Binnen logistiek management zijn al belangrijke stappen gezet om deze versplintering tegen te gaan. Door het gebruik van concepten als proces mining, risicomanagement, zero emissions en block chains wordt ketensamenwerking steeds verder gestimuleerd en geoptimaliseerd. Wat nog wel vaak ontbreekt, is een overkoepelende focus op ketenverbetering, en een praktische manier om juist daar invulling aan te geven.

Tip: Organiseer een verbeterconferentie met sleutelspelers

Idealiter kijken alle ketenpartners gezamenlijk naar alles wat de keten tot een succes maakt, op een open en transparante manier. Maar dat gaat niet vanzelf. Daarvoor moeten soortgelijke specialisten uit alle organisaties co-creërend om tafel. Een mooie manier om dit voor elkaar te krijgen is het organiseren van een ketenconferentie.

Zet mensen uit verschillende ketenorganisaties samen in gespecialiseerde werkgroepen aan de slag om vraagstukken te beantwoorden en ideeën te genereren. Het doel: verbeteringen vinden die de keten als geheel beter maken.

Stap 1 in de conferentie: Bepaal samen de noodzaak

Voordat je de focus kunt leggen op verbetering van de waardetoevoeging in de keten, moet je gezamenlijk eerst bezinnen op het ‘waarom’. Wie zijn de belanghebbenden door de keten heen? Welke strategische doelen streven alle ketenpartners zelf na? Welke eisen en verwachtingen hebben de klanten in de keten?

Hier moet eerst een gedeeld beeld over komen; anders blijven de verbeteringen in de keten onsamenhangend. Dit gedeelde bewustzijn van de keten als geheel is een cruciale basis voor verbeteringen.

Stap 2 in de conferentie: Verbeterpotentie bepalen

Waar zit de verbeterpotentie in de keten precies? Dat kan liggen op de harde terreinen (hoe verlopen stromen van producten, retouren, informatie, orders en financiën) als op de zachte terreinen (leiderschap, samenwerking, cultuur en gedrag). De ketenpartners analyseren samen de bestaande supply chain. Wat zijn precies de primaire processen en productcategorieën, welke bewegingen maken goederen, waar zitten allemaal de voorraadpunten en klantorderontkoppelpunten?

De vereiste IT-functionaliteiten zijn hier ook een belangrijk punt van discussie: hoe richt je IT-architectuur zodanig in dat de flow in de supply chain geoptimaliseerd wordt?

Stap 3 in de conferentie: Keten-ontwikkelplan maken

Als helder is waar de verbeterpotentie te vinden is in de keten, is het zaak om samen te bepalen hoe je die gaat uitvoeren. Met welke verbeteringen slaan we de grootste slag in de keten? In welk tempo pakken we verbeteringen op? Welke projectorganisatie richten we samen in om te zorgen dat de verbeteringen ook echt gaan plaatsvinden? Hoe monitoren we samen dat de verbeteringen ook het gewenste resultaat hebben?

Ook moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over logistieke afstemming, overlegvormen en algehele coördinatie in de keten. En daarna… aan de slag.

Samen integraal kijken naar ketenoptimalisatie

Zonder een integrale analyse van de keten blijven er verbeterkansen liggen. Uiteindelijk hebben alle ketenpartners daar hinder van.

Met een goed gestructureerde verbeterconferentie kunnen ketens een belangrijke stap zetten naar het optimaliseren van hun keten. En dat levert een aantal belangrijke voordelen op:

• Ketenpartners leggen hun focus op de gehele supply chain (en niet de optimalisatie van de eigen organisatie)
• Alle partners hebben een eenduidig logistiek bewustzijn van de keten als geheel
• Er ligt een concreet actieplan waarmee partners stapsgewijs samen werken aan optimalisatie

Tot slot: maak het visueel

Een benadering die je kan helpen een conferentie voor verbetering van je processen op te zetten, is de canvasmethode. De bouwstenen van het procescanvas helpen je de processtappen visueel te maken en geven inzicht in de manier waarop elke ketenpartner betrokken is. Zo kun je de samenwerking in alle ketenstappen verbeteren.

Willem Spronk is adviseur bij BPM Consult, een organisatieadviesbureau gericht op procesmanagement. Hij begeleidt organisaties en samenwerkingsverbanden bij verandertrajecten waarbij procesgericht werken centraal staat. Onlangs schreef hij samen met Renco Bakker het boek Procescanvas.

Dit artikel is gesponsord door Management Impact