blog

Het logistieke project: de ‘juiste’ doelstellingen

Warehousing

Het logistieke project: de ‘juiste’ doelstellingen

Welke doelstellingen hang je aan een logistiek project? Het vroegtijdig vastleggen van logistieke kencijfers leidt dikwijls af van de feitelijke bedrijfsdoelen, zegt Martin ten Cate van SSI Schäfer. Hoe stel je de juiste doelstellingen vast?

Welkom bij het tweede artikel uit de serie over succesfactoren, uitdagingen en valkuilen van logistieke projecten. Zoals al in het eerste deel (De rol van de adviseur) werd aangegeven, begint elk project met het opstellen van de doelstellingen. Vaak wordt bij het formuleren van projectdoelen voor de magazijnlogistiek tamelijk snel geargumenteerd op basis van kencijfers, zoals aantal artikelen (SKU), voorraadgrootte, locatiebeheer, doorloopsnelheid per order, kosten per orderline etc. Het klopt dat deze in de loop van het project nodig zijn en enkele daarvan al bij aanvang van het project. Maar dikwijls leidt het vroegtijdig vastleggen van logistieke kencijfers af van de feitelijke bedrijfsdoelen.

 

De juiste vragen stellen
Weet u welke artikelen of welke artikelgroep in 3 of 5 jaar uw bestseller zal zijn? Hoe verandert uw omzet in 2 jaar, neemt deze met 5 procent toe, stijgt deze met 15 procent of daalt deze misschien wel met 10 procent? Welke diensten en levertijden verwachten uw klanten van u binnen een bestek van 4 jaar? Hoe ziet uw artikelassortiment er binnen 3 jaar uit, zal het zo zijn als vandaag of is het verdubbeld? Of blijft het artikelassortiment als geheel gelijk, maar wordt het vaker in het jaar gedeeltelijk of compleet vervangen? Welke distributiekanalen zullen in de toekomst over welk volumeaandeel beschikken en hoe (on)nauwkeurig is deze planning?

Door deze vragen te beantwoorden, wordt u in twee opzichten geholpen. Enerzijds kunt u op basis daarvan controleren, of de gekozen logistieke cijfers inhoudelijk wel met uw doelen en bedrijfsstrategieën overeenkomen. Want wat is de zin van het kencijfer voorraadgrootte, wanneer de omzetsnelheid van het assortiment veel crucialer voor u is?

Anderzijds kunt u vanuit het perspectief van uw bedrijfsdoelen zien, waar en in welke mate het bereiken van het doel voor u belangrijk zijn. Dit betekent overigens niet dat bij het plannen van een nieuw distributiecentrum altijd alle mogelijke middelen moeten worden ingezet. Dat zou simpelweg onbetaalbaar en onrealistisch zijn. Het is belangrijker dat de gekozen oplossing ter ondersteuning dient van de te bereiken doelstellingen en dat de hiervoor benodigde aanpassingen overzichtelijk en voordelig zijn, zodat deze vanaf begin af aan in het concept worden meegenomen.

Ook hier is duidelijkheid geboden: flexibiliteit kost geld! Een installatie of systeem dat volledig is afgestemd op een bepaalde werkwijze, levert voordelen op. Een systeem dat direct of door bepaalde aanpassingen flexibel kan worden gebruikt, kost ook meer. Echter, en dat is een ander voordeel van het toepassen van projectdoelen vanuit het perspectief van uw onderneming: u kunt beoordelen op welke punten u flexibel moet zijn en wat flexibiliteit u waard is. En wanneer u dit ook nog in uw inschrijvingsprocedure zo specificeert, zult u de oplossing realiseren die u werkelijk nodig heeft en die ook voor uw logistiek het beste resultaat oplevert.

Logistieke automatisering of mechanisatie  is echter niet alleen van invloed op uw logistieke prestaties en op uw kosten. We zijn eerder al kort op de klanten ingegaan en willen op dit punt hier nog wat verder op ingaan, voordat we bij het laatste doelbereik, de eigen medewerkers, komen.
Wat verwachten uw klanten
Leverbetrouwbaarheid is een doel dat inmiddels inherent is aan levertijd. Herinnert u zich nog de verzendcatalogi met aanwijzingen over de meerprijs bij een levering binnen 24 of 48 uur? Inmiddels is zo’n snelle levering zonder meerprijs vanzelfsprekend geworden. Anderzijds dwingt de enorme kostentoename in de gezondheidszorg ons bijvoorbeeld om na te denken over de verschillende dagelijkse leveringen aan apotheken. De verkorting van levertijden is daarom niet altijd een eenrichtingsweg. Tegelijkertijd stijgen, voor nagenoeg alle branches, ook de kosten voor foutieve leveringen. Want behalve de kosten voor retourenafhandeling en nalevering kunnen hier ook nog de kosten voor klantverlies bijkomen.

Een belangrijk doelgebied voor een nieuw distributiesysteem is daarom het vastleggen van de verwachte service-eisen van de klanten. Hoeveel tijd mag er tussen een orderontvangst en een levering verstrijken? Hoe groot is het toegestane aantal fouten? Welke extra diensten moeten er met het oog op het documenteren van de levering (bijv. het traceren van serienummers, ook in het distributiecentrum), klantspecifieke verpakking of toevoegingen worden geleverd? En vooral: welke veranderingen worden hierbij voor de komende jaren verwacht?

Efficiënte medewerkers als doel
Behalve alle eerder beschreven doelen dient magazijnautomatisering meestal ook voor het vergroten van de efficiency van het personeel. Eenvoudiger gezegd: minder medewerkers zorgen voor meer zendingen dan daarvoor en dat idealiter ook nog met meer kwaliteit en meer service. Dit is echter alleen mogelijk door gebruik te maken van geoptimaliseerde processen en efficiënte werkplekken. En dus moeten de medewerkers nieuwe werkwijzen leren beheersen of wordt aan hen zelfs een ander taakprofiel toegewezen.

Wanneer het enige medewerkergerelateerde doel ‘kosten per pickactie’ is, bestaat er een aanzienlijk risico dat dit kostendoel niet of veel later dan gepland wordt bereikt. De sleutel tot optimalisatie van prestaties en kosten van een distributiecentrum betreft de procesbeheersing. En hier komt de kwalificatie van de medewerkers om de hoek kijken. Daarom moet al bij het eerste vastleggen van doelen naar de medewerkers worden gekeken. Hoeveel medewerkers met welke kwalificatie zijn er nodig voor de nieuwe installatie? Welke opleidingsvraag kan hiervan worden afgeleid en hoe wordt het succes van de training gemeten? Het is zinvol dat kwaliteit en productiviteit zoveel mogelijk samen worden vastgelegd. Met name in het begin moet de kwaliteit prioriteit hebben. Eerst moeten de processen stabiel verlopen, daarna kunnen ze verder worden geoptimaliseerd. Maar hiermee komen we in feite alweer bij een ander interessant onderwerp: de opstartfase van een nieuw of veranderd automatisch magazijn. Omdat dit onderwerp zo belangrijk is, zullen we hierop in een apart artikel ingaan.

In een artikel moeten we ons nu eenmaal beperken tot enkele wezenlijke aspecten behorend bij het onderwerp. In dit geval zijn dat logistiek, klanten en medewerkers. Daarnaast zijn er natuurlijk nog andere aspecten, zoals gebouwen, energie en onderhoud. Deze zijn echter minder specifiek van betekenis voor de magazijnautomatisering.

Wij hopen dat we u in dit artikel enkele praktische suggesties hebben gedaan. Wij stellen uw mening en commentaar over dit onderwerp zeer op prijs.

Reageer op dit artikel