blog

BPI-systeem geen overbodige luxe

Warehousing

Stel u heeft een prachtig geautomatiseerd distributiecentrum (dc). De integrator heeft alles keurig opgeleverd volgens specificaties en is van de site verdwenen. Na enige tijd blijkt het toch niet helemaal de gewenste output te krijgen: wat dan? Waar ligt het aan? Werken de systeemcomponenten niet zoals verwacht? Is uw businessproces anders dan verwacht? Is het orderprofiel misschien anders geworden? Of gebruikt u het systeem anders dan de bedoeling was? Een Business Process Intelligence (BPI) kan helpen inzicht te krijgen, zegt Ivo van der Meulen.

BPI-systeem geen overbodige luxe

Een geautomatiseerd magazijnsysteem is geen koffiezetapparaat dat je koopt, aanzet en tot het einde van de levensduur hetzelfde kunstje blijft doen. Immers, de omstandigheden veranderen, orderprofielen veranderen, inzet van personeel verandert en systeeminstellingen worden veranderd, hetgeen er allemaal toe kan leiden dat het systeem als geheel suboptimaal of zelfs slecht presteert. Jammer! Het is dus zaak om regelmatig een optimalisatieslag te maken. In het kader van TQM en continuous improvement moet dit ook. U wilt immers een world class warehouse-operatie!

Een belangrijk hulpmiddel bij het continue verbeteren van uw warehouse-operatie is een zogenoemd Business Process Intelligence (BPI) systeem. Een BPI-systeem geeft u een overzicht van de dagelijkse prestaties van het systeem en de operatie. En – heel krachtig – het geeft historische informatie: hoe heeft het systeem de afgelopen periode gepresteerd? Hoe verhoudt vandaag zich tot de andere dagen? Zijn er trends zichtbaar? Dit bij voorkeur gepresenteerd in een overzichtelijk dashboard. Het aloude adagium ‘meten is weten’ gaat hier volledig op.

BPI versus Scada

Een BPI wordt wel eens verward met een Scada-systeem dat realtime weergeeft wat de status van alle systeemcomponenten is. Dit laatste is een handig hulpmiddel voor de chef-operator om de actuele status van het systeem te overzien en hierop (de technische dienst) aan te sturen en de operatie gaande te houden. Een Scada-systeem is puur equipment gedreven en er wordt geen of nauwelijks historische data gelogd, dus voor procesverbetering is dit niet bruikbaar. Een BPI-systeem daarentegen bevat historische gegevens van alle processen in het warehouse en is in principe niet realtime.

Van data naar informatie

In een geautomatiseerd dc wordt veel data ergens gelogd. Elk subsysteem houdt z’n eigen data bij voor korte of langere tijd. De PLC logt data over de machinerie, zoals aantal gepasseerde eenheden, het aantal onleesbare barcodes, storingstijden van componenten etc. De kranenbesturing idem dito. De WCS logt gegevens over batch groottes, start -en eindtijden, doorlooptijden, prestatie van operators, aantal missorteringen, de mate van recirculatie etc. Dan zijn er nog de WMS gerelateerde gegevens zoals de structuur van de orders, voorraad informatie, aantal verscheepte orders etc.

Maar zoals we weten is data nog geen informatie. De kunst van elk B(P)I systeem is om deze grote hoeveelheid data om te zetten in nuttige informatie, waar een procesoperator of logistiek manager iets mee kan doen. De volgende drie stappen moeten doorlopen worden om een bruikbare BPI te implementeren.

Data warehouse

De eerste stap naar een BPI is om alle beschikbare data onder te brengen in een zogenaamd data warehouse. Dit is in feite de moeilijkste stap en kan een hele IT-uitdaging op zich zijn. Hierbij moet erop gelet worden dat de data afkomstig van alle subsystemen consistent is (het liefst niet 10 verschillende berichten voor 1 enkele storing, en triviaal maar noodzakelijk: alle systeemklokken moeten dezelfde tijd aangeven!).

Van data naar KPI

De tweede stap is om de verzamelde data om te zetten in een set van nuttige Key Performance Indicatoren (KPI’s) en deze op een overzichtelijke, grafische wijze te presenteren in een soort dashboard. Een goed BPI systeem moet daarbij uit twee lagen bestaan. Op het hoogste niveau hoeven slechts een handvol belangrijke KPI’s gepresenteerd te worden, eventueel in historische context (overzicht laatste week, maand of iets dergelijks). Daarnaast moet het mogelijk zijn om “door te klikken”naar een tweede laag met meer gedetailleerde informatie, in geval een KPI niet aan de verwachting voldoet. Zo kan er door een analist naar een mogelijke oorzaak gezocht worden. De meeste BPI-systemen bieden een webinterface, zodat op het dashboard ingelogd kan worden vanaf elke computer met een webbrowser.

Betrouwbare informatie

Uiteraard moet alle informatie die gepresenteerd wordt eenmalig goed gevalideerd worden, want de betrouwbaarheid van de getallen en gepresenteerde overzichten moet goed zijn en mag verder niet ter discussie staan. Dit is in feite de derde stap.

Zoals u zult begrijpen is een BPI-systeem nooit standaard te gebruiken, het zal altijd geconfigureerd moeten worden naar uw specifieke operatie/systeem. Het vinden van de juiste KPI’s en de juiste detailinformatie is een kunst op zich, meestal is dit een iteratief proces voordat alles naar wens is. Maar eenmaal geïmplementeerd zult u er veel voordeel van hebben en biedt het u de sleutel tot continue procesverbetering in uw warehouse. Tevens is het een goed  middel om de integrator mee om de oren te slaan als het MH systeem niet werkt zoals gespecificeerd.

BPI onmisbaar

Weinig integrators bieden een BPI-pakket standaard aan als onderdeel van hun totaaloplossing. De meesten bieden deze functionaliteit optioneel aan als separaat pakket of als onderdeel van hun WCS. Vaak wordt bij aanschaf van een material handling systeem de BPI wegbezuinigd, omdat de gebruiker denkt het niet echt nodig te hebben (“ik zie toch al wat er gebeurt”) of het als een dure “fancy feature” beschouwd. Mijn advies: niet doen! Om een material handling systeem efficiënt te blijven gebruiken is een BPI-systeem eigenlijk onmisbaar gereedschap, dus dat verdient zich snel terug.

Reageer op dit artikel