Wanneer komt mijn bestelling aan?
De vraag 'Wanneer komt mijn bestelling aan?' lijkt eenvoudig. Voor veel B2B-organisaties hangt het antwoord echter af van tientallen variabelen, weet Amy Tennent, senior director product management bij Manhattan Associates. 'Voorraad op meerdere locaties, inkomende leveringen, transportbeperkingen, klantafspraken en de manier waarop een order wordt gesplitst of samengevoegd. Dat bepaalt allemaal of je een leverbelofte kunt waarmaken.'
Traditionele ERP-systemen zijn volgens Tennent doorgaans sterk in financiële processen en transactieverwerking. 'Maar wanneer klanten realtime inzicht willen in beschikbaarheid, leverdata en orderstatus, komen de grenzen van een statisch orderproces snel in beeld. Dat geldt vooral voor groothandels en fabrikanten met grote ordervolumes, meerdere distributiecentra en klanten die ieder hun eigen leverafspraken hebben.'
Geen nieuw ERP-project nodig
De oplossing ligt niet noodzakelijk in een volledig nieuw ERP-project. 'Een aanvullende laag voor order- en fulfilmentintelligentie, zoals Enterprise Promise & Fulfill, breidt bestaande processen uit met actuele voorraadgegevens, nauwkeurigere leverbeloften en geautomatiseerde fulfilmentbeslissingen. Zo blijft het ERP de financiële ruggengraat, terwijl een gespecialiseerd ordermanagementsysteem de dynamiek van voorraad, orders en leveringen ondersteunt.'
Zakelijke kopers verwachten dezelfde realtime zichtbaarheid en controle als consumenten”
Die aanpak sluit aan bij wat zakelijke kopers vandaag verwachten. 'Zij willen tegenwoordig dezelfde realtime zichtbaarheid, flexibiliteit en controle als consumenten', zegt Tennent. 'Enterprise Promise & Fulfill dicht die kloof door verkoop te stimuleren en moderne fulfilmentintelligentie, operationele slagkracht en flexibiliteit te bieden in nauwe samenwerking met bestaande ERP-systemen.'
Van voorraad zien naar voorraad benutten
Realtime voorraadzichtbaarheid is pas waardevol wanneer organisaties die informatie ook gebruiken om betere beslissingen te nemen, benadrukt Tennent. 'Een order kan bijvoorbeeld worden toegewezen aan de meest geschikte locatie op basis van beschikbaarheid, kosten, urgentie, klantprioriteit en de beloofde leverdatum. Daarbij telt ook toekomstige voorraad uit inkooporders en verzendmeldingen mee', legt ze uit, doelend op de zogeheten advance shipping notices (ASN's).
Dat helpt bedrijven om meer verkoopbare voorraad beschikbaar te maken en minder orders af te wijzen wanneer één locatie niet direct kan leveren. 'Wanneer voorraad schaars is, bepalen vooraf ingestelde regels welke klant, order of verkoopstroom voorrang krijgt', zegt de productmanager. 'Voorraad kan gecontroleerd worden gedeeld of opnieuw toegewezen, terwijl bestaande klantafspraken behouden blijven. Zo benut je je voorraad beter en bescherm je je omzet, zonder simpelweg meer voorraad aan te houden.'
Een leverbelofte die rekening houdt met de praktijk
Een betrouwbare leverdatum is meer dan een berekening op basis van voorraad. Ook de bestemming, transportmogelijkheden, openingstijden en voorkeuren van de klant spelen een rol. Tennent geeft een voorbeeld: 'Een bouwbedrijf kan alleen vóór een bepaald tijdstip goederen ontvangen, terwijl een andere klant juist de voorkeur geeft aan één geconsolideerde levering per week.'
Door dergelijke afspraken vast te leggen en automatisch toe te passen, doen organisaties beloftes die beter aansluiten bij de werkelijkheid. 'Klanten krijgen bovendien meer keuze: een versnelde of standaardlevering, een specifieke vervoerder, een gewenst tijdvenster of juist een gesplitste zending wanneer niet alles tegelijk beschikbaar is', aldus Tennent. 'Doordat deze voorkeuren onderdeel zijn van de orderorkestratie, hoeven medewerkers ze niet langer als losse instructies handmatig op te volgen.'
Van uitzonderingen achteraf naar bijsturen vooraf
In complexe fulfilmentnetwerken komen uitzonderingen altijd voor: 'Het verschil zit in de manier waarop een organisatie ermee omgaat. Wanneer een standaardlocatie een leverbelofte niet kan waarmaken, wordt een order automatisch beoordeeld ten opzichte van alternatieve distributiecentra, leveranciers of routes. Zo hoeven medewerkers niet iedere afwijking handmatig te onderzoeken.'
Ook na het plaatsen van een order verwachten zakelijke kopers meer controle, ziet de productmanager. 'Ze willen bijvoorbeeld een levermoment aanpassen, een order in meerdere zendingen ontvangen of een voorkeur voor een fulfilmentlocatie doorgeven.' Met transparante orderinformatie en digitale selfservice binnen vooraf vastgelegde regels worden zulke wijzigingen sneller verwerkt, zolang de orderstatus dat nog toelaat.
De ERP-investering versterken
De gedachte achter deze aanpak is pragmatisch, zegt Tennent: 'Moderniseer waar de klant en de operatie dat nodig hebben, zonder de financiële kern onnodig te verstoren.' Een cloud-native platform dat via open koppelingen (API's) samenwerkt met andere systemen biedt hiervoor het technologische fundament. Gespecialiseerde oplossingen sluiten daarmee aan op bestaande ERP- en legacy-OMS-omgevingen, zonder dat deze systemen volledig vervangen hoeven te worden. Manhattan Active® Platform is een voorbeeld van zo'n platform.
Fulfilment wordt een onderscheidende factor tijdens het verkoopproces”
Voor B2B-organisaties betekent dit een betere balans tussen klantbelofte en bedrijfsbelang. 'Meer voorraad komt beschikbaar voor verkoop, orders worden tegen lagere kosten uitgevoerd en klanten krijgen duidelijker inzicht in wat zij wanneer kunnen verwachten', besluit Tennent. 'Zo wordt fulfilment niet alleen een uitvoerende stap na de verkoop, maar een onderscheidende factor tijdens het verkoopproces.'
Dit artikel is gesponsord door Manhattan Associates.
