Wat is de impact van de verplichte e-facturatie op B2B-transacties?

De processen om documenten elektronisch uit te wisselen evolueren en er is steeds meer gebrek aan een geïntegreerd aanbestedingsnetwerk. Daardoor zien bedrijven e-facturatie tegenwoordig als een kans om hun bedrijfsefficiëntie te verbeteren en de kosten te drukken. Hoe werkt het? Een artikel van Comarch.
Delen:
Bedrijven zien e-facturatie tegenwoordig als een kans om hun bedrijfsefficiëntie te verbeteren en de kosten te drukken.

Elk jaar zijn overheidsinstanties uit de EU goed voor ongeveer 14 procent van het BBP. In de grootste sectoren zoals energie, transport, afvalbeheer, gezondheid en onderwijsdiensten komen een aantal belangrijke afnemers uit de overheidssectoren. De meeste ‘grote spelers’ zijn ook de grote leveranciers voor de overheidssector (ongeveer 70 procent). Dat is, samen met coherentie in de transacties, een van de voornaamste redenen waarom overheden op verschillende plaatsen in de wereld aandringen op verplichte e-facturatie.

Zoals vast velen onder jullie al weten, werken tal van bedrijven van over de hele wereld aan een hogere interoperabiliteit en betere handelsvoorwaarden door te voldoen aan de nieuwe e-facturatieregels voor B2G in hun respectievelijke landen. Maar er is meer.

We merken dat zowel overheidsinstanties als bedrijven geleidelijk uitkijken naar de invoering van digitale B2B-transacties. Volgens CEF Digital (2021) hebben 26 landen, waaronder 23 EU-lidstaten, een e-facturatieplatform voor business-to-government (B2G) uitgerold dat in de toekomst ook naar B2B kan worden uitgebreid. Dat is geen toeval. Dit is hoe het eraan toegaat in een competitieve bedrijfsomgeving – elke onderneming wil een voordeel behalen. Bedrijven weten dat ze tegenwoordig een voorsprong hebben als ze beslissen om hun toeleveringsprocessen te automatiseren. Een e-facturatieplatform invoeren is een van de manieren om dat te doen.

Wat betekent e-facturatie in B2G voor B2B-transacties?

De voordelen van e-facturatie in B2B zijn algemeen bekend. Daartoe behoren onder andere minder menselijke fouten, data van hogere kwaliteit, betere bedrijfsefficiëntie en volledige transparantie bij de processen en zakelijke relaties – geen wonder dat steeds meer bedrijven geïnteresseerd zijn in e-facturatie voor B2B.
De impact op B2B-transacties is al zichtbaar in landen waar de uitwisseling van documenten in B2G verplicht is. Door bedrijven toegang te geven tot een elektronisch portaal voor overheidsopdrachten zien ze in hoe dat ook voor hen zou lonen, waardoor ze overtuigd raken om zelf e-facturatie voor B2B in te voeren zonder te letten op specifieke verplichtingen.

2020 toonde bijvoorbeeld glashelder aan dat bij bedrijven tegenwoordig de noodzaak groeit om papiervrije processen voor de toeleveringsketen te ontwikkelen. Daardoor begon het aantal elektronische B2B-transacties te stijgen. Toen overheden de voordelen van e-facturatie in B2G opmerkten, begonnen ze te bespreken hoe B2B-platformen ook de volledige uitwisseling van documenten ten goede zou komen. Het beste voorbeeld van een continent dat de vruchten plukt van verplichte e-facturatie in B2G (en de niet-verplichte uitwisseling van documenten in B2B) is Latijns-Amerika. De invoering van e-facturatie hielp er meer dan 4 miljoen micro-ondernemingen om te groeien en verbeterde de nauwkeurigheid van de fiscale rapporten.

Een andere grote beweging die ons richting interoperabele digitale transacties duwt, heet PEPPOL. Een gemeenschappelijk formaat zoals EN 16913 zorgde ervoor dat veel bedrijven een algemeen e-facturatiesjabloon gebruiken en met e-aanbestedingen meedoen. Momenteel telt Open PEPPOL 379 leden in 34 landen. PEPPOL verovert stukje bij beetje de wereld en vindt nu ook ingang in landen zoals Australië, Singapore en Maleisië. Het open netwerk wordt gebruikt om een gemeenschappelijk formaat en digitalisering in B2B-transacties te promoten en geeft zo een stimulans om een eengemaakte digitale markt te bouwen.

E-facturatie in B2G – hoe gaan Europese landen tewerk?

Italië was een van de eerste landen die e-facturatie voor B2G en B2B invoerde (en heeft nu B2C in het vizier). In mei 2014 werd e-facturatie in B2G er verplicht voor alle overheidsdiensten. Slechts drie jaar later was het de beurt aan B2B voor alle belastbare personen. In 2019 werd e-facturatie zowel in B2B als B2C een verplichting in Italië. Zo toonde het land andere Europese landen hoe ze e-facturatie op grote schaal kunnen invoeren. Die ingreep verhoogde de inkomsten van de staat met 2 miljard euro het voorbije jaar.

Maar niet enkel Italië veranderde de spelregels voor de uitwisseling van elektronische documenten

Bovendien tekent Italië een stijging op van het aantal B2B-bestellingen, aangezien de bedrijven zich aanpassen aan de gedigitaliseerde processen. Het invoeren van e-facturatie in Italië voor B2G, B2B en B2C heeft een gigantische impact gehad op de digitalisering van andere processen die deel uitmaken van de toeleveringsketen en de aanbestedingsactiviteiten. In 2020 heeft Italië ook elektronische bestellingen verplicht gemaakt voor overheidsdiensten in de gezondheidszorg.

Maar niet enkel Italië veranderde de spelregels voor de uitwisseling van elektronische documenten. Spanje en Finland hebben een volledige omslag gemaakt naar e-facturatie voor B2G, terwijl Duitsland e-facturatie voor B2G op 28 november 2020 nog verplicht maakte en zo de samenwerking tussen sectoren stimuleert, aanbesteding optimaliseert en een voorbeeld stelt voor andere EU-lidstaten.

Wat houdt dit alles in?

De processen om documenten elektronisch uit te wisselen evolueren en er is steeds meer nood aan een geïntegreerd aanbestedingsnetwerk. Daardoor zien bedrijven e-facturatie tegenwoordig als een kans om hun bedrijfsefficiëntie te verbeteren en de kosten te drukken. Omdat e-facturatie voor B2G zo populair wordt, zijn we er ook van overtuigd dat de B2B-regels snel zullen volgen, want dat zal niet enkel de communicatie tussen handelspartners verbeteren, maar zal ook leiden tot nieuwe, voordien onbereikbare zakelijke kansen.

Dit artikel is gesponsord door Comarch.