Wie werkt in de logistiek weet dat geen dag hetzelfde is. Ordervolumes verschuiven, leveringen komen eerder of later en medewerkers vallen onverwacht uit op de momenten dat je ze het hardst nodig hebt. Toch draait de operatie door en wordt er van planners verwacht dat alles klopt, tot de kleinste details.
“Veel bedrijven plannen nog altijd met vaste templates of handmatige tools”, zegt Tim Drossaers, solution engineer bij Quinyx. “Ze houden weinig tot geen rekening met forecasts, die wekelijks veranderen en vaak verre van accuraat zijn. Zodra de werkelijkheid afwijkt van het plan, ontstaat er frictie. Het gevolg: een team dat tekortschiet bij inbound, overcapaciteit op outbound of cruciale taken die blijven liggen. Dat leidt tot leveringsproblemen, oplopende werkdruk en frustratie bij medewerkers.”
Dynamische personeelsplanning
Een statische planning kan de operatie volgens Drossaers ernstig remmen. “Wanneer het rooster niet meebeweegt met de werkelijke werkdruk, ontstaan knelpunten. Medewerkers draaien onnodige overuren of staan juist met te veel op de vloer. Dat kost geld én frustreert teams.”
Volgens onderzoek kan dynamische personeelsplanning leiden tot 11 procent lagere personeelskosten. “Door sneller te schakelen en nauwkeuriger in te plannen, worden dure overuren en inefficiënte inzet voorkomen. Dat is direct merkbaar op de bottom line.”
Data en realtime inzichten
Steeds meer logistieke bedrijven stappen volgens Drossaers over op datagedreven planning. Door historische orderdata te analyseren, wordt er duidelijk hoeveel mensen er op welk moment nodig zijn, tot op uurniveau. “Dat biedt veel meer houvast dan globale klantprognoses en voorkomt dat planners moeten gokken hoeveel capaciteit nodig is.”
Een planningsoplossing als Quinyx zet deze data om in praktische inzichten. Bijvoorbeeld door per taakgroep en tijdsblok te tonen of er over- of onderbezetting dreigt. Drossaers: “Zo kun je als planner of teamleider op tijd bijsturen, nog vóórdat het misgaat op de vloer.”
Ook realtime monitoring maakt het verschil, zegt de solution engineer. “Denk aan live overzichten van wie er is ingeklokt, waar gaten vallen in de planning, of waar pieken zich aandienen op basis van werkelijke volumes. Met deze informatie voorkom je dat kleine afwijkingen uitgroeien tot grote verstoringen.”
Tijdswinst door moderne planning
Technologie kan ook het planningsproces zelf sterk vereenvoudigen. Zo wist een van de klanten van Quinyx de tijd die ze aan het roosteren kwijt waren drastisch te verlagen: van twee fulltime-planners naar slechts twee uur per week.
Drossaers: “Door het gebruik van algoritmes die afgestemd zijn op strategische en operationele doelstellingen, kan er rekening gehouden worden met veel complexiteit en logica, zoals taakrotaties, vaardigheden, voorkeuren, externe krachten en materieelbeperkingen. Het resultaat? Een efficiënter en eerlijker rooster.”
Uit interne analyses van Quinyx blijkt dat veel organisaties tevens een sterke daling zien tot wel 20 procent in over- en onderbezetting. Dit resulteert in minder overuren en lagere personeelskosten.
Systemen versterken elkaar
De winst zit volgens Drossaers niet alleen in voorspellen en plannen, maar ook door het koppelen van verschillende systemen. “Door bijvoorbeeld het warehouse management systeem te integreren met de personeelsplanning, wordt het nog eenvoudiger om de juiste bezetting te creëren zodat de juiste mensen op de juiste plek staan op de dag van operatie.”
Ook koppelingen met uitzendbureaus versnellen het opvullen van gaten in de planning. In plaats van te bellen en mailen, worden open diensten via een integratie automatisch gedeeld met bureaus, en kunnen toegewezen uitzendkrachten direct in het rooster worden gepland. Daardoor hoeven planners niet meer vijf verschillende spreadsheets te gebruiken en bij te werken.
Drossaers geeft voorbeeld van technologische ondersteuning die logistieke bedrijven beter in staat stelt te anticiperen op operationele veranderingen. “Slimme algoritmes kunnen rekening houden met verschillende cruciale ‘constraints’. Denk aan het aanbod van beschikbare material handling equipment, de lokale wetgeving (inclusief cao’s), de vaardigheden van medewerkers, contractvormen en andere wensen als het op het planproces aankomt.”
Flexibiliteit als strategische keuze
Logistieke bedrijven die flexibel plannen, zijn volgens Drossaers beter bestand tegen veranderingen in de markt. “Ze besparen kosten, verhogen de tevredenheid van hun mensen, en behouden controle in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. De inzet van slimme technologie is daarin geen nice-to-have, maar een must. Of je nu werkt met eigen personeel of deels met uitzendkrachten; grip op capaciteit is essentieel om de SLA’s (service level agreements) naar de verschillende klanten te kunnen naleven. Ook op het moment dat er veel operationele veranderingen plaatsvinden.”
Wie wilt weten hoe dit er in de praktijk uitziet, kan het verhaal lezen van flitsbezorgdienst Flink, dat de roosterplanningstijd wist te reduceren van een week naar dag.
Of lees hier hoe demand forecasting helpt om knelpunten direct te signaleren.
