Als director operations bij Ricoh Europe Supply Chain Management kijkt Pieter-Jelle van Dijk dagelijks naar de samenhang binnen de internationale logistieke operatie in Bergen op Zoom. Vanuit die locatie ondersteunt het bedrijf de supply chain voor Europa, het Midden-Oosten en Afrika. 'De grootste winst zit vaak in het voorkomen van kleine vertragingen die verderop in de keten grote gevolgen kunnen hebben', zegt hij.

De grootste winst zit vaak in het voorkomen van kleine vertragingen”

Die vertragingen vind je volgens Van Dijk zelden in de systemen zelf. 'In een moderne logistieke operatie wisselen magazijn-, transport- en bedrijfssystemen veel gegevens rechtstreeks met elkaar uit. Daar wil je zo min mogelijk papier of handmatige gegevensinvoer tussen hebben. De interessante vraag is daarom wat er rondom die systemen gebeurt.'

Veel is al digitaal

Krijgt een medewerker de juiste informatie op het moment dat die nodig is? Is een scanner beschikbaar? Wordt een afwijking direct vastgelegd? En start daarna automatisch de juiste vervolgstap? Het zijn de vragen die de director operations zichzelf en zijn teams voortdurend stelt.

'Veel vertragingen ontstaan niet binnen één systeem, maar op de momenten waarop informatie naar een andere medewerker, afdeling of processtap moet', legt hij uit. 'Juist bij die overdrachten gaat tijd verloren, en dat merk je verderop in de operatie.'

Een scanner kan het proces vertragen

Na goederenontvangst volgen opslag, orderpicking en verzending. Medewerkers hebben daarbij actuele informatie én goed werkende middelen nodig. 'Een scanner lijkt misschien een klein onderdeel van de operatie', zegt Van Dijk. 'Totdat een medewerker aan het begin van een dienst naar een beschikbaar exemplaar moet zoeken, een device niet opgeladen blijkt of apparatuur niet meer te traceren is. Bij honderden devices heeft dat direct invloed op productiviteit, kosten en continuïteit.'

Een scanner lijkt een klein onderdeel, tot een medewerker ernaar moet zoeken”

In Bergen op Zoom gebruikt het bedrijf daarom onder andere smart lockers: kasten waarin scanners gecontroleerd worden uitgegeven, ingenomen en opgeladen. 'Zo is zichtbaar welk device in gebruik is en hebben medewerkers toegang tot beschikbare apparatuur wanneer zij die nodig hebben. Dat voorkomt zoektijd, beperkt uitval en zorgt ervoor dat medewerkers sneller met hun werk kunnen beginnen.'

De winst zit rondom het proces

Juist zulke praktische toepassingen laten volgens Van Dijk zien dat logistieke optimalisatie niet altijd om een nieuw kernsysteem draait. 'Soms zit de winst in het slimmer organiseren van de middelen rondom het proces.'

Ook bij documenten is de praktijk genuanceerder dan simpelweg papier digitaliseren. 'Veel informatie is al digitaal', zegt hij. 'Papier komt vooral nog op specifieke momenten de keten binnen of uit. Komt bij goederenontvangst een fysiek document mee, dan wil je de relevante informatie zo snel mogelijk herkennen, vastleggen en koppelen aan het juiste proces. Documentmanagement helpt om die informatie automatisch te verwerken, aan de juiste order te koppelen en een volgende workflow te starten, bijvoorbeeld voor controle of facturatie.'

Houd informatie zo lang mogelijk digitaal

Daarna blijft de informatie zo lang mogelijk digitaal. 'In een dynamische logistieke omgeving kan informatie voortdurend veranderen. Een geprint document beweegt niet automatisch mee met die wijzigingen. Daarnaast kan papier zoekraken, beschadigd of vuil worden en is de informatie minder eenvoudig beschikbaar voor andere afdelingen.'

Helemaal papierloos is een internationale supply chain nog niet, erkent Van Dijk. Bij export kunnen voor bepaalde zendingen nog fysieke begeleidende documenten nodig zijn. 'We houden informatie zo lang mogelijk digitaal en maken fysieke documenten pas op het moment dat het exportproces daarom vraagt. Documentmanagement vervangt de logistieke kernsystemen dus niet. Het helpt om de informatie eromheen herkenbaar, bruikbaar en traceerbaar te houden en op het juiste moment een vervolgstap te activeren.'

Grip vraagt om zicht op de operatie

Nieuwe toepassingen van camera's, sensoren en intelligente beeldanalyse kunnen daarnaast helpen om de fysieke operatie inzichtelijker te maken. Denk aan het volgen van goederenstromen of het automatisch signaleren van afwijkingen. 'Actuele informatie helpt teams sneller te zien waar bijsturing nodig is', zegt Van Dijk. 'Tegelijkertijd blijft de operationele vraag leidend. Niet: waar kunnen we AI inzetten? Maar: waar hebben we meer inzicht, snelheid of controle nodig?'

Soms is een eenvoudige workflow voldoende, in andere situaties voegen AI, sensoren of beeldanalyse waarde toe. Technologie is geen doel op zichzelf, maar een hulpmiddel om een concreet operationeel vraagstuk op te lossen. Jay Ibaraki, general manager van het European Technology Centre van Ricoh, ziet dat ook zo: 'De meest waardevolle innovaties beginnen niet bij de technologie zelf, maar bij de vraag waar je in de logistieke keten meer inzicht, snelheid of controle nodig hebt.'

Volg één levering

Wie verborgen vertragingen wil vinden, kan volgens Van Dijk het beste beginnen door één levering van ontvangst tot vertrek te volgen. 'Kijk naar de momenten waarop medewerkers informatie, documenten of apparatuur zoeken, scanners of andere devices niet beschikbaar zijn, gegevens opnieuw worden ingevoerd of een proces wacht op informatie. En let op afwijkingen die handmatig moeten worden opgevolgd en op situaties waarin fysieke documentatie alsnog nodig is.'

Daar zit volgens de director operations de sleutel. 'Juist op die momenten wordt zichtbaar waar de verbinding tussen de fysieke operatie en de digitale informatiestroom nog sterker kan', besluit hij.

Op 25 november krijg je tijdens Grip op de logistieke keten een exclusieve blik achter de schermen van de internationale supply chain van Ricoh in Bergen op Zoom. Van het beheer van scanners en informatiestromen tot actuele innovaties rond AI, sensoren en intelligente beeldanalyse. Bekijk het programma en meld je aan.

Dit artikel is gesponsord door Ricoh Nederland.