Papierloze toekomst is niet nu
Van de CFO die las dat je notities het beste kunt opschrijven in het artikel ’10 tips voor effectiever leiderschap’ tot het secretariaat dat liever documenten uitprint zodat er hier en daar nog wat gestreept kan worden met markeerstiften: niet iedereen is gebaat bij een papierloze toekomst. Een organisatie die efficiënter en effectiever moet gaan opereren is dat echter wel. Papier is omslachtig, kost geld, moet naar de papierbak en is niet duurzaam. Bovenal is de uitdaging van papier dat je het niet zomaar kunt integreren in bestaande systemen.
Hoewel sommige applicaties en systemen in staat zijn bepaalde documenten rechtstreeks te uploaden in de database, zijn deze functionaliteiten vaak beperkt en niet bepaald goedkoop. Er blijven dus restanten over die, hoe hard men ook werkt aan procesoptimalisatie en doorontwikkeling, lastig te verwerken zijn. Ze vereisen manuele afhandeling. Een proces dat relatief duur is en waar werknemers weinig plezier aan beleven. Het goede nieuws is dat IT-ontwikkelaars al enkele jaren bezig zijn met het introduceren van laagdrempelige en innovatieve oplossingen.
Papier hoeft geen probleem te zijn
Aan de oplossingen hangen vaak termen zoals ‘Computer Vision (CV)’, ‘Optical Character Recognition’ (OCR) en ‘Natural Language Processing’ (NLP). Of wat dacht je van deze termen in combinatie met de woorden Deep Learning (DL)? Al deze technologieën doen in essentie hetzelfde: papier (en soms zelfs taal) digitaliseren. Dat doen ze niet alleen heel goed, maar vooral ook steeds goedkoper.
Optical Character Recognition
Laten we ‘Optical Character Recognition’ (OCR) als voorbeeld nemen. Waarschijnlijk heb je deze technologie op je scanner staan en ook de meeste PDF-readers zijn er tegenwoordig mee uitgerust. Het is dat digitale laagje op je PDF waarbij de tekst van het document bewerkbaar wordt. Geen hightech toverkunst dus, maar wel ontzettend handig. En zo zijn er meer technologieën die niet alleen een grote impact hebben op de efficiëntie van documentafhandeling, maar ook nog eens zeer toegankelijk zijn.
De technologie gaat dan als het ware zelf leren hoe de documenten zijn opgebouwd en op zoek naar de juiste velden, op de juiste locatie”
We weten dat een OCR-laag ervoor zorgt dat we makkelijk gegevens kunnen extraheren uit PDF-documenten. Hier stopt het (gelukkig) niet. Met een iets krachtigere, doch nog steeds goedkope versie van dezelfde technologie is het mogelijk om documenten die je scant of ontvangt, automatisch te laten converteren in een Word-, Notepad- of zelfs Excel-bestand. Doen we er nog iets bovenop (NLP), dan kunnen we ervoor zorgen dat de technologie enkel bepaalde velden (bijvoorbeeld naam, adres, prijs) extraheert.
Voor deze combinatie van technologieën is de voorwaarde dat er een eenduidige structuur in het document zit. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vrachtbrieven. Mocht dat niet het geval zijn, dan komt ‘Deep Learning’ om de hoek. Met deze laatste stap kunnen zelf radicaal verschillende documenten gescand, geanalyseerd en verwerkt worden. De technologie gaat dan als het ware zelf leren hoe de documenten zijn opgebouwd en op zoek naar de juiste velden, op de juiste locatie.
Afhandeling na digitalisering
We zien dus dat het digitaliseren van documenten een koud kunstje is geworden. De meeste organisaties hebben de meeste papieren documenten nu in digitale bestanden verwerkt (Word, Notepad, Excel). De tweede stap is dat deze informatie op de juiste plaats en in de juiste systemen terecht komt. Hier kunnen wij als logistieke dienstverleners lessen uit trekken van zij die ons voor gingen? En dan met name de financiële instellingen?
Financiële instellingen waren de eerste die op de boot van ‘de digitalisering van papieren documenten’ sprongen. De behoefte was dan ook groot. Van ellenlange hypotheekaanvragen tot contracten die zoveel bepalingen bevatten dat je eigenlijk een advocaat nodig hebt om ze te kunnen begrijpen. Bij financiële instellingen zat veel meerwaarde in investeren in digitalisering. En daar zijn ze dan ook, uiterst succesvol, mee aan de slag gegaan.
Robotic Process Automation
Gaandeweg ontstond er een nieuwe uitdaging. Alle benodigde gegevens waren dan wel uit de gedigitaliseerde documenten gehaald, maar daarbij nog niet in de interne systemen geplaatst. Wat betreft sommige systemen was het mogelijk om automatisch formats te uploaden. Echter, ging het hier om de meer uitgebreide en dure systemen. In sommige gevallen kon dergelijke functionaliteit ingebouwd worden, maar ook dit was een dure propositie. Het was vaak goedkoper om medewerkers, vaak uren aan een stuk, door de systemen te laten navigeren om de juiste gegevens op de juist plaats in te voeren (‘Data Entry’). Vervolgens moest deze informatie nog aan de juiste (gedigitaliseerde) documenten gekoppeld worden.
Robotic Process Automation (RPA) is dan ook één van snelst groeiende technologieën op de markt”
Enkele jaren geleden kwam daar echter verandering in met dank aan de komst van ‘Robotic Process Automation’ (RPA). RPA is een technologie die net als OCR of NLP op korte termijn kan worden geïmplementeerd tegen een relatief lage investering. Wat RPA doet is menselijke interactie met applicaties ‘nabootsen’ via de User Interface (oftewel de vensters die ook wij als mens te zien krijgen). Hierdoor kunnen repetitieve manuele processen snel, flexibel en goedkoop worden geautomatiseerd zonder daarbij grote veranderingen te moeten realiseren binnen het bestaande IT-landschap. RPA is dan ook één van snelst groeiende technologieën op de markt die de laatste maanden zelfs de aandacht van bedrijven zoals Microsoft en Google heeft getrokken. Papier is dan niet verleden tijd, maar de dure en omslachtige afhandeling hiervan wel.
Intelligente automatisatie
AI-ris consulting is gespecialiseerd in het laagdrempelig toepassen van hoogstaande technologische oplossingen voor grote tot middelgrote bedrijven. Door onze diepgaande kennis van de Nederlandse logistieke markt, en logistieke processen in zijn algemeenheid, zijn we in staat snel te schakelen met klanten en op korte termijn (> 6 maanden) kwantificeerbare meerwaarde te generen.
Dit artikel is gesponsord door AI-ris consulting.
