“Wat voor velen begint als druk van buitenaf, wordt steeds vaker gezien als een kans voor interne verbetering”, zegt Jeroen Gieteling, solution owner information management bij delaware, een innovatief bedrijf dat organisaties helpt bij hun digitale transformatie. “Steeds meer organisaties zien de toenemende regelgeving als aanleiding om hun processen kritisch onder de loep te nemen. Digitaal documentbeheer speelt daarbij een sleutelrol: het bepaalt of je snel én compliant kunt opereren.”
Waarom nú digitaliseren?
De urgentie om te digitaliseren neemt snel toe. Digitale vrachtbrieven worden de nieuwe norm. CSRD verplicht bedrijven om te rapporteren over CO₂-uitstoot en ketentransparantie. Tegelijkertijd verwachten klanten én ketenpartners real-time inzicht in logistieke data.
Goede datakwaliteit en digitaal documentbeheer zijn daarbij essentieel. Bedrijven die hun documentbeheer op orde brengen, versterken hun wendbaarheid en kunnen sneller inspelen op veranderende eisen, nieuwe wetgeving en toenemende druk in de keten.
Van papierlast naar strategisch voordeel
Juist binnen documentbeheer ligt een kans om processen slimmer en efficiënter in te richten. Met de inzet van AI-features kunnen repetitieve handelingen worden geautomatiseerd, fouten worden teruggedrongen en handmatig werk drastisch worden verminderd.
“Met een AI-gedreven documentmanagementsysteem krijg je niet alleen controle over je documenten, maar ook over de processen eromheen”, zegt Gieteling. “Je krijgt grip op workflows, bespaart tijd en werkt beter samen met ketenpartners.”
Je krijgt grip op workflows, bespaart tijd en werkt beter samen met ketenpartners”
AI-gedreven documentbeheer in de praktijk
Een modern DMS (documentmanagementsysteem) automatiseert en centraliseert documentstromen. Denk aan inkomende vrachtgegevens die automatisch worden herkend en gekoppeld aan de juiste order. Of douanepapieren die snel vindbaar zijn via slimme zoekfuncties.
AI-chatbots kunnen bovendien real-time antwoord geven op documentvragen, waardoor medewerkers geen tijd meer verliezen aan het doorzoeken van e-mails of gedeelde mappen. Dit voorkomt fouten, versnelt processen en verlaagt de druk op de administratie.
Kansen voor het mkb
Ook het mkb profiteert van slimme documentoplossingen. “We zien dat middelgrote logistieke dienstverleners hun administratie vaak nog deels handmatig doen”, vertelt Gieteling. “Dat is kwetsbaar in een tijd waarin regelgeving en datavereisten toenemen. Tegelijk biedt dit juist een kans: omdat veel mkb’ers vaak nog geen complexe legacy-systemen hebben, kunnen ze vanaf de basis een toekomstbestendige oplossing neerzetten die klaar is voor AI of verdere digitalisering.”
We zien dat middelgrote logistieke dienstverleners hun administratie vaak nog deels handmatig doen”
Een DMS is bovendien schaalbaar en sluit naadloos aan op bestaande ERP- of TMS-systemen: "Het groeit gewoon mee met je organisatie."
AI als fundament voor grip en groei
Documentbeheer is al lang geen bijzaak meer. Het bepaalt in de praktijk of je kunt voldoen aan de steeds hogere eisen van klanten en toezichthouders. Door AI slim in te zetten, kun je documentprocessen continu optimaliseren, van automatische opslag en validaties tot voorspellende inzichten.
Wil je weten hoe slim documentbeheer jouw organisatie wendbaarder maakt? In het e-book ‘Optimaliseer je logistieke processen met AI-gedreven documentmanagement’ lees je hoe je concrete stappen zet richting efficiënt, digitaal documentbeheer. Download het e-book hier.
Dit artikel is gesponsord door delaware.
