blog

Het logistieke project: de rol van de adviseur

Warehousing

Martin ten Cate van SSI Schäfer behandelt in drie expertartikelen de succesfactoren, uitdagingen en valkuilen van logistieke projecten. In dit eerste deel richt hij zich op de start van een dergelijk project en de vraag welke rol adviseurs hierin volgens hem (vanuit het oogpunt als leverancier) idealiter spelen.

Het logistieke project: de rol van de adviseur

Er zijn maar weinig ondernemingen die elk jaar een nieuw distributiesysteem, al dan wel of niet geautomatiseerd, in bedrijf nemen. Voor de meeste van onze klanten betekent de installatie en inbedrijfstelling van een nieuw distributiecentrum een buitengewone gebeurtenis waarop de bestaande processen en structuren binnen de onderneming allerminst zijn voorbereid.

Verantwoordelijkheid adviseur 
Om die reden stellen veel voor de bedrijfsvoering of logistieke processen verantwoordelijke personen hun vertrouwen in een adviseur. Maar dit roept direct al de eerste cruciale vraag op: waarvoor moet de adviseur verantwoordelijk zijn? Welke opdracht moet het adviesbedrijf concreet worden toevertrouwd? Wat op het eerste gezicht een nogal simpele vraag lijkt, blijkt bij nader inzien het overwegen meer dan waard.

 

Doelstellingen vastleggen
Elk project begint met het formuleren van de doelstellingen. Deze taak mag in geen geval worden uitbesteed. Wie kan immers beter dan uzelf bepalen voor welke doeleinden de nieuwe installatie of het nieuwe distributiecentrum geschikt moet zijn? Omschrijf de doelstellingen in uw eigen taal en conform de eisen van uw eigen onderneming en branche. Maak u in eerste instantie niet al te druk om het vertalen van eisen naar logistieke vakbegrippen en kengetallen. Deze vertaalslag kunt u later eventueel samen met de hulp van een adviseur maken.

Maar let op: juist op dit punt waar u uw projectdoelstellingen vertaalt naar een eisenprofiel respectievelijk een inschrijvingsprocedure, wordt dikwijls dezelfde fout gemaakt. In plaats van een neutraal programma van eisen met logistieke prestatie-eisen, wordt de oplossing al ingevuld en wordt een inschrijvingsprocedure opgesteld voor exact deze ene oplossing. En zonder dat u het merkt, ontneemt u zich hiermee mogelijkheden voor aanzienlijke optimalisaties en besparingen.

Zo vruchtbaar de hulp van een adviseur kan zijn wanneer u niet over eigen routines beschikt voor het opstellen van een prestatiecatalogus en een inschrijvingsprocedure, zo gevaarlijk is het om vooraf al de oplossing aan te geven. Wanneer u van te voren al een kant-en-klare systeemconfiguratie bedenkt en u zich uitsluitend beperkt tot aanbiedingen die hier exact op aansluiten, brengt dit grote risico’s met zich mee.

Op het eerste gezicht lijkt dit een logische gedachte die transparantie en de mogelijkheid van vergelijken biedt. Maar hoe weet u zo zeker dat de door de adviseur beschreven oplossing goed is, laat staan de beste oplossing is? Om het maar eens duidelijk te zeggen: in de aanbiedingsfase profiteert u vooral van concurrerende concepten en voorstellen, niet van concurrerende offertes voor identieke oplossingen.

En inderdaad: het is lastig, tijdrovend en daardoor ook duur om de in eerste instantie onvergelijkbare concepten en aanbiedingen van de verschillende bieders naast elkaar te beoordelen. Maar wanneer u in het begin uw feitelijke doelen grondig, intensief en slim hebt vastgelegd, hoeft deze schijnbaar onmogelijke taak helemaal niet zo lastig te zijn. Op het formuleren van de ‘juiste’ doelstellingen zullen we hier overigens in een speciale bijdrage nog eens terugkomen.

Bij wie rust de verantwoordelijkheid?
Een hamvraag bij het verder vastleggen van de projectstructuur vormt de verantwoordelijkheid voor de integratie. In principe zijn er drie mogelijkheden:

  1. De opdrachtgever, uzelf dus, neemt de integratie van de verschillende leveranciers en systemen op u;
  2. Een derde partij die geen levering verricht, neemt deze taak op zich. Dit kan dus de adviseur zijn;
  3. Een leverancier neemt de integratie op zich, waarbij hij zelf verantwoordelijk is voor de levering resp. de integratie.

Verantwoordelijkheid voor de integratie wordt ook wel aangeduid als Hoofdaannemerschap. Hiermee komen we al bij de kern van de zaak. Eindverantwoordelijkheid voor de integratie werkt alleen, als deze op bedrijfsmatige verantwoordelijkheid en daarmee ook op een verantwoord kostenrisico gebaseerd is. Om begrijpelijke overwegingen zijn de adviseurs meestal niet in staat of geneigd om dit kostenrisico te dragen.

Even belangrijk als de vraag naar verantwoordelijkheid voor de integratie, helaas echter bijna altijd onderschat, is de organisatie van de inbedrijfname en het opstarten van de logistieke installatie. Hierin kan een goede adviseur een cruciale rol spelen. Want bijna elk nieuw distributiesysteem brengt gewijzigde of nieuwe processen met zich mee.

Dit heeft uiteenlopende effecten waarover dikwijls onvoldoende wordt nagedacht en op geanticipeerd wordt. Medewerkers krijgen er nieuwe taken bij, of moeten hun huidige taken op een andere wijze en met nieuwe tools uitvoeren. Voor een deel functioneren deze nieuwe tools helemaal niet, doordat bijvoorbeeld bepaalde processen verkeerd of in het geheel niet gedocumenteerd en daardoor geïmplementeerd zijn.

Het voltallige team staat dus bloot aan de stress van zowel nieuwe en onbekende technologie, medewerkers die zich nieuwe handelingen eigen maken en als gevolg daarvan fouten maken. Ondertussen moet het opstartproces worden geregeld en bepaalde output gerealiseerd.

In deze fase is een logistiek expert die het complete implementatieproces begeleidt en in plaats van met de vinger te wijzen constructieve oplossingen aandraagt, goud waard. Het komt dan aan op een adviseur die beschikt over veel ervaring en kennis over het in bedrijf stellen en opstarten van een distributiesysteem. En natuurlijk alleen dan, wanneer deze onafhankelijk de interface rol vervult tussen systeemintegrator, logistieke processen en systeemgebruiker. Dat is, mijns inziens, een volgende goede reden om de eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de logistieke oplossing en systemen niet bij de adviseur, maar bij de leverancier van de installatie te leggen.

Hopelijk helpen deze aanwijzingen u bij het opzetten van een logistiek project, het vastleggen van de mogelijke rol van een adviseur en bij het vinden van een geschikte partij hiervoor. In een volgend artikel zullen we dieper ingaan op de ‘juiste’ doelen van het installatieproject.

Reageer op dit artikel