blog

Hoe accuraat is uw EOQ-berekening?

Supply chain

Hoe accuraat is uw EOQ-berekening?

Bedrijven gebruiken verschillende methoden om optimale bestelhoeveelheden te bepalen. De afweging is eenvoudig: minder frequent en grote hoeveelheden bestellen betekent een hogere gemiddelde voorraad en de daarmee samenhangende kosten. Aan de andere kant, als u in kleinere hoeveelheden bestelt, moet u vaker bestellen en heeft u daardoor hogere operationele kosten. Emel Cigerdelen zet hier ‘de EOQ-berekening’ uiteen.

De bekendste methode om hierin een optimum te vinden is de Economic Order Quantity (EOQ) methode, welke veelvuldig in de theorie en praktijk wordt gebruikt. Een goede EOQ-berekening vereist realistische kostendata als input. Dit artikel stelt een verfijning van de EOQ-methode voor door het differentiëren van de onderliggende kostenfactoren. De voorgestelde aanpak is vooral goed toepasbaar in service logistieke omgevingen.

EOQ, de theorie

De EOQ-methode minimaliseert de integrale relevante kosten bestaande uit voorraad- en bestelkosten die afhangen van de keuze van de bestelgrootte (Q).

 

De bestelgrootte die de minimale integrale kosten geeft is de EOQ-waarde. Onderstaande figuur geeft nadere toelichting hoe de onderliggende factoren van de kostenaspecten worden berekend:

 

Gebruikmakend van deze informatie worden de optimale bestelgrootte en de minimale totale relevante kosten bepaald:

 

Kostenfactoren in de praktijk

In het bovenstaande figuur zijn er twee factoren die iets ingewikkelder zijn om te bepalen:

(1) Voorraadkostenpercentage (r)

(2) Vaste kosten per bestelling (A)

Bedrijven houden meestal bepaalde vaste waarden voor deze kostenfactoren aan. Gebruikelijke waarden zijn ± 20% voor voorraadkostenpercentage en ±75 euro voor vaste kosten per bestelling. Voor zover bij ons bekend, worden deze waarden meestal gelijk gehouden over het hele assortiment. We zien echter verschillende scenario’s waar deze waarden anders zouden kunnen zijn:

 

a. Voorraadkostenpercentage

Onlangs heeft Paul Durlinger een praktische aanpak gedefinieerd in zijn artikel ‘Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten!’ om het voorraadkostenpercentage verder te differentiëren in het assortiment. Zijn aanpak heeft vooral de focus op fast-moving omgevingen. Service logistiek kenmerkt zich aan de andere kant door de slow-moving karakteristieken. De invloed hiervan zien we voornamelijk terug in obsolescence kosten.


Ruimtekosten

Zoals Paul Durlinger aangeeft in zijn artikel, kosten een pallet wc-papier en een pallet elektronica apparatuur hetzelfde qua ruimte. Gebruiken van één percentage voor beide artikelen geeft onrealistische kostenberekening. Daarom maken we ook in dit artikel een differentiatie op basis van de prijsklassen:

 


Risico

In service logistieke omgevingen zoals een onderhoudsorganisatie komt een langzaam-lopend assortiment naar voren. Dit brengt een groter risico incourant met zich mee. Vooral in technische systemen verandert het parts-assortiment regelmatig door de ontwikkelingen in de technologie. De vraag naar een artikel kan snel afnemen als een andere technologie of een verbeterd product zijn intrede doet, waardoor het artikel onbruikbaar wordt. Voor hardlopende artikelen is het makkelijker om een dalende trend op te merken en vervolgens een uitfaseringsfase in te zetten. Tijdig ingrijpen kan daarmee voorkomen dat een restvoorraad ontstaat. Voor langzaam lopende artikelen (aanvraagfrequentie 1 tot 3 keer per jaar) is dit echter moeilijker. Er is daarom meer aandacht vereist om een dalend patroon in de vraag te herkennen en nog beter om deze daling van de vraag pro-actief op te merken, vooral door overleg met klanten. Er bestaat in ieder geval meer onzekerheid in deze langzaam lopende assortimentsklasse en daarom wordt hier een hoger obsolescence risico mee verbonden. Dit betekent dat de voorraadkosten als volgt kunnen worden gedifferentieerd:

 


Conclusie Voorraadkostenpercentage

Als de differentiaties voor ruimte en risico samengesteld worden, krijgen we de frequentie en prijs differentiatie van het assortiment met verschillend voorraadkostenpercentage:

 

Zoals u kunt zien in de tabel, krijgen de fast-movers met hoge waarde (A3 klasse) het laagste voorraadkostenpercentage, terwijl de slow-movers met lage waarde (C1 klasse) het hoogste percentage krijgen.

Nota bene: Voor een goedkoop en hardlopend artikel kan de EOQ-methode adviseren om jaren voorraad neer te leggen. Bij veel bedrijven is het voorraadhouden voor meer dan 1 jaar niet wenselijk omdat de toekomst onzeker blijft. Het obsolescence risico wordt dan weer groter. Dit maakt bovenstaande raamwerk nog ingewikkelder. Een praktische oplossing hiervoor is om een bovengrens van bijvoorbeeld 1 jaar vraaghoeveelheid te geven aan de bestelgrootte.

b. Aanwezigheid afroepcontract

Als er geen contract aanwezig is met een leverancier voor een artikel, vindt een inkoopproces plaats via de inkoopafdeling, nl. leveranciers zoeken, leveranciers vergelijken, onderhandelen over de prijs en levertijd en afspraken maken met de beste leverancier. Buiten de toename in de doorlooptijd brengt dit ook extra operationele kosten met zich mee. Bij aanwezigheid van een afroepcontract kunnen inkopers (of zelfs de voorraadplanners) direct bestellen bij de betreffende leverancier. Dit betekent lagere kosten voor een bestelorder.

Deze eigenschappen van het assortiment kunnen makkelijk mee worden genomen in het bepalen van de bestelgrootte voor een nauwkeuriger schatting van de minimale totale kosten.

Business case

Om de invloed van deze differentiatie van de EOQ-methode te testen, werd er gebruik gemaakt van real-life data van een onderhoudsorganisatie. De parameters zoals die in de verschillende scenario’s zijn gebruikt staan weergeven in onderstaande tabel.

 

In het eerste scenario zetten we beide factoren vast, in het tweede en derde zetten we één factor vast. En in het laatste scenario maken we beide factoren variabel. Indien de waarden vast staan, gebruiken we de gemiddelde kostenfactor per artikel in het assortiment.

 

Het blijkt dat het toepassen van variabele instellingen voor de berekening van de optimale bestelhoeveelheid een besparing van 34% op de totale relevante kosten tot gevolg heeft. Daarnaast laat deze business case zien dat het variabel maken van een enkele kostenfactor tot een besparing van ongeveer 20% leidt, waardoor deze methodiek ook interessant is voor bedrijven die bijvoorbeeld geen afroepcontract kunnen afsluiten.

Tot slot: het blijft de vraag of de totale relevante kosten daadwerkelijk met dergelijke percentages dalen omdat in de berekeningen van bedragen en percentages vaste kosten zijn doorbelast. Toepassing van variabele bedragen en percentages leiden echter tot betere bestelordergroottes en daarmee tot lagere logistieke kosten.

Referentie: “Zo bepaal je voorraad- en bestelkosten! Een pragmatische aanpak” door Paul Durlinger, september 2013.

Reageer op dit artikel