Dit zijn de zeven lessen van Jan Baan - VIDEO

Al meer dan veertig jaar lang weigert Jan Baan zich neer te leggen bij de gebrekkige manier waarop bedrijven – ook in de logistiek – omgaan met data. “Het kan allemaal tien keer sneller, goedkoper, effectiever.” Hoe dat moet legt hij uit in een zojuist verschenen autobiografie, geschreven vanuit ervaring, gedreven vanuit een missie: een brug slaan tussen nieuwe technologie en bestaande datasystemen.

“Steeds ben je bezig met afscheid nemen”, zegt Jan Baan in een interview met Logistiek.nl. “Maar iedere keer ben je er nog.” Dat niet alleen, de oprichter en aandeelhouder van Vanenburg Group en al ruim veertig jaar een vaste waarde in de wereld van (logistieke) bedrijfssoftware komt met een driedelig boek met daarin vernieuwd en vernieuwend inzicht, dat nauw gelinkt is met de bedrijven waaraan hij leiding gaf: Baan Company, Cordys en Vanenburg.

Boekpresentatie op 17 november

Volgende week is de presentatie van het nieuwe driedelige boek van Jan Baan op Kasteel De Vanenburg tijdens het klantenevent FutureVibe 2022. In het boek loopt de auteur drie periodes langs die zijn leven en werk hebben gekenmerkt.  Verder staan presentaties op het programma, onder andere van Omoda en NewPort Tank Containers.

Lees hier meer over het programma

Rustig aan doen – maar alleen als het zo uitkomt

Inmiddels is Jan Baan 76 jaar oud, maar aan dynamiek heeft hij niets ingeleverd. Recent legde hij het rijexamen af om in bezit te komen van het vrachtwagenrijbewijs; niet dat hij ambities heeft om goederen te transporteren, maar wel om er met een camper van een stevig formaat op uit te trekken waarin voldoende ruimte is om even apart te zitten en te doen wat hij liefste doet: bezig zijn met de business, met het vakgebied logistiek en de technologie om dat vak verder te brengen. Hij doet het op zijn leeftijd rustig aan als het hem uitkomt, dat is minder vaak dan zijn omgeving goed voor hem acht; wel heeft hij de operationele verantwoordelijkheid van Vanenburg weggelegd bij zijn zoons.

Lees ook: Ardjan Baan over de koers van Vanenburg

‘Zorg dat taken ook echt gericht zijn op de persoon die het moet doen’

Baan is een man van het woord – in diverse opzichten. Zo was de eerste versie van zijn autobiografie 1.200 pagina’s dik. Het is teruggebracht naar drie delen van elk rond de 180 pagina’s. Hij neemt zijn publiek graag mee in een betoog dat bol staat van de visies en vergezichten, waarin hij vrijelijk put uit diverse ervaringen; ook ervaringen die littekens hebben achtergelaten.
Dit zijn een paar belangrijke lessen en aanbevelingen, die hij graag deelt en die uitgebreid terug komen in zijn boek met de veelzeggende titel: Profit by loss.

LES 1: alles gaat tien keer effectiever

Vroeger was alles beter, dat zal Jan Baan niet gauw beweren. Integendeel. De nieuwe technologie maakt alles tien keer sneller, tien goedkoper, tien keer effectiever. Hij grijpt terug op de voorspelling die managementgoeroe Peter Drucker bijna dertig jaar geleden al deed: de productiviteit van de kenniswerker zal tenminste verdubbelen. Zo is het, onderstreept hij. Met dank aan het zo optimaal mogelijk inzetten van data, want data is volgens Baan het nieuwe goud.
Vanuit die gedachte is zijn driedelig boek gaan schrijven en herschrijven, waarbij hij de diverse stadia van dataontwikkeling de revue laat passeren. Niet geheel toevallig sluit dat naadloos aan bij de tijdslijn waarin de bedrijven staan waar hij nu inmiddels vierenveertig jaar lang leiding aan gaf: Baan Company, Cordys en Vanenburg.

Van data naar informatie, kennis en uiteindelijk wisdom’

De stadia waar hij op doelt zijn [1] systems of record – data om processen te stroomlijnen, vervolgens [2] systems of differentiation – informatie om silo’s te ontsluiten en data te delen over meerdere schakels, naar [3] systems of innovation – kennis op basis van de beschikbare informatie die taakgericht helpt op individuele workflows maximaal te ondersteunen.
Vertaald naar de praktijk zegt hij: “Dit levert voor mensen in de logistiek het inzicht op waar de te leveren goederen precies voor dienen. Tot nu toe ontbreekt dat inzicht vaak. Machine learning en big data reiken ons de mogelijkheden aan. Maar het is wel de mens, die dat in de workflow moet gaan toepassen. Dat noem ik de ‘wisdom’. Dus van data, naar informatie, naar kennis met behulp van slimme algoritmes. Die kennis krijg je echter niet zomaar in een appje op de mobiel aangereikt. Als individu zet je kennis om in wisdom. En daarmee maak je pas echt het verschil.”

LES 2: logistiek is de kern van de business

“Het is niet de productie die de kern van de business vormt, maar de logistiek.” Productie ziet Baan als het beginpunt, maar uiteindelijk worden bedrijven beoordeeld op het aflevermoment, de logistiek dus. “Juist daarin moet je weten waar de knelpunten zich bevinden. Alleen benut logistiek op dit moment niet de mogelijkheden die er zijn.”

Met de software van Baan hebben veel bedrijven hun logistieke processen in de grip proberen te krijgen. Velen zijn daar goed in geslaagd. Sommigen hebben vervolgens geprobeerd om de silo’s af te breken die er zijn in ketens en via internet tot data-uitwisseling te komen. Hij denkt aan datasilo’s zoals WMS, TMS, voorraadbeheersystemen. Maar dat viel niet mee. “Alles wat we in de logistiek toepassen aan informatietechnologie, dateert eigenlijk nog van voor het internettijdperk en is verouderd.” Het was toen allemaal te ingewikkeld, zegt hij nu. En vaak is dat nog steeds het geval. “Je moest wel veertig schermen openen om overal de data vandaan te krijgen.”
Met Cordys heeft hij juist op dat punt belangrijke stappen kunnen zetten, alleen viel de acceptatie in de markt voor deze manier van werken behoorlijk tegen. “We liepen voor de muziek uit. Alles was beschikbaar in de cloud, zo hadden we dat bedacht, maar in de praktijk kwam er weinig van terecht.” Wel is het volgens Baan zo dat de implementaties volop en naar tevredenheid zijn blijven draaien.

LES 3: maak alle data mobiel beschikbaar

In 2013 verkocht Baan het bedrijf Cordys aan OpenText (Canada) maar behield het gedachtengoed om vervolgens een paar jaar de tijd te nemen om een uitgebreide analyse te maken. Tegen de achtergrond van wat hij nu weet, komt hij met nieuw inzicht.
“Logistieke organisatie hebben al jarenlang systemen om data te verwerken. Maar ze kunnen er zo weinig mee”, zegt Baan. In zijn ogen slagen ze er niet in om de nieuwste technologie te benutten. Beetje routeplanning met Google Maps, daar houdt het vaak al mee op, terwijl er ook andere data beschikbaar is om het proces effectiever te laten verlopen. Hij wijst op zijn smartphone, dat is de nieuwe technologie, veel sneller dan de mainframes van vroeger, maar data beschikbaar stellen vanuit de backend systemen is heel ingewikkeld. “Eigenlijk zou alles op je mobiel moeten. Niet met twintig users, maar met veel meer. Er zijn teveel non-consumers van data, terwijl die informatie voor hen (en voor de business) toch van belang is. Dat gaat nu langzaam aan veranderen.”

‘Logistiek benut de mogelijkheden niet die er echt wel zijn’

Om die ontwikkeling vorm te geven komt Vanenburg met het platform Eva, waarmee de ontwikkeling van applicaties sneller kan plaatsvinden. Kort gezegd is het daarmee mogelijk om zelf aan het stuur te zitten en functionaliteit toe te voegen, zonder terug te hoeven naar degene die de software ooit ontwikkelde en implementeerde. “Geen run-time versie waarin je geblokkeerd bent, maar iets waarmee ik open source componenten genereer voor open source tools.” Google is voor Vanenburg daarin een belangrijke partner. Bovenop wat Google aan gegevens weet aan te bieden, ontsluit Vanenburg met dit platform business informatie.

LES 4: behoud wat je hebt, ga dat moderniseren

Kern van de boodschap die Baan nu met Vanenburg wil overbrengen is: neem geen afscheid van de systemen die je hebt en die goed werken. Maar moderniseer ze. “Er is zoveel oud spul, dat is nog goed genoeg. Een klein beetje verbetering is al voldoende om flinke vernieuwing te realiseren.”
Zorg dat medewerkers en ketenpartners om kunnen gaan met nieuwe technologie. Daarvoor is het niet nodig om afscheid te nemen van de bestaande systemen, waar veel data en functionaliteit in terug te vinden is.

Baan ziet nog steeds dat de data niet toegesneden is op specifieke taken en workflows. “Ga daar aan werken. Zorg dat taken geïntegreerd zijn en gericht op wat je als persoon moet gaan doen. We hebben het heel lang over digitalisering, maar het is pas zover als het echt ondersteunend is. Soms zeggen bedrijven dat ze digitaal werken, maar sturen ze elkaar een pdf. Daar kun je niets mee in de supply chain. Pas als de processen echt geïntegreerd zijn, ben je in staat een volgende stap zetten naar geïntegreerde taken.”
Idealiter zou het zo moeten zijn, dat data in één keer voor de verschillende personen die daar in de keten mee moeten werken, gepersonaliseerd beschikbaar kan komen. En daar komen technologische vernieuwingen als big data en machine learning om de hoek kijken.

LES 5: van littekens schijn je mooier te worden

“Ik ben hoog geweest en ik ben laag geweest.” Zo vat Baan zijn imposante carrière als softwareondernemer kort samen. “Als je alleen leeft om te werken is dat beetje zielig. Maar je werk moet wel bijdragen aan het leven, zodat het maatschappelijke waarde heeft en niet alleen persoonlijke waarde. “Ik heb applaus gehad als ondernemer, maar ik kon er niet van genieten. Want het werk wacht en bleef maar doorgaan. Daarin moet je ook minder populaire beslissingen nemen. Dat is ondernemerschap.”

‘Ik corrigeer mijn fouten sneller, dan dat anderen fouten maken’

Hij noemt zichzelf: niet zo’n goede investeerder. Die constatering heeft hij getrokken uit het uitblijven van het commercieel welslagen van Cordys.  Zelf bleef hij geloven in een succes op lange termijn. Dat is niet gelukt, hoewel de technologie van Cordys binnen OpenText, die het bedrijf in 2013 overnam, nog steeds een cruciale rol speelt in het hart van veel bedrijven. De rode draad in zijn ondernemerschap – ook bij Baan Company, dat eind vorige eeuw is overgenomen door Infor – is het nemen van afscheid van datgene wat is opgebouwd; en dat is pijnlijk. “Het beste leerproces vindt plaats uit een situatie van pijn”, zo kijkt hij daar nu op terug.

LES 6: een ondernemer is zelden een goed manager

Als een onderneming te groot wordt, neemt het ondernemerschap af, heeft Baan uit eigen ervaring weten vast te stellen. “Ooit was ik in mijn kleine afdeling een goed manager en ben toen een beetje uit frustratie voor mezelf begonnen als financiële man met verstand van logistieke processen. Als ondernemer ontdekte ik dat ik mensen om me heen moet hebben die beter zijn dan jezelf op hun expertise. Dan is het niet zo moeilijk. Dat doe ik nog steeds. Ik ben slecht in voortgangscontrole. Daar zit ook een stukje onrust bij. Mijn voordeel is, dat hoor ik om me heen, dat ik sneller fouten corrigeer, dan dat anderen ze maken. Ik zie mezelf vooral als een composer. Je brengt dingen bij elkaar om het vervolgens tot een geheel te smeden.”

Gebleven is de drang naar vernieuwing, dat is zijn contributie nu aan het bedrijf waar zijn zoons Paul, Ardjan en Bernhard dagelijks leiding aan geven. “Ze informeren me nauwelijks, behalve op de aandeelhoudersvergadering”, laat de enige aandeelhouder van Vanenburg op een gespeelde klaagtoon weten. Hij schikt zich in zijn rol en houdt zichzelf scherp met het ontwikkelen van visie en strategie. “Het hoeft niet meer, maar ik vind het heerlijk om te doen.”

LES 7: perfect is the enemy of the good

Continu verbeteren is onmisbaar in het ondernemerschap, zeker wat betreft informatietechnologie. Maar Baan zit niet te wachten op perfectionisten. “Ondernemers moeten handig zijn; goed is vaak goed genoeg, dus hou het daarbij. Maar wel vanuit een visie, een bepaalde richting die we samen gaan; zorgen voor continu verbeteren en weten of we de juiste route lopen. Links of rechts maakt niet uit, niet teveel over discussiëren, als we het doel maar bereiken. Het gaat om het product, niet om het project om het product zo goed mogelijk te krijgen.”
IT versimpelen en zo beter geschikt maken voor (logistiek) professionals in de business; het is een lang gekoesterde wens. Baan weet dat en komt nog een keer met een stellingname: IT begrijpt de business niet. “Voor het eerst hebben we als Vanenburg nu een brug gemaakt tussen business en IT. Wat we bieden is een gereedschapskist waarmee tachtig procent van de oplossing beschikbaar is. De overige twintig procent doen we samen met de mensen die de businessprocessen zelf goed onder de knie hebben. Maar daarin gaan we niet door tot een perfect eindresultaat, want hiermee behalen we al een resultaat dat tien keer beter is, tien keer sneller en tien keer goedkoper.”

Goed is vaak goed genoeg, dus hou het daarbij