Argument 1: Wij hebben uiterst ervaren planners
Je ziet ze bij elk transportbedrijf zitten: planners met jarenlange ervaring die al hun klanten en chauffeurs kennen. Ze weten exact wat wel en niet mogelijk is en houden iedereen tevreden. Transportbedrijven mogen hun handen dichtknijpen met zulke planners. Zij scoren elke dag opnieuw een zeven met hun ritplanning zonder dure software te hoeven gebruiken.
Maar waarom tevreden zijn met een zeven? Wat is er mis met een acht of een negen? Een ritplanningssysteem is geen vervanging van de planner, maar een hulpmiddel. Een hulpmiddel dat sneller rekent dan de beste wiskundige, geen restrictie over het hoofd ziet en mogelijkheden voor optimalisatie ziet waar geen planner aan denkt.
Het is juist de combinatie van het slimme ritplanningssysteem met de ervaren planner die mogelijk maakt om elke dag een negen te scoren. Hierdoor bespaar je ook tijd en kan er gefocust worden op complexe planningsvraagstukken.
Argument 2: Ons TMS heeft al een planningsmodule
Regelmatig krijgen we een persoonlijke demonstratie van de huidige manier van plannen, vaak is dit dan via een TMS. Veelal krijgen we dan een grafisch planbord te zien, dat aangeeft hoe vol een rit zit. Planners kunnen slepen met orders om te checken of die net wel of net niet past. Op die manier kunnen ze order voor order alle vrachtwagens volplannen. Wat wil een planner nog meer?
'Een ritplanningssysteem is geen vervanging van de planner, maar een hulpmiddel'”
Op die laatste vraag is een antwoord: nog sneller en beter plannen. Plannen met een TMS vereist veel handmatig sleep- en denkwerk en kost dus veel tijd. De planner kan maar één rit tegelijk optimaliseren en weet niet dat een andere verdeling van orders over de ritten waarschijnlijk efficiënter was zijn geweest.
Een ritplanningsysteem daarentegen rekent in een paar tellen honderden opties door en genereert het best passende planvoorstel. Dat is per definitie een voorstel dat tegemoet komt aan alle eisen met betrekking venstertijden, laadmeters, voertuigspecificaties, chauffeurskenmerken en andere restricties. De planner hoeft dat voorstel alleen nog maar te finetunen.
Argument 3: Wij zijn te klein voor een ritplanningssysteem
Nederland is rijk aan kleine en middelgrote transportbedrijven. Het aantal vrachtwagens is vaak op de vingers van een paar handen tellen. Is een geavanceerd planningssysteem dan geen overkill? Wat kost zo’n systeem wel niet?
De vraag is niet hoeveel een ritplanningssysteem kost, maar hoe snel het wordt terugverdiend. Dat is ook bij kleine en middelgrote transportbedrijven vaak sneller dan ze zelf denken. Het is immers niet de omvang van wagenpark dat bepalend is voor de terugverdientijd, maar de complexiteit van de operatie. Denk aan ritten met veel stops en veel tijdsleveringen die ook nog eens aan allerlei restricties moeten voldoen.
Argument 4: We hebben geen tijd voor implementatie
Binnen veel transportbedrijven is meteen na binnenkomst de hectiek op de planningsafdeling te bespeuren. Zij zijn druk met andere projecten of met het oplossen van dagelijks terugkerende problemen. De tijd en aandacht die nodig is voor implementatie van een ritplanningssysteem, ontbreekt. Logisch, want de dagelijkse operatie verdient voorrang. Daarmee wordt nu het geld verdiend.
'Klanten stellen steeds hogere eisen en verwachten tegelijkertijd een kostenreductie'”
Soms is het echter beter om een pas op de plaats te maken en na te denken over de toekomst. Dan blijkt dat het misschien beter is om extra tijd te investeren in een ritplanningssysteem. Een dergelijk systeem helpt juist om de rust binnen het bedrijf terug te brengen, zodat planners tijd hebben voor andere werkzaamheden. We constateren maar al te vaak dat het bedrijf misschien even een stapje terug moet doen, maar vervolgens weer twee hele grote stappen vooruit zet.
Argument 5: Onze operatie is te complex
We zien de complexiteit binnen transportbedrijven van jaar op jaar toenemen. Klanten stellen steeds hogere eisen en verwachten tegelijkertijd een kostenreductie. Het aantal restricties neemt toe, denk aan tijdsleveringen en milieuzones. Ondertussen worden transportnetwerken met extra depots en aanvullende partners waarmee orders worden uitgewisseld. Al die restricties en andere voorwaarden veranderen voortdurend. Het is toch onbegonnen werk om dat allemaal vast te leggen in een ritplanningssysteem?
Nee, dat is zeker geen onbegonnen werk. Sterker nog: een ritplanningssysteem is juist bedoeld voor dit soort situaties. Binnen veel transportbedrijven wordt de planning na verloop van tijd te complex om die handmatig te verrichten. Software biedt dan uitkomst. Bijkomend voordeel: de planners houden meer tijd over, onder meer voor het vastleggen van alle restricties, specificaties en andere voorwaarden. Daarmee kunnen zij het verschil maken.
Stel niet langer uit
Alle argumenten om geen ritplanningssoftware aan te schaffen leiden alleen maar tot uitstel, niet tot afstel. Er komt een moment dat de operatie zo groot en complex wordt, dat een louter handmatige planning echt niet meer voldoet. Met een ritplanningssysteem investeer je in de organisatie, wat zich al snel zal gaan terugverdienen. Hieruit blijkt dat een ritplanningssysteem een logische volgende stap zal zijn voor de transportbedrijven.
Dit artikel is gesponsord door PTV Group.
