door en door kennen bij de implementatie is cruciaal om het TMS optimaal te benutten. Omdat de meeste bedrijven 10+ jaren met een TMS doen, is dit extra belangrijk en levert een goed opgezet systeem dat al je behoeftes afdekt jarenlang voordelen op.
3. Gebruik van externe oplossingen
Sommige TMS-leveranciers missen kritische functionaliteiten en gebruiken derde partijen voor functies zoals realtime zichtbaarheid of parcel afhandeling (label printing/rate shopping). Het gebruiken van externe oplossingen verhoogt de complexiteit van je TMS, omdat extra interfaces nodig zijn voor gegevensuitwisseling. Daarnaast zijn de onderliggende datamodellen anders, zijn er vaak communicatiefouten en is het complexer om bij foute of ontbrekende data te achterhalen waar dat door komt. Dit beïnvloedt niet alleen de initiële kosten, maar ook het toekomstige onderhoud.
4. Expertise van het projectteam
Verschillende TMS-leveranciers zoals bv. grote ERP-leveranciers werken vaak met externe partners voor de implementatie van hun TM-oplossingen. Door de complexiteit van TMS-projecten gebeurt het regelmatig dat deze partners onvoldoende expertise hebben, wat leidt tot veel hogere kosten, langere doorlooptijden en suboptimale configuraties. Een ervaren team dat echt bekend is met jouw gekozen TMS heeft echt een manier van werken en inrichten van het systeem die precies past bij de TMS-oplossing, wat de implementatie versnelt en de kwaliteit verhoogt. Zelfs de beste systemen leveren weinig op als ze verkeerd worden ingericht - met als gevolg inefficiënte processen en onnodige handmatige stappen, wat leidt tot extra kosten en frustratie.
Denk niet alleen aan de kosten van een TMS, maar vooral aan de waarde die het systeem je organisatie oplevert. ”
Slim besparen op implementatiekosten
1. Consolidatie van vervoerders
Automatische communicatie met je carriers/forwarders is essentieel, maar kleinere partijen met een beperkt transport volume kunnen gebruikmaken van een carrierportal in plaats van directe API- of EDI-koppelingen. Zo blijven de connectiviteitskosten laag, terwijl je toch geautomatiseerde updates ontvangt.
2. Betrek je eigen team actief
Naast externe expertise is actieve betrokkenheid van je eigen team cruciaal. Door key users, IT-ondersteuning en een interne projectmanager vroegtijdig te betrekken, versnel je besluitvorming en optimaliseer je processen - wat direct bijdraagt aan lagere kosten, een kortere doorlooptijd en een succesvollere implementatie.
3. Investeer in een robuust solution design document
Een grondige analyse- en ontwerpfase voorkomt latere wijzigingen. Een solide “blueprint” voor diverse landen/locaties dat alle benodigde functionaliteiten afdekt, is cruciaal voor een succesvol project dat niet over het voorziene budget heen gaat.
Conclusie
Een TMS-implementatie is een investering die zich op lange termijn terugbetaalt. Door goed voorbereid te zijn, de juiste keuzes te maken en je team actief te betrekken, kun je de kosten beheersen en het maximale uit je TMS halen. Denk niet alleen aan de kosten van een TMS, maar vooral aan de waarde die het systeem je organisatie oplevert.
Dit artikel is gesponsord door Descartes. De auteur, Elmer Spruijt, is vice president transportmanagement bij Descartes.
