blog

WMS aanschaffen of zelf bouwen? Elf meningen!

Warehousing

WMS-pakketten zijn sterk geëvalueerd in de 18 jaar dat ik als adviseur de markt volg. Je zou inmiddels verwachten dat iedereen die de excel sheet ontgroeid is vanzelfsprekend een kant-en-klaar WMS-pakket aanschaft. Toch zie je nog steeds bedrijven die zelf een WMS (laten) ontwikkelen. Wat is verstandiger: make or buy? Jeroen van den Berg vroeg elf logistiek dienstverleners naar hun voorkeur.

WMS aanschaffen of zelf bouwen? Elf meningen!
Jeroen van den Berg

Laat ik beginnen met stellen dat zelfbouw onmiskenbare voordelen biedt. Het grootste voordeel is dat je vrijheid hebt om het WMS naar eigen inzicht vorm te geven. Je hoeft je niet te conformeren aan standaarden van leveranciers. Evenmin ben je voor software-aanpassingen afhankelijk van leveranciers met beperkte capaciteit en eigen prioriteiten.

Innovatieve bedrijven als Amazon en Ocado hebben veel profijt bij de vrijheid van een eigen WMS. Zij zoeken voortdurend de grenzen op en kunnen snel nieuwe features uitrollen. “Wij zijn een technologiebedrijf dat ook retail doet“, is een kenmerkende uitspraak van IT-directeur Paul Clarke van de Britse online foodretailer Ocado. Een bijkomend voordeel van zelfbouw is dat je niet onderworpen bent aan onvoorziene marktontwikkelingen. Leveranciers kunnen failliet gaan (Logifact), zich terugtrekken uit jouw regio (Highjump, Robocom) of de ontwikkeling van WMS-pakketten stopzetten (Marc-CS van JDA, Sattstore van Consafe).

Zelfbouwen vereist flinke club

De vrijheid heeft echter wel een prijs. Het voornaamste nadeel van zelfbouw is het bouwen zelf. Softwareontwikkeling kost tijd en geld. Je hebt een flinke club mensen nodig met uitgebreide kennis en ervaring. Het team moet niet alleen nieuwe logistieke functies kunnen bouwen, maar ook de technologie van het systeem op peil houden. Bovendien is het een groot risico als het WMS afhankelijk is van slechts een handjevol mensen. In de praktijk zien we dat zelfgebouwde WMS-en doorgaans een paar jaar uitstekend functioneren. Daarna gaan ze technologisch en functioneel achterlopen op pakketsoftware. Veel bedrijven vinden het lastig en kostbaar om het eigen WMS te blijven ontwikkelen.

Investeringen uitsmeren

Is een WMS-pakket dan een goed alternatief? WMS-leveranciers houden hun software in ieder geval actueel door periodiek nieuwe versies van het pakket uit te geven. Zij kunnen de benodigde investeringen uitsmeren over meerdere gebruikers zodat de kosten binnen de perken blijven. In het verleden maakten echter weinig bedrijven gebruik van de upgrade-mogelijkheden van WMS-en. Ze hadden hun pakketten uitgebreid met flinke doses maatwerk, wat de overgang naar nieuwe versies danig in de weg zat. De upgrade bevatte immers alleen de standaardsoftware. Het maatwerk diende opnieuw aangesloten en getest te worden. Bedrijven vonden de inspanningen en risico’s van zo’n upgrade niet opwegen tegen de voordelen.

Blauwe schermen

Om deze reden zien we in veel magazijnen nog steeds WMS-pakketten met gedateerde blauwe schermen. Moderne pakketten bieden gelukkig uitgebreidere logistieke mogelijkheden en zijn bovendien flexibeler in te richten. Zodoende kunnen gebruikerswensen beter in de standaardsoftware ingericht worden en is weinig maatwerk nodig waardoor toekomstige upgrades mogelijk blijven. Tegenwoordig zie je zelfs diverse WMS-en in de cloud met maandelijkse upgrades. Zo blijven pakketten altijd actueel.

Conformeren

Kortweg komt het erop neer dat zelfbouw meer vrijheid biedt, maar wel een flinke inspanning vergt om de software technisch en functioneel up-to-date te houden. Bij WMS-pakketten heb je minder vrijheid omdat je je dient te conformeren aan de standaard, maar behoud je wel de mogelijkheid om langdurig de software aan je wensen te blijven aanpassen.

Elf logistiek dienstverleners

Wat heeft nu de voorkeur: zelfbouw of een WMS-pakket? Ik heb de vraag voorgelegd aan elf logistiek dienstverleners met meerdere magazijnen en WMS-en. De uitkomsten staan in de onderstaande tabel. We zien per bedrijf respectievelijk welke WMS-en ze actief gebruiken voor nieuwe implementaties, welke ze behouden maar niet langer inzetten voor nieuwe projecten en van welke systemen ze afscheid gaan nemen. We onderscheiden uitgebreide internationale WMS-en (Tier-1) en middelgrote lokale WMS-en (Tier-2). Kleine WMS-pakketten (Tier-3) kwamen niet voor bij de bedrijven. Vervolgens zien we in de vierde kolom de trend in het gebruik van WMS-pakketten versus zelfgebouwde WMS-en. Ten slotte geeft de laatste kolom de redenen die dienstverleners aanvoeren voor hun voorkeur voor de actieve WMS-en.

WMSVerschuiving zelfbouw- naar pakketsoftware

Als we de resultaten bekijken, dan zien we een significante verschuiving van zelfbouw- naar pakketsoftware. Zelfgebouwde WMS-en worden eigenlijk alleen nog gebruikt vanwege specialisaties voor bepaalde markten of complexe integratie met andere systemen. Bedrijven 1 t/m 6 hebben hun voorkeur uitgesproken voor één WMS-pakket. Voor zover ze nog andere WMS-en in gebruik hebben, worden deze momenteel uitgefaseerd. Bedrijven 8 t/m 11 gebruiken pakketsoftware en zelfbouwsoftware naast elkaar, maar ook zij zien een verschuiving naar meer gebruik van WMS-pakketten vs. zelfbouw. Alleen dienstverlener 11 ziet geen verschuiving. Als voornaamste redenen voor de verschuiving worden genoemd: de functionaliteit en flexibiliteit van WMS-pakketten, de moderne technologie en de lagere total cost of ownership.

Specialisme

Behalve dat afscheid genomen wordt van zelfgebouwde WMS-en, zien we dat de dienstverleners ook pakketsoftware uitfaseren om zich toe te leggen op een enkel WMS-pakket. Hiervoor gelden dezelfde redenen. De kosten voor het beheren van meerdere pakketten zijn hoog en het is lastig om specialisme op te bouwen. Toch is dit een nieuwe ontwikkeling. In het verleden werden zulke stappen nauwelijks gezet vanwege de kostbare implementaties en de risico’s van het vervangen van software in lopende operaties.

Centrale koers

Een laatste observatie is dat 9 van de 11 dienstverleners formele bedrijfsstrategieën hebben die stellen welke WMS-en de voorkeur hebben en van welke systemen afscheid genomen wordt. Directies nemen hun verantwoordelijkheid en varen een centrale koers. In het verleden was dat wel anders. Door historische overnames, zelfstandige landenorganisaties en losstaande business units werden keuzes over de inzet van WMS vaak voor ieder magazijn apart gemaakt.

Conclusie

We hebben onderzocht wat beter is, een zelfgebouwd WMS of een WMS-pakket? Een rondje langs elf logistiek dienstverleners laat een duidelijke voorkeur voor pakketsoftware zien. Ook al kan zelfbouw voor de korte termijn een goede oplossing bieden, na verloop van tijd wordt het lastig om het pakket up-to-date te houden. De voorkeur gaat uit naar WMS-pakketten met niet of nauwelijks maatwerk, zodat de flexibiliteit behouden blijft om het pakket aan te passen aan de veranderende wereld.

Discussie

Herkent u deze conclusies? Ik besef dat logistiek dienstverleners van nature veel bezig zijn met het optimaliseren van hun operaties. Dat verklaart wellicht hun voorkeur voor flexibiliteit. Mogelijk is dat in andere bedrijfstakken anders. Ik hoor graag uw ervaringen, zet ze hieronder in een reactie.

Auteur Jeroen van den Berg is eigenaar van Storelink

Reageer op dit artikel