Op vrijdag 29 november – Black Friday – begint voor bol.com de drukste maand van het jaar. Of die maand een succes wordt, hangt af van de voorbereiding. Die is al in 2018 begonnen met een eerste inventarisatie van de commerciële verwachtingen. Hoeveel verwacht de webwinkel te verkopen? Hoeveel voorraad moet daarvoor worden aangelegd? Is er voldoende opslagcapaciteit beschikbaar?

Logistiek-specialist Bouke Rondhuis is met zijn team ‘inbound to stock’ verantwoordelijk dat in de distributiecentra in Waalwijk de vierkante meters optimaal worden ingezet en er voldoende opslagcapaciteit beschikbaar is. “We zijn voortdurend op zoek naar innovaties om de maximale capaciteit uit de bestaande vierkante meters te halen.”

Belofte waarmaken

Dat het team voldoende opslagcapaciteit creëert, is cruciaal. Klanten die bij bol.com een order plaatsen, verwachten de bestelde artikelen binnen 24 uur – en soms nog sneller bij een select-account – te ontvangen. Dat lukt alleen als die producten op dat moment in het distributiecentrum liggen. “We kunnen onze belofte aan klanten alleen waarmaken als we op het juiste moment de juiste voorraad hebben liggen. De voorraadbetrouwbaarheid en een goede afstemming met supply chain is hierin key. Logistieke betrouwbaarheid kan ervoor zorgen dat de consument in de toekomst weer voor bol.com kiest. Wij kunnen het verschil maken”, verklaart Rondhuis.

In de laatste maanden richting Black Friday komt het team van 10 personen dagelijks bij elkaar om de actuele situatie te bespreken. Wat zijn de huidige voorraadstanden? Wanneer komen welke goederen binnen? Welke voorraad moet in welk distributiecentrum liggen? Hoeveel palletlocaties zijn daarvoor nodig? En hoeveel locaties in de legbordstellingen? De voorraadsituatie wordt wekelijks besproken met Ingram Micro, de logistiek partner die de operatie in het distributiecentrum runt. Een goede interne afstemming is van groot belang. “We proberen de logistieke capaciteit zo goed mogelijk af te stemmen met commerciële ambitie. Hiervoor zitten we wekelijks met commercie om de verwachtingen te bespreken.”

Multidisciplinair team

Met name de multidisciplinaire samenwerking spreekt Rondhuis aan. Binnen veel andere bedrijven is logistiek pas als laatste aan zet. Allereerst bepaalt commercie de omzetdoelstellingen. Daarna zorgt supply chain voor de vertaling in voorraadniveaus en voor een tijdige aanlevering van de goederen bij het distributiecentrum. Vervolgens mag logistiek uitzoeken hoe al die goederen op tijd bij klanten komen. “Bij bol.com zit logistiek vanaf het begin aan tafel. Wij kunnen meteen aangeven wat de logistieke uitdagingen zijn bij het waarmaken van de commerciële ambities. Vervolgens is het aan ons om uit te zoeken hoe we die ambitie kunnen waarmaken.”

Het team krijgt daarvoor alle vrijheid. Hierdoor ontstaan er veel nieuwe initiatieven en projecten. Denk aan het aanpassen van opslagprocessen, het optimaliseren van palletlocaties en manieren om de doorlooptijd van de voorraad te verkorten. Kortere doorlooptijden en hogere omloopsnelheden van de voorraad maken het mogelijk om grotere volumes en dus meer orders te verwerken. “Wat dit werk aantrekkelijk maakt, is het hoge tempo. Vandaag verzonnen, is morgen achterhaald. De lijnen met het management zijn kort waardoor beslissingen snel genomen kunnen worden.”

Positieve vibe

De hoge handelingssnelheid en de teamspirit zijn twee factoren die Rondhuis aanspreken in het werk bij bol.com. Al tijdens zijn sollicitatiegesprek begin dit jaar werd hij aangetrokken door de positieve vibe die heerst op het hoofdkantoor in Utrecht. Iedereen probeert met elkaar het beste van de webwinkel te maken. “De sfeer was zo positief. Ik wist meteen dat ik daarvan deel wilde uitmaken. Bol.com is een bedrijf dat continu bezig is met verbeteren. Dat is ook nodig om het groeitempo van de online markt bij te benen.”

Inmiddels is het inladen van de voorraad voor de drukke decembermaand begonnen. Rondhuis en zijn team proberen de honderden leveringen zoveel mogelijk over de dag te verspreiden. Op die manier kan de capaciteit zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Ondertussen houden ze een vinger aan de pols. “Als bijvoorbeeld de opslagcapaciteit problemen oplevert, is het zaak snel verantwoordelijkheid te nemen. In zulke situaties is het prachtig om te zien hoe iedereen meteen weer twee stappen vooruitzet. Hoe kunnen we deze uitdaging aangaan, het probleem oplossen en de benodigde ruimte creëren?” aldus Rondhuis.

Teamspeler

Wie bij bol.com aan de slag wil, moet een teamspeler zijn. “Dat betekent oog hebben en klaarstaan voor de ander, maar ook openstaan voor hulp van de ander. Weet dat je er hier niet alleen voor staat. Door een sfeer te creëren waarin respect voor elkaar hoog in het vaandel staat, kunnen we het elkaar gemakkelijker maken en problemen sneller en beter oplossen. Als we successen hebben gehaald, vieren we dat samen. Dat vergeten we echt niet”, lacht Rondhuis.

Wanneer de piekmaand voor Rondhuis geslaagd is? “Als we straks veel klanten tevreden hebben kunnen stellen. De lach van een kind tijdens sinterklaasavond is priceless. Kinderen moeten bij de schoorsteen het juiste schoencadeautje vinden. En we moeten kerst kunnen vieren in de wetenschap dat we de allergrootste piek ooit met succes hebben doorstaan. Tijdens het eindejaarsfeest moeten we elkaar op de schouders kunnen slaan, omdat we het met z’n allen weer geflikt hebben. Dat is pas het geval als we naast onze commerciële, ook onze logistieke doelstellingen hebben gehaald. Het is mooi als we iets hebben verkocht, maar het is pas af als het ook tijdig is geleverd.”

Dit artikel is gesponsord door Bol.com.