blog

Laat u niet ketenen door WMS; begrijp de ontwikkelingen

Warehousing

Laat u niet ketenen door WMS; begrijp de ontwikkelingen

‘WMS binnen de keten’ is één van de onderwerpen op de komende WMS-dag. Ketens zijn in beweging, distributiecentra veranderen in rap tempo, mensen binnen de distributiecentra passen zich soepel aan. WMS heeft het moeilijk deze ontwikkelingen te volgen. Dit is niet te rijmen met de belangrijke rol die de supply chain en informatie spelen in de huidige concurrentiestrijd. Is er iets aan te doen?

Businessmodellen veranderen. In het midden van de vorige eeuw concurreerden bedrijven vooral op efficiency. Daarna voegden bedrijven kwaliteit (jaren 60/70), flexibiliteit (jaren 70/80) en innovatie aan het ‘wapenarsenaal’ toe.

Oorlog in de keten: vraag naar diversiteit
Vandaag de dag onderscheiden bedrijven zich in responsiviteit: welk bedrijf is het best in staat aan de wensen van de individuele veeleisende klant te beantwoorden? Gezamenlijk vragen de vele individuele klanten een schijnbaar eindeloze diversiteit. Deze diversiteit wordt begrensd door verkrijgbaarheid en kosten.

Het bedrijf dat de gewenste diversiteit het best combineert met gewenste verkrijgbaarheid en kosten, en daarmee winst maakt, die wint.

Supply chain in de frontlinie

Responsiviteit is bij uitstek het domein van de supply chain. Daarmee staat de supply chain in de frontlinie van concurrentie. Niet alleen bij e-commerce bedrijven, maar door de gehele keten.

Te beginnen bij de frontlinie van het conventionele winkelbedrijf. Warenhuizen breiden shop-in-shop concepten uit en bieden een exclusiever, breder en dieper assortiment. HEMA voegt zelfs branchevreemde producten toe aan het aanbod, zoals verzekeringen en 3D printing. Prijsvechters als Lidl en Aldi onderscheiden zich juist op lage kosten en goede verkrijgbaarheid van evidente basisproducten. Voor consument en supermarkt wordt versheid van producten belangrijker. Tot slot staat omni-channel hoog op de agenda in retail: onverzuilde verkrijgbaarheid voor de consument via alle kanalen.

Omni-channel en de e-tail sector

Uiteraard stelt ook de e-tail sector de supply chain op in de frontlinie. Bol.com en Amazon bieden het breedste assortiment en de langste longtail door hun platform open te stellen voor derden. Superdirect levert ultieme versheid via onbemande pick-up-points en een slimme logistieke keten. PostNL breidt de bezorging uit met avondlevering. Tot slot staat omni-channel  – niet-verzuilde verkrijgbaarheid – ook hoog op de agenda in e-tail.

Omni-channel en de groothandelsbranche

Groothandels blijven niet achter met hun responsieve supply chain. In de groothandelsbranche vindt op grote schaal consolidatie plaats. Schaalgrootte draagt bij aan responsiviteit en lage kosten. Groothandels als Technische Unie leveren maatwerk met toegevoegde-waarde-concepten om verkrijgbaarheid en kosten voor hun klant te optimaliseren. Groothandels investeren veel in slimme sourcing en in verkorting van de aanvoerketen.

Omni-channel en producenten

Tot slot de responsiviteit van de producenten. Met customization wordt de diversiteit aan producten een spiegel van de diversiteit aan consumenten: met NIKEiD stelt u zelf uw eigen sportschoen samen. Fiat hypet met haar advertenties over de Fiat500 de uniciteit van de auto voor elke klant afzonderlijk.

Nieuwe producten, zoals de iPad, zijn zeer snel algemeen verkrijgbaar, hebben een supersnelle time-to-market en korte productlevenscycli. Tot slot staat omni-channel ook op de agenda bij de producenten, denk aan de Apple-store en de NIKE-store.

Kortom: Het belangrijke wapen in de strijd om de gunst van de klant is de supply chain. Ontwikkelingen gaan razendsnel. De supply chain bezet de directiekamer. De supply chain is big business.

Distributiecentra: uitvalsbasis in beweging

Het distributiecentrum is de spin in het web van de responsieve supply chain. Het distributiecentrum combineert diversiteit van goederen met verkrijgbaarheid en maakt daarvoor kosten. De functie van het distributiecentrum is immers het fysiek ontkoppelen van:

  • Assortiment. Het distributiecentrum combineert artikelen van verschillende leveranciers in één zending aan de klant, al dan niet via crossdock;
  • Ordersamenstelling en –grootte. Het distributiecentrum ontvangt grote partijen van een leverancier en levert deze in kleine hoeveelheden aan klanten uit;
  • Snelheid en betrouwbaarheid. Het distributiecentrum houdt voorraad om tijd te overbruggen en om onzekerheden in de keten op te vangen.

 

Veranderend dc

Met het belangrijker worden van de supply chain wordt ook de functie van het distributiecentrum belangrijker. Met de snelheid van veranderen van de supply chain verandert ook het distributiecentrum. Dit is opmerkelijk, omdat de magazijnwereld van oudsher conventioneel ingesteld is. Met de huidige snelheid van veranderen is er welhaast sprake van een revolutie. Distributiecentra staan voor uitdagingen.

Ten eerste staan veel distributiecentra voor de uitdaging geheel nieuwe activiteiten te ontplooien. Voor e-fulfillment kan het verzamelen van consumenteneenheden in plaats van omdozen een nieuwe activiteit zijn. Ook het verpakken van e-commerce zendingen en het verwerken van massa’s retourzendingen is nieuw voor veel distributiecentra. Verder wordt responsiviteit verhoogd door met nieuwe VAL-activiteiten goederen land- of klantspecifiek te maken. Denk hierbij aan het labellen van producten of het configureren van computers en printers. Ook Vendor-Managed-Inventory komt steeds vaker voor.

Veranderende prestatie-eisen

De tweede uitdaging ontstaat doordat de ontwikkeling in de supply chain andere prestatie-eisen stelt aan bestaande activiteiten. Orders en orderregels worden kleiner, waardoor activiteiten intensiever worden. Assortimenten worden breder. Doorlooptijden moeten korter. In sommige e-fulfillment operaties worden orders, die tot tien uur ’s avond worden besteld, voor half elf verzameld en aan de pakketbezorger overgedragen. Ook in vers dc’s staat een flinke druk op verkorting van doorlooptijd. Verzamelfouten en backorders moeten worden geminimaliseerd in e-fulfillment dc’s vanwege de grote intensiteit van rework.

Grotere druk op productiviteit en kosten

De derde uitdaging is de grote druk op productiviteit en kosten. De kosten van een distributiecentrum nemen enerzijds toe door de genoemde nieuwe activiteiten en de andere prestatie-eisen aan bestaande activiteiten. Anderzijds nemen de verkoopmarges van bedrijven af als gevolg van concurrentie en de economie. De kosten van het distributiecentrum zijn een significant deel van de beïnvloedbare kosten van de bedrijven.

Toepassen van mechanisatie

De vierde uitdaging is het wel of niet toepassen van mechanisatie. De combinatie van technologische vooruitgang en de veranderingen in distributiecentra zorgen voor het toepassen van mechanisatie door de magazijnwereld.

Kortom: De ontwikkelingen in de supply chain zorgen voor een revolutie in distributiecentra. Niet alleen in e-fulfillment, maar ook in meer conventionele branches en zeker in omni-channel fulfillmentcentra.

Distributie vraagt organisatie

Wij, logistici, zijn systeemdenkers. Echter, logistiek in distributiecentra is vooral mensenwerk.

Alvorens de uitdagingen van de distributiecentra te vertalen naar WMS, staan we stil bij werken in het distributiecentrum. Immers, juist die mensen moeten de uitdagingen van distributiecentra aangaan.

In een distributiecentrum wordt gewerkt. Mensen werken samen aan een gemeenschappelijk doel: het ontvangen en verzenden van goederen. Om de doelmatigheid en de kwaliteit te vergroten wordt het werk verdeeld over gespecialiseerde mensen of groepen. Werkverdeling vraagt afstemming in de vorm van leiding, besturing en informatieuitwisseling. Een WMS is een hulpmiddel bij het afstemmen.

Mate van afstemming

De mate van afstemming is afhankelijk van de dynamiek en complexiteit van het magazijn en van de goederenbewegingen enerzijds. Een magazijn met een complexe structuur en veel dynamische orders vraagt meer afstemming dan een eenvoudig, voorspelbaar magazijn.

Anderzijds is de afstemming afhankelijk van de zelfredzaamheid van de mensen of groepen ten opzichte van hun taak. Een magazijn met eenvoudige taken – zoals een food-dc – vereist andere afstemming dan een magazijn met complexe taken – zoals een distributiecentrum met veel VAL activiteiten.

Zelfredzaamheid is ook afhankelijk van lokale factoren. Een magazijn in de Randstad met veel Poolse werknemers en tijdelijke studenten vraagt andere afstemming dan een magazijn in de polder met vaste krachten met “hart voor de zaak”. Lokale factoren hebben ongekend grote invloed op de productiviteit en daarmee op de gewenste besturing van een distributiecentrum.

Volledige mechanisatie

Een distributiecentrum kan in theorie ook zonder mensen functioneren. In dat geval werken verschillende gemechaniseerde deelsystemen samen. Ook deze gespecialiseerde deelsystemen vereisen afstemming, waarbij ieder deelsysteem als een black-box van taken kan worden beschouwd.

Al met al draagt het WMS bij aan de afstemming tussen afzonderlijke taken. Een goed systeem gaat daarbij precies zover als nodig is om een taak juist uit te kunnen voeren. Niet meer, niet minder. De taken zijn niet statisch, maar veranderen door de uitdagingen die worden gesteld aan het distributiecentrum. De vereiste afstemming is daarmee ook aan verandering onderhevig.

 

WMS: laat u niet ketenen

De supply chain ontwikkelt zich razendsnel en is hét actuele concurrentiewapen. Distributiecentra staan voor revolutionaire uitdagingen. Taken in distributiecentra veranderen. Afstemming in de vorm van leiding, besturing en informatieuitwisseling zal mee moeten veranderen. Het WMS zal mee moeten veranderen.

Echter, de feiten over WMS vertellen een ander verhaal: een distributiecentrum doet gemiddeld tien jaar met zijn WMS. Uit een enquête van logistiek.nl blijkt:

  • 37% van de distributiecentra vindt het te lang duren voordat verzoeken worden ingewilligd door de WMS-leverancier;
  • 25% vindt dat de leverancier te weinig proactief is in productontwikkeling;
  • 37% van de distributiecentra wil investeren in een standaard WMS, in een geheel nieuw ERP met WMS-module of in een maatwerksysteem;
  • Bij 43% schiet het WMS tekort in functionaliteit.

Kortom: WMS heeft moeite mee te veranderen met het distributiecentrum en de keten. WMS is voor veel distributiecentra een strategisch blok aan het been.

Een nieuw WMS selecteren

Een oplossing om de veranderingen bij te benen kan een nieuw WMS zijn. Soms is dit zelfs noodzakelijk.

Echter, een nieuw WMS is nooit een blijvend goed antwoord op de verandering. Immers, direct na de implementatiefase worden nog niet alle voordelen volledig benut. Het systeem zal moeten inslijten en worden bijgeslepen. Zonder verdere maatregelen begint het WMS vervolgens opnieuw achterstand op te lopen op nieuwe veranderingen.

Nee, gebruikers en leveranciers van WMS moeten leren om het systeem aan te blijven passen aan het veranderende distributiecentrum. Hoe? Een allesomvattend antwoord ontbreekt, maar enkele tips kunnen wellicht bijdragen.

Partner voor het leven

Ten eerste, als u een nieuw WMS en leverancier selecteert, wees u ervan bewust dat u niet slechts systeemfunctionaliteit aanschaft voor de huidige situatie. U kiest een partner voor het leven! U koopt geen standaard softwareprogramma. U koopt een project waarmee uw leverancier en uzelf in de informatiebehoeften van het distributiecentrum voorzien. De standaard software is slechts als een doos lego, waaruit uw systeem wordt opgebouwd. De keuze voor uw partner is daarmee minstens zo belangrijk als de softwareoplossing.

Vooruit denken

Ten tweede, als u een nieuw WMS implementeert, denk standaard vooruit. Te vaak wordt het oude WMS gekopieerd in het nieuwe. En dit terwijl het oude systeem tien jaar geleden is geïmplementeerd, en dus al achterloopt, terwijl de ontwikkelingen zorgen voor razendsnelle verandering. Bovendien resulteert het nabouwen vaak in veel maatwerk. Te veel maatwerk is de doodsteek voor verdere, continue ontwikkeling.

Houd het ‘basic’

Ten derde, waak voor overstuur. Een WMS moet niet meer afstemmen binnen het distributiecentrum dan strikt noodzakelijk is. Niets meer, niet minder. Meest duidelijk is dit bij mechanisatie. Laat de leverancier van de mechanisatie alles binnen zijn black-box aansturen. Het WMS moet slechts opdrachten geven aan de black-box, niet erbinnen. Te diep sturen door het WMS leidt tot onnodige complexiteit en maakt toekomstige vervanging van de black-box lastig.

Ook reporting en optimalisatietools kunnen beter als losse modules op het landschap worden aangesloten. Parallel geldt het waken voor overstuur voor conventionele, manuele magazijnen. Logistiek is mensenwerk. Een doordachte modulaire IT-architectuur is goud waard.

Systeemintegratie

Ten vierde, wees ruimdenkend over systeemintegratie. Responsiviteit van de keten vereist transparantie en snelheid. Responsiviteit kan niet zonder one vision of the truth, één waarheid, ten aanzien van voorraad- en orderstatus in alle systemen. Online verkoop vraagt consistentie in vooraadinformatie over verschillende systemen. Verzending en crossdock vereist perfecte afstemming van WMS, TMS en systemen van vervoerders. Retouren vereisen perfecte afstemming met de ordersystemen. Binnen een doordachte IT-architectuur bieden plug and play interfaces flexibiliteit. Een open mind en open systemen zorgen voor one vision of the truth.

Juiste stamdata

Ten vijfde, content met juiste content. Een distributiecentrum wordt gelukkig van juiste stamdata. De meeste fouten in leveringen door distributiecentra zijn te wijten aan fouten in stamdata. De meeste retouren zijn te wijten aan onjuiste informatie in de webwinkel of in andere catalogi. Het is logisch het beheer van stamdata en content in of dicht bij het distributiecentrum te beleggen.

Georganiseerd vakmanschap

Ten zesde, onderhoud vraagt georganiseerd vakmanschap. Het is tekenend hoe vaak ik een IT-afdeling een logistieke oplossing hoor aandragen en hoe vaak ik een logisticus een IT-oplossing hoor aandragen. Dit is een symptoom van onvoldoende governance, onvoldoende duidelijke taken en verantwoordelijkheden en een onduidelijke richting voor het functioneel beheer. Goed onderhoud begint bij een gezamenlijke visie van IT en logistiek op de ontwikkeling van het WMS. Deze visie omzetten in werkende functionaliteit vereist een volwassen gebruiks- en beheerorganisatie.

Aanpassingsvermogen de ultieme uitdaging

Tot slot: De supply chain is een belangrijk onderdeel van het wapenarsenaal in de huidige concurrentiestrijd. Distributiecentra fungeren als een uitvalsbasis binnen de responsieve keten. Processen en mensen passen zich in rap tempo aan. Aanpassingsvermogen is dé uitdaging voor WMS-leveranciers- en gebruikers. Logistici hebben nog veel te leren over het aanpassingsvermogen van systemen. We zullen samen met IT snel moeten leren. Wees strijdbaar, laat u niet ketenen.

Jaap Eikelboom is één van de sprekers op de WMS-dag die op 15 april door Logistiek.nl wordt gehouden. Wilt u zijn presentatie bijwonen, meldt u dan hier aan.

Reageer op dit artikel