Innovatie is voor Bordex echt een sleutelwoord. Het bedrijf uit Apeldoorn werkt continu aan verbetering: van het ontwikkelen van circulaire verpakkingen tot het optimaliseren van interne processen. Managing director Bert Hengeveld, business unit manager packaging Hans Kroesen en business unit manager direct Robert Hengeveld houden zich samen bezig met de inrichting van het IT-landschap en vertellen hoe de vernieuwingsdrang niet alleen de systemen veranderde, maar ook de manier van werken: slimmer, efficiënter en met meer focus op de klant. 

Vooruitstrevende houding

Die vooruitstrevende houding vraagt ook om software die aansluit bij de visie van het bedrijf. 'Innovatie is echt mijn passie', legt Bert Hengeveld uit. 'We hebben wat dat betreft enorme slagen gemaakt, maar we constateerden ook dat onze systemen onze ambities onvoldoende ondersteunden. Dat was een van de redenen om voor een nieuwe ERP-oplossing te kiezen.'

De keuze viel op de software van AFAS, waarmee alle processen samenkomen in één geïntegreerd systeem dat ruimte biedt voor verdere ontwikkeling. Kostenbesparing was volgens Bert niet zozeer een drijfveer. 'Het is juist de bedoeling dat AFAS bijdraagt aan onze ambitieuze groeiplannen.' 

Het hart van het IT-landschap

In de oude situatie werkte Bordex met een mix van software-systemen, die niet allemaal goed met elkaar communiceerden. Daardoor was sprake van veel handmatige activiteiten, waar het bedrijf van af wilde, legt Robert Hengeveld uit. 'Destijds werden bestellingen vanuit de webshop handmatig ingevoerd in het toenmalige ERP-systeem en de verzendlabels werden met een paperclip aan de magazijnbonnen bevestigd. Erg omslachtig allemaal en bovendien foutgevoelig. We hadden een goed beeld van hoe het beter kon. Het liefst wilden we het volledige IT-landschap aan een ERP-systeem koppelen.' Bert bevestigt dat: 'De ruime koppelbaarheid met vele andere slimme software-oplossingen is een belangrijk argument geweest voor de keuze voor AFAS.' 

Een sterk punt van de ERP-software is volgens Robert de gebruiksvriendelijkheid. 'Het is bijvoorbeeld makkelijk zoeken in AFAS, mede dankzij de handige filters. Maar belangrijker is nog dat het aan de achterkant allemaal goed werkt.' Robert vult aan: 'AFAS is het primaire platform, het hart van ons IT-landschap.' 

Meer efficiëntie en productiviteit

Bedoeling was de bedrijfsonderdelen Bordex en Packaging Direct verder te integreren, de bedrijfsvoering te stroomlijnen en daarmee de efficiëntie en de productiviteit te verhogen. Eerst werden processen in kaart gebracht en de repetitieve handelingen zoveel mogelijk geautomatiseerd. 'Een andere strategische doelstelling was om een basis neer te zetten die ons in staat kon stellen om achterwaartse integratie mogelijk te maken', legt Robert uit. 'Zo wisselen wij nu inkooporders geautomatiseerd uit met leveranciers en halen wij informatie bij leveranciers op die wij geautomatiseerd in AFAS laden.'  

Hogere klantbeoordeling

Sinds de livegang heeft Bordex grote stappen gezet. 'We hebben de afgelopen jaren steeds verder uitgebreid', vertelt Hans Kroesen. 'Met Power BI beschikken we over actuele inzichten in omzet en voorraad, terwijl CRM ons helpt om verkoopkansen beter te volgen en klantrelaties gestructureerd te beheren.' De verdere integratie van systemen zorgt voor rust en voorspelbaarheid. 'Onze maandafsluitingen verlopen soepel en we weten al vroeg in de maand waar we financieel gaan eindigen', zegt Robert. 'Daardoor kunnen we sneller bijsturen en beter vooruitkijken.'

Ook de webshop is verder geoptimaliseerd. 'Klantgegevens, prijzen en voorraden worden realtime bijgewerkt', legt Hans uit. 'Verkooporders lopen rechtstreeks het systeem in, zonder handmatig werk. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.' Die efficiëntie is terug te zien in de dagelijkse praktijk. Robert: 'We halen onze cut-off tijden nu met gemak, waardoor klanten hun zending snel ontvangen en wij meer tijd over hebben voor extra orders.' Hans vult aan: 'Het mooie is dat we met hetzelfde aantal mensen méér kunnen doen. Minder handmatig werk betekent meer tijd voor persoonlijk contact met klanten. Direct klantcontact is tenslotte een stuk leuker dan het overtypen van klantorders. Onze klanttevredenheid is daardoor verder gestegen.'

Dezelfde filosofie

Wat begon als een modernisering is uitgegroeid tot een manier van werken. 'We blijven verbeteren en kijken voortdurend waar we processen slimmer kunnen maken', vertelt Hans. 'De systemen lopen soepel en dat geeft rust in de organisatie.' Afsluitend constateert Bert dat AFAS en Bordex goed bij elkaar passen. 'We hebben dezelfde filosofie. Zowel wij als AFAS zijn veel bezig met duurzaamheid, zo werken we beide aan een schoner milieu.'

Dit artikel is gesponsord door AFAS.