nieuws

Minder voorraad voor Brabants ziekenhuis door invoering barcode

Warehousing

Minder voorraad voor Brabants ziekenhuis door invoering barcode
Barcodes medicijnen

Door het invoeren van een barcode scanning wordt er op de operatiekamers in het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis veiliger en goedkoper gewerkt. De invoering ging echter niet zonder slag of stoot. Er was heel wel wat voor nodig om medewerkers te overtuigen van de nieuwe werkwijze. 

In eerste instantie was er weerstand op de OK. Roland van der Loos en Jeroen van Winden vertellen hoe zei dit lastige veranderingsproces hebben geleid. “De administratieve last was al hoog en nu moesten ze er weer iets bij gaan doen”, aldus Van der Loos, die in kaart bracht wat er allemaal werd geregistreerd op de OK. Gegevens werden in sommige gevallen zowel op papier als digitaal opgeslagen en er waren lijsten waar niets mee werd gedaan. “We zijn gaan schrappen wat overtollig was en wisten de tijdsbesteding aan de administratie per OK met ongeveer vier minuten terug te brengen. Dat gaf ons de ruimte om scannen te introduceren.” Het scannen kost minder tijd dan die vier gewonnen minuten dus is er sprake van tijdswinst. “We hebben daarnaast veel uitleg gegeven over het nut en de noodzaak”, aldus Van der Loos.

Minder voorraad, meer rust

Inmiddels gaat het scannen heel goed en het wordt als makkelijk ervaren. Van Winden: “In het begin waren er wel discussies. Als je naar een kast kijkt die veel leger is dan voorheen, dan geeft dat onrust. Maar als je uitlegt dat er van een product twintig stuks op de plank liggen, terwijl er maar drie per week worden gebruikt, dan begrijpt iedereen dat. Er is nu minder voorraad en meer rust en vertrouwen in het proces. Ook bij de specialisten. Die willen opereren en geen gedoe over spullen”.

Best practice

De businesscase wordt door de Raad van Bestuur en het management van het ziekenhuis nu regelmatig gebruikt als best practice. Toch was het hoger management in het begin moeilijk te overtuigen van het nut en wat het zou opleveren om met barcodes te gaan werken. Van der Loos: “De hoge voorraden en de kosten moesten op efficiënte wijze naar beneden. Het proces van voorraadbeheer en bestellen was omslachtig en omdat veel op papier gebeurde, lagen fouten op de loer.” De aanvankelijke twijfel is inmiddels helemaal verdwenen. De patiëntveiligheid is verhoogd omdat alle medische hulpmiddelen nu te traceren zijn. In geval van een recall zijn patiënten snel te achterhalen. En er wordt bovendien fors bespaard door lagere voorraden, minder verspilling en ruimtebesparing.

Gefaseerde aanpak

Van der Loos en Van Winden spraken met verschillende leveranciers en brachten diverse werkbezoeken aan andere ziekenhuizen om hun eisenpakket op papier te krijgen. De keuze viel op 66Controls en met deze partij is het idee verder uitgewerkt. Van Winden: “Er zijn veel afdelingen bij de uitwerking betrokken, zoals financiën, het magazijn, OK, inkoop en eigen ICT-ers. In de eerste fase werkten we met eigen, oranje barcodestickers. Lotnummers werden nog met de hand ingevoerd. In fase 2 zijn we gaan werken met leveranciersbarcodes, met een voorkeur voor GS1-barcodes. We wilden ervan af om zelf stickers te plakken en wilden het lotnummer digitaal invoeren. Voor de OK is nu afgesproken dat elke nieuwe leverancier GS1 compatible barcodes moet hebben”.

De keuze welke medische hulpmiddelen worden gescand, is gebaseerd op de werkwijze van ziekenhuis Isala in Zwolle. Van der Loos: “Daar worden alle medische hulpmiddelen gescand die duurder zijn dan 25 euro en in de patiënt achterblijven. Jeroen analyseerde welke materialen daarbuiten vallen. Vaak zijn dat producten zonder barcode, zoals hechtdraden of steriele gazen. Zodra iets in de patiënt achterblijft, moet met het oog op traceerbaarheid wel een lotnummer worden geregistreerd.”

Scholing

Om zeker te weten dat alles ook daadwerkelijk wordt gescand, is veel scholing gegeven. Van Winden: “We hebben ook dingen aan de muur gehangen en in de operatiechecklist is de vraag ingebouwd of alles is gescand. Dit is in samenwerking met de specialisten besloten”. Om zeker te weten dat hulpmiddelen op de OK scanbaar zijn, vindt bij aanlevering in het magazijn een check plaats. In het magazijn wordt ook regelmatig gecontroleerd of de fysieke voorraad klopt met de voorraad in het systeem. Die betrouwbaarheid is ongeveer 96% en dat kan volgens Van Winden in de toekomst zelfs nog omhoog.

Verder uitrollen

De oplossing zal nu verder worden uitgediept. Van Winden: “Het lotnummer is nu beperkt tot de OK, maar we willen altijd weten op welke plek iets zich bevindt. En idealiter wordt de werkwijze binnen afzienbare tijd nog verder uitgerold. Van der Loos: “Het is mijn droom dat we dit binnen twee jaar op beide locaties voor de gehele logistiek kunnen neerzetten. Dus niet alleen voor de OK, maar voor het hele magazijn.”

Lees meer over barcodering en voorraadbeheer in de zorg op Logistiek.nl

Reageer op dit artikel