Wat voor een traditionele retailer de winkel is, is voor bol.com het warehouse. “Daar maken we het verschil voor onze klanten. Wat in het warehouse gebeurt, is cruciaal voor onze bedrijfsvoering. Daarom willen we de competenties voor het bouwen, inrichten en opstarten van warehouses zelf in huis hebben”, vertelt Joost Poelgeest, director logistieke infrastructuur bij bol.com.
Daar komt bij dat voor het opzetten van warehouses voor e-commerce nog geen standaard formule bestaat. Het vakgebied is volop in beweging. “We kunnen niet zomaar een kant-en-klaar fulfilmentcenter huren”, stelt Poelgeest, die wijst op een trend als mechanisatie en robotisering. “Wij zijn nu bijvoorbeeld bezig met een pilot waarin we een robot inzetten voor itempicking. We zijn doorlopend aan het pionieren en innoveren.”
Uiteenlopende disciplines
Poelgeest was projectleider van het allereerste fulfilmencenter dat bol.com zelf heeft opgezet. Toen dat in 2017 was opgestart, kon hij meteen aan de slag met het tweede, meer gemechaniseerde fulfilmentcenter. “Inmiddels hebben we een complete afdeling met logistiek ontwerpers, projectleiders en specialisten in bouw en mechanisatie. En regelmatig huren we externe deskundigen in. We willen niet pretenderen dat we alle kennis zelf in huis hebben.”
We willen niet pretenderen dat we alle kennis zelf in huis hebben”
Aanvankelijk was de afdeling projectmatig georganiseerd; met projectleiders die elk hun eigen team met specialisten hadden. “Maar nu het aantal projecten toeneemt, zijn we de organisatie aan het kantelen. We hebben nog steeds dezelfde specialisten, maar nu kunnen we die flexibel voor meerdere projecten inzetten. Daardoor kunnen we sneller handelen en nog meer van elkaars kennis profiteren.”
Piek-warehouse
Snel handelen is nodig. Bol.com groeit hard, zeker na de uitbraak van het coronavirus. Poelgeest en zijn team moeten voortdurend op zoek naar extra capaciteit. “De snelle groei vraagt om snelle besluitvorming. We moeten binnen uitdagende tijdslijnen mensen bij elkaar brengen, ontwerpen vastleggen en contracten afsluiten. Dat lukt alleen als we als team de vrijheid krijgen om zelfstandig projecten op te pakken en uit te voeren. Bol.com biedt deze autonomie aan projectteams.”
Een goed voorbeeld is het nieuwe piek-warehouse. “Onze eindejaarspiek wordt steeds steiler. In het huidige netwerk zit wel wat rek, maar niet voldoende. Begin dit jaar hebben we goedkeuring gekregen voor het opzetten van een piek-warehouse. Vervolgens hebben we razendsnel een pand gehuurd, wat we nu aan het inrichten zijn. In oktober beginnen we met het inladen van voorraad en schalen we de orderpickcapaciteit in twee maanden op van 0 naar 100.000 items per dag.”
Pionieren met retouren
Of het warehouse zijn deuren weer sluit als in januari de piek voorbij is, weet Poelgeest nog niet. “Dit project is voor ons ook een experiment. We willen ontdekken of het loont om voor de eindejaarspiek een aparte operatie op te tuigen om daarmee de hoge vraag aan bestellingen te kunnen verwerken. Dat wordt spannend. Niet alleen de nieuwe inrichting en software moet werken, maar ook het personeel op de vloer moet zich in korte tijd een volledig nieuwe werkwijze eigen maken. We hebben vertrouwen in het concept dat we hebben ontwikkeld.”
Ook in andere projecten is het soms pionieren. Poelgeest noemt hier het nieuwe retourencentrum van meer dan 30.000 vierkante meter. De afhandeling van retouren was aanvankelijk ondergebracht in een aparte hal van een van de fulfilmentcenters, maar om ruimte te scheppen voor groei besloot bol.com daarvoor een apart warehouse op te zetten. “Allereerst hebben we de bestaande operatie opgepakt en zonder aanpassingen verplaatst naar het nieuwe warehouse. Tegelijkertijd zijn we in diezelfde hal gestart met het inrichten van een nieuw mechanisatiesysteem.”
Onontgonnen terrein
Het mechaniseren en digitaliseren van retourprocessen is nog onontgonnen terrein. Het team van Poelgeest heeft het ontwerp daarvoor zelf uitgedacht. “We willen een retourproces dat niet alleen efficiënter is, maar ook meer waarde voor het bedrijf genereert. Om dit concreet te maken; straks kunnen we de retouren per productgroep opsplitsen en via conveyors brengen naar speciaal getrainde operators. Als een operator alleen maar fotocamera’s hoeft te verwerken, weet hij op termijn precies waarop hij moet letten. Daardoor kunnen we die camera’s beter repareren en reviseren, zodat we minder producten hoeven af te schrijven.”
Het kan gebeuren dat we onze cadeauservice aanpassen terwijl we net 200 werktafels hebben besteld”
Wat dit soort projecten ook uitdagend maakt, is de dynamiek binnen bol.com. Voortdurend vinden wijzigingen in de bedrijfsvoering plaats, waardoor ook het ontwerp voortdurend, waar mogelijk, wordt aangepast. “Het kan gebeuren dat we onze cadeauservice aanpassen terwijl we net 200 werktafels hebben besteld. Dan moeten we toch de indeling van die werktafels weer aanpassen. Het kan ook gebeuren dat we ons assortiment uitbreiden en we opeens meer gevaarlijke stoffen moeten opslaan. Daar moeten we dan de voorzieningen voor treffen. Dat houdt het spannend en uitdagend.”
Dat is met name het geval bij de inrichting van het tweede fulfilmentcenter, dat volgens Poelgeest misschien wel de grootste pakjesfabriek van Europa wordt. “In 2019 hebben we het ontwerp gemaakt, in 2020 hebben we dat gerealiseerd en nu zijn we aan het testen. Dat is een waanzinnig lang proces, waarbij het ontwerp voortdurend wordt aangepast. Maar op een gegeven moment moeten we het ontwerp bevriezen, simpelweg omdat een leverancier dan moet starten met het produceren van 28 kilometer aan conveyors.”
Duurzaamheid als belangrijk uitgangspunt
Wat Poelgeest persoonlijk aanspreekt, is de aandacht voor duurzaamheid. De helft van het dakoppervlak, zo’n 100.000 vierkante meter, ligt vol met zonnecellen. “Daardoor kunnen we volledig energieneutraal opereren. Binnenin de warehouses besteed bol.com ook veel aandacht aan onder meer kleurgebruik, klimaatbeheersing en daglicht om een zo goed mogelijke werkplek te creëren. Dat helpt ons om mensen langer aan ons te binden, waardoor ze meer kennis en ervaring krijgen en onze service aan klanten verder verbetert. En los daarvan vinden we een goede en groene werkplek belangrijk in onze verantwoordelijkheid naar de maatschappij.”
Dit artikel is gesponsord door bol.com.
