blog

Software: ben je IKEA of Amazon?

Warehousing 3269

Software: ben je IKEA of Amazon?
Jeroen van den Berg

IKEA is een bedrijf dat standaardisatie tot kunst verheven heeft. Amazon zoekt daarentegen voortdurend de grenzen van de innovatie op. Dat zie je terug hun software: de een kiest voor een kant-en-klaar pakket, de ander bouwt zelf. Wat is voor jouw bedrijf het beste?

Terwijl IKEA zweert bij standaardsoftware, ontwikkelt Amazon haar software liefst helemaal zelf. De keuze tussen zelfbouw en pakketsoftware stond centraal op de WMS-dag 2016. Denis Weiland van fulfilment-huis Docdata en Frederik Nieuwenhuys van start-up websupermarkt Picnic pleitten beiden voor zelfbouw vanwege de bijzondere logistieke eisen van hun ondernemingen en hun behoefte om snel te kunnen veranderen. Namens de firma Interface, wereldwijd marktleider in vloertegels, benadrukte Rob Heeres daarentegen vooral de voordelen van pakketsoftware na eerdere slechte ervaringen met maatwerksoftware. Wat heeft nou de voorkeur, make or buy?

IKEA

IKEA is het schoolvoorbeeld van standaardisatie. De meubelgigant heeft 48 distributiecentra in 17 landen die allemaal hetzelfde WMS-pakket Astro van Consafe Logistics gebruiken. Alle vestigingen werken volgens de IKEA-blueprint en er is geen ruimte voor maatwerk. Ieder halfjaar gaan alle DC’s over naar de nieuwste versie van het WMS. Naar eigen zeggen steekt IKEA 2.500 uur in iedere upgrade, maar daarmee blijft de software in de 48 DC’s wel beheersbaar en technisch en functioneel up-to-date. Dit lijkt een best practice.

Amazon

Amazon heeft daarentegen zelf een WMS ontwikkeld. In het artikel over mijn bezoek aan het fulfilmentcenter van Amazon noemde ik een aantal slimmigheden van het Amazon WMS die je gewoonlijk niet in pakketten aantreft. Natuurlijk steekt Amazon een boel geld en energie in het eigen systeem, maar daarmee kan de internetreus wel snel nieuwe optimalisaties doorvoeren zonder afhankelijk te zijn van softwareleveranciers. Ook dit lijkt een best practice.

Kant-en-klare pakketten

Zo te zien is er dus niet één best practice, maar twee. Zowel met een pakket als met zelfbouwsoftware kun je goed uit de voeten. Laten we eerst de pakketsoftware eens wat nader bekijken. Er is een breed aanbod aan kant-en-klare pakketten op de markt. Vroeger kozen ondernemingen nog wel eens voor zelfbouw omdat ze geen passend pakket konden vinden, maar tegenwoordig hebben pakketten veel meer in hun mars. Uiteenlopende werkwijzen en besturingsregels kun je inrichten via parameters, business rule engines en workflow tools. Bijkomend voordeel is dat je op die manier je processen kunt blijven aanpassen wanneer toekomstige marktontwikkelingen of nieuwe inzichten erom vragen. Bovendien leveren WMS-leveranciers periodiek nieuwe versies van hun software, zodat het WMS technisch en functioneel up-to-date kan blijven.

Stuck in the middle

Tot zover heeft niemand bezwaar tegen pakketsoftware. De keerzijde van de medaille is echter dat bedrijven hun processen moeten aanpassen aan de mogelijkheden van standaardpakketten. Ook al zijn er veel opties, het kan nog steeds gebeuren dat hetgeen jij voor ogen hebt niet in het WMS-pakket zit. Dan moet je concessies doen of je wensen als maatwerk aan het pakket laten toevoegen. En daar gaat het vaak mis. Bedrijven willen geen concessies doen en laten het pakket uitbreiden met allerlei maatwerk. Het maatwerk is echter geen onderdeel van de standaardsoftware en dus ook niet automatisch beschikbaar in toekomstige upgrades. Vanwege de benodigde inspanningen om het maatwerk telkens weer aan nieuwe softwareversies te knopen, laten bedrijven de upgrades aan hun neus voorbij gaan. Het gevolg is dat de software na verloop van tijd veroudert. De beperkingen worden voelbaarder en aanpassen van de software wordt alsmaar lastiger en kostbaarder. Bedrijven zijn stuck in the middle. Ze hebben niet de voordelen van zelfbouw noch van pakketsoftware. Deze bad practice komt helaas veel voor.

Continue optimalisatie

Een logistiek proces kun je immers niet eenmalig bedenken en dan jarenlang uitmelken. Marktdruk, wijzigende assortimenten, technologische ontwikkelingen en nieuwe managementinzichten vragen om continue optimalisatie van magazijnprocessen. Via de warehouse maturity scan meten we al sinds 2008 het gebruik van best practices in magazijnen en het blijkt zelfs dat het vermogen om continu te verbeteren het belangrijkste onderscheid vormt tussen topmagazijnen en achterblijvers. Continue optimalisatie vraagt om een flexibel WMS dat je eenvoudig kunt aanpassen. Iets wat IKEA en Amazon goed hebben begrepen.

Vier knelpunten invoering WMS

Welke knelpunten kun je tegenkomen bij de invoering van een WMS-pakket? Ik onderscheid vier soorten knelpunten:

  1. Bad practices
  2. Unhappy flow
  3. Touchpoints
  4. Specials

1. Bad practices

Het kan zijn dat een werkwijze die je tot nu toe hanteerde, achterhaalt is. Aangezien pakketten de praktijk van vele magazijnen combineren, is de kans groot dat er een beter alternatief bestaat voor jouw ‘bad practice’. Kijk kritisch naar je eigen proces en vergelijk de opties in het pakket.

2. Unhappy flow

De happy flow is het proces zoals het elke dag verloopt als alles goed gaat. Dat dient goed ondersteund te worden. Daarnaast is er de unhappy flow met de uitzonderingen en problemen die je nu en dan tegenkomt. De unhappy flow moet natuurlijk ook door het WMS ondersteund worden, maar het hoeft niet efficiënt te gebeuren. Laat er dus geen maatwerk voor bouwen. Steek de energie liever in het voorkomen van uitzonderingen.

3. Touchpoints

Het WMS heeft allerlei touchpoints met de buitenwereld. Het communiceert met eigen bedrijfssystemen en systemen van andere partijen in de keten. Alle systemen sturen verschillende berichten met afwijkende structuren en andere informatie. Om de communicatie begrijpelijk te maken voor het WMS, zijn heel wat aanpassingen nodig. Een best practice, zeker als er meerdere systemen in het spel zijn, is om deze vertalingen door een integratieplatform te laten doen. Zo’n platform koppelt systemen en vertaalt binnenkomende en uitgaande berichten naar het format van de betreffende systemen. Zo kan het WMS volgens het eigen in-house format blijven communiceren en is maatwerk overbodig. Zijn er dan nog steeds uitzonderingen, dan is het verstandig om eens met de ketenpartners om de tafel te gaan zitten.

4. Specials

Wat overblijft zijn de specials. De zaken die uniek en onmisbaar zijn voor jouw bedrijf. Deze onderdelen dienen uiteraard goed ondersteund te worden door het WMS. Hiervoor is het verstandig om maatwerk te laten bouwen.

WMS: make or buy?

Aan het begin stelde ik de vraag wat beter is, make or buy? Het antwoord is dat beide keuzes goed zijn zolang je maar de flexibiliteit behoudt om je processen te kunnen blijven optimaliseren. Een onderzoek naar WMS-gebruik onder grote logistiek dienstverleners laat zien dat zij afscheid aan het nemen zijn van verouderde WMS-pakketten met veel maatwerk, maar ook van zelfgebouwde software. Blijkbaar is het flexibel houden van zelfbouwsoftware op lange termijn ook lastig. Moderne pakketsoftware heeft duidelijk de voorkeur onder de onderzochte partijen.

WMS strategie

Bol.com

Welke keuze het best bij jouw onderneming past, hangt dus af van de vraag of je IKEA of Amazon bent. Vaak zal een pakket de beste oplossing zijn. Moderne pakketten kunnen veel. Het is echter wel de kunst om het maatwerk te beperken tot de specials die uniek en onmisbaar zijn voor je bedrijf. Voor ondernemingen die voorop willen lopen in logistieke innovatie kan zelfbouw de voorkeur hebben. Dat dit geen uitgemaakte zaak is, blijkt wel uit het feit dat Bol.com voor haar nieuwe fulfilmentcenter heeft gekozen voor Reflex WMS van de Franse leverancier Hardis. Ondanks dat de Ahold-dochter zich graag spiegelt aan Amazon, koos men niet voor zelfbouw noch voor het systeem van de huidige fulfilmentpartner Docdata die overigens in de nieuwe operatie wel actief blijft.

Denken, durven, doen!

Om ook op lange termijn succesvol te zijn met zelfbouwsoftware is meer nodig. Frederik Nieuwenhuys van Picnic zegt snel te willen innoveren. Zijn bedrijf heeft als intern motto: denken, durven, doen! Goed analyseren, dan uitproberen en als het werkt snel opschalen. Daar past zelfbouwsoftware bij. Kanttekening is wel dat enkele directieleden van Picnic in het verleden softwarebedrijf Fredhopper oprichtten. Het ontwikkelen van moderne software zit hen dus in de genen en dat is wel een vereiste als je aan zelfbouw begint.

Auteur Jeroen van den Berg is eigenaar van Storelink.

Reageer op dit artikel