blog

Eenvoudige planning en communicatie in een extreem complexe distributieketen

Warehousing 2773

Eenvoudige planning en communicatie in een extreem complexe distributieketen

De razendsnelle groei van online winkelen zorgt op dit moment voor een onherkenbare verandering van de distributieketen; deze wordt groter, complexer, maar ook gefragmenteerder. Dat stelt behoorlijk wat nieuwe eisen aan de planning en distributie van deze hele keten.

Door de populariteit van online winkelen groeit bijvoorbeeld de behoefte aan vervoerders die wasmachines en koelkasten op hun plek zetten en installeren. Omdat bepaalde webshops steeds vaker levering op dezelfde dag aanbieden, ontstaan in grote steden allerlei start ups die zich met slimme concepten op deze markt storten. Maar hoe kunnen de transportbedrijven ervoor zorgen dat deze verschillende manieren van vervoer soepel verlopen?

Waarde gaat verloren

Meer en beter samenwerken vraagt om afstemming tussen verschillende partners in de logistieke keten en integratie van systemen en processen. Toch zorgt miscommunicatie voor veel verspilling van tijd en kosten. Denk bijvoorbeeld aan de soms lange wachttijden voor distributiecentra. Hick-ups in de gegevensuitwisseling leidt tot veel vertragingen in bijvoorbeeld het verstrekken van transportopdrachten of het afhandelen van facturen.

Slimme technologie

Doordat veel bedrijven hun informatie niet of nauwelijks willen delen vanwege gebrek aan vertrouwen, laten ze kansen liggen. Met slimme technologie is het mogelijk om waardevernietiging op de integratiepunten in supply chains te voorkomen. Er zijn diverse mogelijkheden voor bedrijven om tegemoet te komen aan de uitdagingen op het gebied van transport. Hieronder een aantal praktische voorbeelden.

Integratie tussen transporteurs

Steeds meer transportbedrijven werken tegenwoordig samen met collega-bedrijven in netwerken. Het gaat om bedrijven met regionale of nationale netwerken, zoals System Alliance en CTL, die elkaar aanvullen. Alleen kunnen ze slechts een klein deel van Europa bedienen, samen bestrijken ze het hele continent. Het succes van een dergelijk netwerk staat of valt met de gegevensuitwisseling tussen de aangesloten transportbedrijven.

Vertrouwen

Ook is het afhankelijk van het vertrouwen tussen de aangesloten transportbedrijven en hierbij is de uitwisseling van gegevens van cruciaal belang. Partners moeten erop kunnen vertrouwen dat ze tijdig en volledig worden geïnformeerd. Kosten en baten moeten eerlijk worden verdeeld. Kortom: volledige transparantie is een noodzakelijke voorwaarde.

TMS in de cloud

De oplossing is in feite eenvoudig: implementeer een netwerk-breed transport management systeem (TMS) waarop alle partners kunnen aansluiten. Met een TMS in de cloud beschikken de partners over een gezamenlijke database, waarvan ieder een eigen afgeschermd deel bezit. Elke partner bepaalt zelf welk deel van de informatie beschikbaar is voor welke partner. Over de eenduidigheid en tijdigheid van informatie kan op die manier geen discussie meer bestaan.

Een gemeenschappelijk TMS maakt het mogelijk om verladers in heel Europa een eenduidig track- en trace-systeem aan te bieden. Het stelt de partners tevens in staat om uniformiteit in tarieven, kortingsstructuren en facturen te creëren.

Integratie

Als het gaat om de inrichting van hun supply chains, kiezen steeds meer verladers voor een gedifferentieerde aanpak. Ze introduceren nieuwe productgroepen of betreden nieuwe markten, waarvoor ze aparte supply chains opzetten. Het toenemend belang van e-commerce versterkt deze ontwikkeling. Steeds meer bedrijven zetten hun eigen online verkoopkanaal op, maar verkopen hun producten ook via diverse webwinkels, wat zorgt voor een toenemende diversiteit in goederenstromen.

Verkeerde selectie

Vervoerders maken hierdoor regelmatig onnodig hoge transportkosten, simpelweg vanwege het feit dat ze er niet in slagen voor elke bestelling de juiste vervoerder te selecteren. Daarnaast stelt de communicatie met de vervoerders hen voor problemen. Ze moeten niet alleen hun orders aanmelden, maar ook de juiste verzendlabels uitprinten en klanten real-time track & trace aanbieden.

Een carrier selection systeem is hiervoor de oplossing. Een dergelijk systeem verzorgt de integratie met alle mogelijke vervoerders, zodat verladers en logistiek dienstverleners niet zelf de gegevensuitwisseling hoeven te verzorgen. Verladers en logistiek dienstverleners kunnen met een carrier selection systeem hun zendingen automatisch aanmelden bij de juiste vervoerder. Ze kunnen meteen daarna het juiste verzendlabel uitprinten, zodat de zending probleemloos kan worden opgenomen in het netwerk van de vervoerder. Het systeem levert bovendien de track- en trace-gegevens.

Uitvoering

Ook de uitvoering van transport vereist communicatie met ketenpartners. Nu is die communicatie vaak gebrekkig georganiseerd, bijvoorbeeld als het gaat om het ingaande en uitgaande transport rondom warehouses. Een levering voor het warehouse wordt doorgaans aangestuurd door het WMS, een levering voor het crossdock-center door het TMS.

Yard management systeem

Om duidelijkheid te scheppen in waar welke vrachtauto zich moet melden biedt een yard management systeem uitkomst. Zo’n systeem haalt uit het WMS of TMS de informatie die aangeeft waar een vrachtauto zich moet melden. Daarnaast verzorgt het systeem de toewijzing van docks aan de vrachtauto’s. In combinatie met bijvoorbeeld een app is het mogelijk om de chauffeur te laten weten wanneer hij zijn vrachtauto voor welke dock moet parkeren.

Digitaal factureren

Veel transportbedrijven hebben al een eerste stap gezet door facturen naar opdrachtgevers te mailen, maar ook een digitale factuur vereist een controleproces van een medewerker. Sommige bedrijven hebben daarop ingespeeld met de aanschaf van een OCR-systeem (optical character recognition). Hiermee kunnen ze een digitale factuur omzetten in informatie die volledig automatisch wordt verwerkt. Het is een investering die tijd kan besparen en fouten bij het invoeren van informatie voorkomt. Andere mogelijkheden om het facturatieproces te stroomlijnen zijn e-invoicing en self-billing.

Toekomst

Op termijn is gebrekkige informatie-uitwisseling niet langer acceptabel. Moderne IT-systemen bieden volop mogelijkheden om de communicatie tussen ketenpartners te stroomlijnen. De eerdergenoemde toepassingen – waaronder TMS in de cloud, yard management systemen en e-invoicing – zorgen voor een beter geïntegreerde keten. Gestroomlijnde informatie-uitwisseling leidt tot minder verspilling van tijd en geld en meer efficiëntie. Daarnaast bieden de oplossingen meer transparantie en flexibiliteit en kortere responstijden.

Auteur: Frank Sijpheer, Sales Accountmanager EMEA bij Kewill

 

Reageer op dit artikel