"Iedereen heeft zijn eigen prioriteiten en dat is logisch", zegt Tim Drossaers, solution engineer bij Quinyx. "Operations focust op efficiency en kosten. HR op compliance en medewerkerstevredenheid. Medewerkers willen vooral weten dat ze op de juiste plek staan, op het juiste moment, met werk dat bij hun vaardigheden past. De uitdaging is om die belangen samen te brengen."
Wanneer verschillende locaties hun eigen weg gaan
In veel distributiecentra is personeelsplanning versnipperd geraakt, vaak door de ontwikkeling van het bedrijf door de jaren heen. Na overnames of uitbreidingen hanteren verschillende locaties hun eigen systemen en werkwijzen. Operations op locatie A heeft zijn eigen tools om piekmomenten bij te houden, terwijl locatie B weer andere software gebruikt. HR houdt vakantiedagen en ziekteverzuim bij in verschillende systemen per vestiging, en teamleiders maken hun eigen roosters volgens de manier waarop het daar altijd is gegaan.
Het gevolg? Niemand heeft het volledige plaatje van de hele organisatie. Informatie zit verspreid over verschillende systemen, locaties en Excel-sheets. Dat leidt tot inefficiency en miscommunicatie - niet door gebrek aan inzet, maar door de versnipperde manier van werken.
Informatie zit verspreid over verschillende systemen, locaties en Excel-sheets. Dat leidt tot inefficiency en miscommunicatie”
"Het is begrijpelijk dat organisaties oplossingen zoeken die bij hun bestaande werkwijze passen," benadrukt Drossaers. "Maar zonder centrale afstemming en uniformiteit blijf je tegen dezelfde uitdagingen aanlopen."
Verschillende verwachtingen van technologie
Binnen één distributiecentrum werk je met mensen die heel verschillende ervaringen hebben met technologie. Sommige medewerkers willen duidelijkheid en persoonlijke uitleg bij veranderingen. Anderen hebben ervaring met computersystemen en willen vooral overzicht en controle zonder elke week opnieuw te moeten leren.
Dan heb je mensen die efficiency verwachten - systemen die met elkaar praten zonder drie keer dezelfde informatie in te voeren. En medewerkers die alles digitaal willen regelen: beschikbaarheid doorgeven, diensten ruilen, updates krijgen op hun telefoon.
"Deze diversiteit moet je omarmen, niet wegwerken", legt Drossaers uit. "Het gaat om een systeem dat flexibel genoeg is om iedereen te bedienen, maar wel vanuit één centrale databron werkt."
Het gaat om een systeem dat flexibel genoeg is om iedereen te bedienen, maar wel vanuit één centrale databron werkt”
Moderne personeelsplanningsoftware lost dit op door verschillende interfaces te bieden. Planners krijgen dashboards met forecasting, teamleiders zien hun eigen team, medewerkers hebben een simpele app met alleen hun eigen informatie.
"Het draait om één bron van waarheid", legt Drossaers uit. "Iedereen kijkt naar dezelfde informatie, maar gepresenteerd op een manier die bij zijn rol past."
Een strategische aanpak van verandering
Succesvolle implementaties beginnen met erkenning dat verandering strategische planning vraagt, niet alleen technische installatie.
"Het draait om het identificeren van de juiste mensen voor de juiste rollen", zegt Drossaers. "Wie heeft invloed op de werkvloer? En hoe zorg je dat zij de verandering gaan dragen?"
Een sterke projectsponsor en projectmanager zijn cruciaal. Daarnaast moet je vroeg beginnen met het integreren van nieuwe systemen met bestaande tools. Dat verhoogt de kans op adoptie.
Praktijkvoorbeelden
Søstrene Grene, een Deense retailer met winkels in Nederland, maakte personeelsplanning overzichtelijker door over te stappen op Quinyx.
"Het is nu veel makkelijker om diensten te plannen. Het grootste voordeel is dat we voor elke afdeling een rooster kunnen maken en rekening houden met budget en personeelsbezetting", vertelt een coördinator. Hoe zij dit precies hebben aangepakt, lees je inde volledige case.
Het grootste voordeel is dat we voor elke afdeling een rooster kunnen maken en rekening houden met budget en personeelsbezetting”
Flitsbezorgdienst Flink stapte af van handmatige planning via Excel. Wat eerst een week duurde, is nu in één dag gedaan. Hubmanagers hebben beter zicht op KPI's, medewerkers kunnen zelf diensten boeken, en communicatie verloopt soepeler.
"Quinyx is een extreem flexibele partner. Ze helpen hun oplossing precies aan te passen aan onze behoeften", vertelt medeoprichter Julian Dames. Hoe Flink deze transformatie precies doorvoerde, lees je hier.
Van verschillende belangen naar gedeeld succes
Succesvolle implementatie vraagt dat alle betrokkenen hun eigen voordelen zien. Operations wil betere forecasts en grip op kosten. HR wil eenvoudigere compliance. Teamleiders willen rustiger werk met minder telefoontjes en geïmproviseer. Medewerkers willen meer invloed op hun roosters.
"Als je al die voordelen kunt laten zien, krijg je mensen vanzelf mee", aldus Drossaers. "Verandering voelt dan niet als verplichting, maar als verbetering."
Moderne personeelsplanning gaat niet alleen over betere software. Het gaat over het bij elkaar brengen van verschillende afdelingen en werkstijlen. Over het creëren van een systeem dat iedereen begrijpt en gebruikt.
Dit artikel is gesponsord door Quinyx.
