blog

RFID in musea: waar is de Willaerts?

Warehousing

We zouden er vanuit kunnen gaan dat, in het tijdperk van snelle technologische ontwikkeling, er geen sprake meer hoeft te zijn van vermissing van museumstukken? Schijn bedriegt. Student Evenementenlogistiek Talitha Snel van de Hogeschool van Amsterdam zet de noodzaak van RFID voor musea uiteen.

Op 10 maart 2005 meldde het Rijksmuseum de vermissing van een schilderij van de hand van Willaerts, dat sinds 1964 was uitgeleend aan het Ministerie van Defensie. Daar werd het niet meer aangetroffen. De beheerder van het schilderij, het Instituut Collectie Nederland (ICN), meende dat het stuk al in 1991 terug was gegeven aan het Rijksmuseum, dat daarvan echter niets wist. Gelukkig werd al op 16 maart 2005 de locatie van het schilderij gemeld. Het bleek door het ICN niet aan het Rijksmuseum te zijn overgedragen, maar direct te zijn uitgeleend aan het Mauritshuis. Dit was niet vastgelegd in de administratie.

 

RFID kan met het bieden van meer transparantie onder andere onnodige vermissingen voorkomen in museale collecties. Is RFID dan ook noodzakelijk om transparantie te kunnen scheppen in registratie en beheer van museumstukken?

 

Persoonlijk RF-tag

Soort tag

Toepassings- voorbeeld

Actieve tag

Lokalisering van objecten of producten

Meting omgevings-factoren

Passieve tag

Toegangscontrole voor allerhande bestemmingen

Afrekenen van producten bij kassa’s zonder direct contact met scanner

Om registratie en beheer van museumstukken te verbeteren zal elk museumstuk uitgerust moeten worden met een ‘persoonlijke’ RF-tag.

  

Er zijn twee verschillende soorten tags waar de stukken mee uitgerust kunnen worden, een actieve of een passieve tag. De actieve tag heeft een eigen energiebron en kan daardoor continu signaal uitzenden. Bovendien kunnen deze tags op grote afstand worden gelezen. De actieve tags kunnen over het algemeen ook meerdere malen worden te beschreven. Een nadeel van deze tag is de beperkte levensduur, tot 10 jaar. De tag zal dus na ongeveer acht jaar moeten worden vervangen om te zorgen dat er geen informatie verloren gaat en het stuk te traceren blijft. De passieve tags daarentegen onttrekken energie uit de lezer wanneer de tag uitgelezen wordt, dit heeft als voordeel dat deze tags kleiner zijn dan actieve tags. Daarnaast hebben de passieve tags een onbeperkte levensduur, het geen er voor zorgt dat het stuk altijd traceerbaar zal zijn.

 

De RF-tags maken gebruik van een unieke elektronische productcode, hiermee is gesteld dat kopiëren of wissen van de informatie op de tag onmogelijk is. Dit maakt dat de informatie die op de tag van het museumstuk is geregistreerd vrijwel onbereikbaar is voor een onbevoegden.

  

Plaatsen van de tags 

Een heikel punt is het plaatsen van de tags op de stukken. De belangrijkste voorwaarden hierbij blijven het onzichtbaar plaatsen van de tags en bovendien het in tact houden van het stuk. Daarnaast is het zeer belangrijk dat de tag dusdanig kan worden bevestigd dat de kans dat de tag verwijderd kan worden nihil is. Dit zou bijdragen aan de mogelijkheid om de RFID-technologie in te zetten als methode om (gestolen) museumstukken op te sporen. Een voordeel zou zijn als de tag ingebouwd zou kunnen worden in bijvoorbeeld de lijst van een schilderij of de sokkel van een beeldhouwwerk, dit zorgt ervoor dat de tag minder zichtbaar is. Het maakt echter wel dat er in de meeste gevallen lichte schade wordt veroorzaakt aan het voorwerp.

 

Bij het plaatsen van een RF-tag op een voorwerp zal daarom een balans moeten worden gezocht tussen het behoud van de originele staat van het voorwerp en de noodzaak van de traceerbaarheid van het museumstuk.

 

Kosten RFID

Museaal Nederland heeft te maken met teruglopende financiële middelen, dalende bezoekersaantallen en de daarmee gemoeide reorganisaties. Vooral de afdelingen collectiebeheer hebben te leiden onder deze recente ontwikkelingen. Collecties kampen met verminderde aandacht van museale leidinggevenden. Ook in beleidsplannen en jaarverslagen worden collecties steeds minder belangrijk.

 

Een investering in een RFID-systeem zal een grote investering zijn, maar wel een belangrijke investering in het collectiebeheer. De investering in een RFID-systeem zou bestaan uit aanschaf kosten van RF-tags, -lezers, en -software, installatiekosten van de lezers, systeemintegratiekosten, trainingskosten, communicatiekosten en projectkosten.

 

Om het RFID-systeem te onderhouden zullen er exploitatiekosten moeten worden gemaakt. Deze kosten bestaan uit kosten voor het gebruik en het beheer van het systeem. De kosten voor gebruik bestaan uit licentiekosten, operationele kosten en de kosten voor nieuwe RF-tags. De kosten voor beheer bestaan uit trainingskosten en onderhoudskosten.

De totale kosten voor het implementeren van RFID is zeer afhankelijk van de situatie en de toepassing. Dit maakt dat de totale investering sterk kan variëren per instituut. In de regel moet rekening gehouden worden met een middelgrote tot grote investering.

 

Tracking & tracing

Collectiemobiliteit wordt steeds belangrijker voor de zichtbaarheid van collecties, hierdoor wordt ook gestandaardiseerde registratie steeds belangrijker. Wanneer voorwerpen tussen musea onderling worden uitgeleend is vaak niet duidelijk welke van de betrokken instituten het voorwerp dient te registreren, hierdoor worden voorwerpen dubbel geteld, wat tot gevolg heeft dat verschillende instituten verantwoordelijk en aansprakelijk zijn voor het voorwerp. In andere gevallen wordt het voorwerp bij geen van de instituten geregistreerd, waardoor voorwerpen (tijdelijk) vermist raken. Door middel van RFID kan een museumstuk gelokaliseerd worden (tracking).

   

Klimaathistorie

RFID kan ook worden gebruikt voor het vastleggen van de (klimaat)historie van een museumstuk (tracing). Het Deltaplan voor het Cultuurbehoud, onderzoek naar, en (gedeeltelijke) aanpak van achterstanden in museale collecties heeft grote winst behaald met betrekking tot behoud en klimaatbeheersing van museumstukken. Na afloop van het Deltaplan wees de inspectie erop dat de behaalde winst bijgehouden moet worden om verloedering te voorkomen.

 

RFID kan bij het behoud van de winsten van het Deltaplan een grote rol spelen. Actieve tags zijn in staat om klimaat te meten. De tags kunnen vervolgens worden uitgelezen en daarmee kan worden gecontroleerd of het stuk in goede omstandigheden verkeerd. Ook zouden actieve tags een signaal kunnen afgeven als stukken (te lang) verkeren in verkeerde omstandigheden. Hierdoor zal de controle van de omstandigheden van de stukken minder tijdrovend zijn en kan de collectiebeheerder zich richten op andere aspecten van collectiebeheer.

 

Location Based Services

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van RFID zal het in de nabije toekomst voor de bezoeker mogelijk zijn om via internet een interessant museumstuk te lokaliseren. Dit kan door middel van location based services (LBS). LBS is een dienst die door middel van verschillende soorten technologieën, zoals RFID en GPS, informatie kan verschaffen over locaties van winkels, personen, objecten enzovoorts. Zo ook van de locatie van een museumstuk waarin iemand geïnteresseerd is.

 

Naast de lokalisering van museumstukken kan een bezoeker van een museum binnenkort ook de tag uitlezen voor achtergrondinformatie met behulp van mobiele applicaties. Hierdoor kan een bezoeker direct beschikken over alle informatie van het betreffende stuk. Dit maakt dat er meer interactie kan plaatsvinden op de zaalvloer. Daarnaast kan er bespaard worden op de huidige informatiemiddelen, zoals audiogidsen.

 

Herkomst

Musea mogen geen gestolen, geroofde of illegaal opgegraven voorwerpen werven of in hun bezit hebben. Nederlandse musea tonen over het algemeen veel eigen initiatief om actief en passief de herkomst van een voorwerp ethisch te overwegen. Desondanks kunnen de nationale en internationale procedures voor het verkrijgen van voorwerpen worden verscherpt.

 

RFID kan een sleutelrol spelen in de controle en registratie van de herkomst van stukken. Er kan een vervolg worden geïnitieerd op het project Museale verwervingen 1940-1948, waarin de herkomst van de tussen 1940-1948 verworven stukken is onderzocht. Hiermee is de afkomst van een gedeelte van de museale stukken al bekend. Met een vervolgproject kunnen ook de andere stukken worden onderzocht op herkomst. Wanneer deze informatie per museumstuk wordt geregistreerd op de RF-tag van het stuk, is deze informatie altijd gekoppeld aan het betreffende stuk. En dus te allen tijde beschikbaar.  

 

Wanneer er nationaal een project wordt opgestart waarmee musea historie, herkomst en gegevens van stukken gestandaardiseerd kunnen registreren met RFID, zal er meer transparantie ontstaan. Mede doordat er helaas objectgegevens verloren zijn gegaan of onjuist zijn overgenomen ten tijde van de automatisering bij musea. Ook zal het voor de Ethische Codecommissie voor Musea gemakkelijker zijn om per museumstuk na te gaan of er gehoor is gegeven aan de ethische code.

 

Beveiliging met RFID

Gezien de ontwikkelingen op gebied van roof van museumstukken, wordt beveiliging van museumstukken steeds belangrijker. Recent zijn er op klaarlichte dag vijf belangrijke werken gestolen uit het Museum voor Moderne Kunst in Parijs. Het betrof onder andere schilderijen van Matisse en Picassso. Dit toont aan dat het voor dieven nog steeds mogelijk is om stukken waarvan wordt aangenomen dat deze goed beveiligd zijn te stelen. Om dit verder te bemoeilijken en minder aantrekkelijk te maken kan RFID worden ingezet als preventieve of interventie maatregel.

 

Preventief kan de RF-tag worden ingezet als een soort alarmlabel. Elke mogelijke uitgang wordt uitgerust met een RF-lezer, wanneer erin wordt geslaagd het museum binnen te dringen en een voorwerp te bemachtigen wordt de lezer geactiveerd als het voorwerp deze passeert. Als de lezer op voldoende afstand van de uitgang wordt bevestigd worden de bewuste en andere uitgangen geblokkeerd alvorens de dief deze kan bereiken.

 

De RF-tag kan ook als interventie worden ingezet, doormiddel van de traceerbaarheid van de tag. Wanneer een museumstuk alle interne beveiliging heeft kunnen passeren kan er doormiddel van een sterke RF-lezer worden gezocht naar de locatie waar het voorwerp zich bevindt. Nadeel hierbij is dat tags nog te gemakkelijk onvindbaar gemaakt kunnen worden door onder andere de aanbreng van aluminium folie. Door de snelheid van de ontwikkelingen rondom RFID kan echter worden aangenomen dat dergelijke trucs op kort termijn niet meer mogelijk zijn.

    

Waardetoekenning

Om te bepalen of RIFD noodzakelijk is voor om transparantie te kunnen scheppen in registratie en beheer van museumstukken zal er waardetoekenning moeten plaatsvinden aan de behandelde voor- en nadelen van de invoering van RFID. Hierbij kan rekening gehouden worden met de beheersaspecten kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en kosten.

 

Om optimale organisatie en voldoende input te genereren voor de invoering van RFID zal er groot draagvlak moeten worden gecreëerd. Instituut Collectie Nederland, Erfgoedinspectie / Collecties, Nederlandse Museumvereniging, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zullen tezamen een project moeten initiëren om uniformiteit en transparantie te verkrijgen in de registratie van museumstukken in Nederland. Hierbij zullen ook voorwaarden moeten worden gesteld aan de manier van registreren. Wanneer dit zal slagen, zal ook de beheersing voor de afzonderlijke musea vergemakkelijkt worden.

 

Er zal door invoering van RFID efficiënter kunnen worden gewerkt binnen de organisatie. Collectiebeheerders en conservatoren zullen na invoering van RFID minder tijd kwijt zijn aan monitoren van voorwerpcondities en achterhalen van objectinformatie. Hierdoor kan er weer meer tijd worden gestoken in de ontwikkeling van de collectie.

 

Om RFID in te voeren zal er moeten worden geïnvesteerd in nieuwe faciliteiten. Zoals eerder benoemd, is dit naast een investering in faciliteiten ook een investering in de collectie. Daarnaast zal een investering in RFID ook nieuwe faciliteiten opleveren voor een verhoging van de customer services. In de vorm van vernieuwde (educatieve) mogelijkheden binnen een museum.

 

De invoering van RFID zal, vooral op landelijk niveau, veel tijd kosten. Ter illustratie, het Deltaplan had tien jaar nodig om voltooid te worden. Het project Museale verwervingen 1940-1948 duurde twee jaren.

    

Er zullen middelgrote tot grote investeringen moeten worden gedaan om RFID in te voeren. Dit is echter wel een belangrijke investering in het belang van de collectie. De collectie is tenslotte de core business van een museum en moet ook zo gezien blijven worden. Hier zal dan ook de grootste aandacht aan besteed moeten worden.

 

Kwaliteit van de collectie zal verbeteren, evenals de kwaliteit van de beleving voor de bezoekers. Hierdoor is een museum instaat om optimale customer service te leveren.

 

Voordelen

Nadelen

Bevordering werk efficiëntie

Middelgrote tot grote investering

Verhoging customer services dmv nieuwe faciliteiten en waarborgen van kwaliteit van beleving

Invoering kost veel tijd

 

 

 

 

De grootste voor- en nadelen op een rijtje:

Er kan tot de conclusie worden gekomen dat RFID op grote schaal kan bijdragen aan de verbetering van transparantie in registratie en beheer van museumstukken. Zowel voor individuele instituten als nationaal wanneer er gestandaardiseerd kan worden ingevoerd. 

Reageer op dit artikel