'De vrachtwagenheffing wordt in de sector vaak nog gezien als iets praktisch: een tolbox regelen, installeren en klaar', vertelt Amanda Rasch, managing director Benelux bij DKV Mobility. 'Begrijpelijk, want zonder werkende oplossing aan boord mag straks simpelweg niet worden gereden op tolwegen. Maar de impact is breder. Want betalen per kilometer betekent dat kosten direct voelbaar worden per rit. Hoe die kosten vervolgens worden doorvertaald naar tarieven en klantafspraken, verschilt per organisatie en contractvorm.'

In een sector waar marges onder druk staan, wordt inzicht in kosten steeds belangrijker. Welke route is het meest efficiënt? Hoe verwerk je extra kosten in prijsafspraken? En hoe houd je administratie overzichtelijk zonder extra handmatig werk? Volgens Rasch zijn dit vragen die niet alleen bij fleetmanagers terechtkomen, maar ook bij planning, finance en backoffice.

Grip op kosten en routes

Voor planners wordt het nog belangrijker om inzicht te hebben in routes en rijgedrag. 'Kleine verschillen in kilometers kunnen op grote schaal grote gevolgen hebben voor de uiteindelijke ritprijs. Tegelijkertijd willen klanten duidelijke uitleg over tarieven en eventuele toeslagen, terwijl finance grip wil houden op marges. De vrachtwagenheffing raakt daarmee meer onderdelen van de organisatie dan vaak vooraf wordt ingeschat', aldus Rasch.

Dat komt bovenop bestaande uitdagingen in de sector. De druk blijft hoog: brandstofprijzen bewegen mee met internationale ontwikkelingen, operationele kosten lopen op en klanten verwachten flexibiliteit. Het is daarom voor de managing director begrijpelijk dat nieuwe verplichtingen soms lager op de agenda belanden. Maar 1 juli 2026 komt sneller dichterbij en organisaties moeten zich volgens haar daarop voorbereiden.

Rustiger implementeren werkt prettiger

In de praktijk kost een implementatie simpelweg tijd. Voertuigen moeten ingepland worden, systemen gekoppeld en processen getest. Daarnaast moeten chauffeurs en backoffice wennen aan de nieuwe werkwijze, voordat deze onderdeel wordt van de dagelijkse operatie.

Rasch: 'Daarom starten steeds meer bedrijven op tijd met de voorbereiding. Zo voorkom je dat de invoering straks een piekmoment wordt in een toch al drukke planning. Bovendien heeft niet iedere vervoerder dezelfde behoefte. Een nationale vloot vraagt om een andere tolaanpak dan een internationale. Voor vervoerders die voornamelijk actief zijn in Nederland, België en Duitsland draait het vaak om eenvoud en overzicht. Hiervoor biedt DKV Mobility de DKV Box Flex, bedoeld voor tolregistratie in deze landen.'

Internationale transporteurs hebben volgens haar juist behoefte aan één geïntegreerde oplossing die in meerdere landen werkt, zonder verschillende contracten of losse systemen. 'Daarvoor is de DKV Box Europe, die toltransacties ondersteunt in een groot deel van Europa, waaronder België, Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk, Portugal, Spanje, Italië, Hongarije, Bulgarije, Zwitserland, Polen, Slowakije, Tsjechië en Slovenië. Ook specifieke trajecten zoals de Liefkenshoektunnel in België, de Warnow- en Herrentunnel in Duitsland en Scandinavische bruggen vallen binnen de dekking. Nederland, Denemarken en Kroatië worden daar binnenkort aan toegevoegd.'

Meer dan een verplichte maatregel

'De vrachtwagenheffing wordt ook een moment waarop veel bedrijven opnieuw naar hun processen kijken', gaat Rasch verder. 'Niet omdat het moet, maar omdat beter inzicht in rit- en kostinformatie steeds waardevoller wordt. Bedrijven die goed zicht hebben op routes, kosten en administratie kunnen sneller schakelen wanneer tarieven veranderen of klanten vragen stellen. Dat helpt niet alleen bij de invoering van de heffing, maar ook in de dagelijkse operatie.'

Tegelijkertijd blijft de praktijk leidend. 'Transportbedrijven willen vooral dat processen soepel blijven draaien. Geen extra administratie, geen ingewikkelde uitzonderingen en geen systemen die los van elkaar werken. Juist daarom draait de voorbereiding op de vrachtwagenheffing uiteindelijk vooral om rust creëren in de operatie.'

Terugplannen vanaf 1 juli 2026

Veel bedrijven zijn inmiddels gestart met het in kaart brengen van wat de kilometerheffing voor hun organisatie betekent, ziet Rasch. 'Dat is ook de meest logische aanpak: niet wachten tot het laatste moment, maar tijdig bekijken welke stappen nodig zijn. Een goed startpunt is het in kaart brengen van de huidige vrachtwagenvloot en het gebruik ervan: hoeveel voertuigen er zijn, welke routes ze rijden en hoeveel kilometers er per voertuig worden gemaakt. Daarmee wordt snel duidelijk welke aanpassingen nodig zijn.'

Door vanaf 1 juli 2026 terug te plannen, ontstaat er ruimte om weloverwogen keuzes te maken en processen goed in te richten. Rasch besluit: 'Dat is ook praktisch nodig, want voertuigen moeten bijvoorbeeld worden ingepland voor installatie in de werkplaats en tijdelijk uit de operatie worden gehaald. Zo wordt de vrachtwagenheffing geen haastklus, maar een gecontroleerde overgang naar een nieuwe realiteit voor de sector.'

Dit artikel is gesponsord door DKV Mobility.