Van Eijck, specialist in mobiliteitsdiensten en berging, is een bekend gezicht op de Nederlandse wegen. Maar ook dit familiebedrijf merkte dat hun financiële processen niet meer aansloten bij de schaal waarop ze opereerden. Declaraties kwamen verspreid binnen, uitgaven waren lastig te volgen en de administratie moest veel tijd besteden aan handmatig verwerken en controleren.
Voor een logistiek bedrijf waar elke minuut telt, leverde dit onnodige vertraging en onduidelijkheid op. De oplossing: uitgavenbeheer in één platform. Om weer grip te krijgen, stapte Van Eijck over op Payhawk, een platform dat uitgavenbeheer, betaalkaarten en factuurverwerking samenbrengt. Aart van Rijswijk, Manager Bedrijfsvoering bij Van Eijck Holding B.V. hierover: "Het nadeel van onze vorige oplossing was dat bonnetjes vaak verloren gingen of niet op tijd werden aangeleverd. Dat zorgde voor een enorme administratieve rompslomp.”
Veranderingen dankzij Payhawk
- Real-time inzicht: alle uitgaven zijn direct zichtbaar, per chauffeur, afdeling of project.
- Automatisering: bonnetjes worden automatisch gescand en gekoppeld aan transacties, waardoor finance niet langer achter ontbrekende documenten aan hoeft. Of ze sturen een simpele geautomatiseerde herinnering; wordt deze niet opgevolgd dan wordt de kaart geblokkeerd.
- Controle vooraf: managers zien en keuren uitgaven goed voordat ze worden gedaan, zodat verrassingen achteraf uitblijven.
Voor Van Eijck betekent dit volgens Aart van Rijswijk vooral: minder administratie, meer overzicht en meer tijd om zich te richten op hun kernactiviteiten.
Chauffeurs krijgen rust, productiviteit verviervoudigd
Discordia, ook klant van Payhawk, runt één van de grootste wagenparken in Europa met 1.500 vrachtwagens en meer dan 2.000 chauffeurs. Het bedrijf worstelde met 25.000 declaraties per maand. Chauffeurs moesten vaak uit eigen zak betalen en wachtten lang op terugbetaling. Wat leidde tot vertragingen en frustratie in de operatie.
Sinds de overstap naar Payhawk is dat radicaal veranderd. Chauffeurs hoeven geen persoonlijke middelen meer te gebruiken en kunnen eenvoudig een foto van hun bonnetje maken in de app, die direct bij de administratie belandt. In noodsituaties, zoals ziekte of ongevallen onderweg, ontvangen ze bovendien direct geld. Waar ze ook zijn.
Zoals een van de chauffeurs het treffend verwoordt: “Met de Payhawk-app maak ik foto’s van bonnetjes, en die gaan rechtstreeks naar kantoor.”
Volgens het bedrijf heeft deze aanpak de productiviteit inmiddels meer dan verviervoudigd, en de verwachting is dat het effect alleen maar sterker wordt naarmate het wagenpark verder groeit.
Relevant voor de sector
De ervaringen van Van Eijck en Discordia laten zien dat logistieke bedrijven met vergelijkbare uitdagingen te maken hebben. Chauffeurs werken vaak zelfstandig en rijden door meerdere landen, waardoor realtime uitgavenbeheer via kaart en app niet alleen gemak maar ook rust biedt.
Voor financiële teams betekent dit dat ze elke maand kostbare uren besparen, omdat declaraties en facturen automatisch gekoppeld en verwerkt worden en dashboards met OCR-technologie zorgen voor betrouwbare data.
CO₂-rapportage
Automatisering levert daardoor niet alleen efficiëntie op, maar ondersteunt ook bij grotere strategische thema’s zoals CO₂-rapportage en compliance. Onderwerpen die steeds zwaarder meewegen in aanbestedingen en nieuwe wetgeving.
Van Eijck en Discordia laten zien dat financieel overzicht en operationele snelheid wél samen kunnen gaan. Voor logistieke bedrijven die hun processen willen stroomlijnen, is dit geen luxe maar noodzaak. Ontdek meer op www.payhawk.com/nl.
Dit artikel is gesponsord door Payhawk.
