blog

WMS-implementatie is geen IT-feestje

Warehousing

De implementatie van een warehouse management systeem is geen IT-aangelegenheid meer, waarschuwt Wim Winkelmolen van Manhattan. Het succes van een implementatie valt of staat volgens hem bij het vermogen van een organisatie om een veranderingstraject te doorlopen. Waar moet je op letten?

De wereld binnen het distributiecentrum ziet er volledig anders uit dan zo’n vijftien jaar geleden. De implementatie van warehouse management-oplossingen was destijds nadrukkelijk een IT-aangelegenheid. WMS-systemen kenden een zeer lang implementatietraject, met een sterke focus op software. Wat na oplevering gepresenteerd werd, was een sterke, maar vaak starre basis. De geïmplementeerde WMS-oplossingen bleken uitstekend te doen waarvoor zij bedoeld waren, maar boden helaas niet de flexibiliteit om in te spelen op veranderende omstandigheden binnen de markt of onderneming.
 

Flexibel WMS

Door de snel veranderende marktomstandigheden, nieuwe verkoopmodellen en -kanalen en technologische innovatie zien WMS-implementaties er anno 2010 heel anders uit. Warehouse management-systemen zijn zeer flexibel in te richten, schaalbaar en optimaal configureerbaar voor de behoeften van specifieke sectoren en toepassingsgebieden. Organisaties zijn niet meer gebonden aan beperkingen die het WMS-systeem oplegt, maar kunnen deze volledig naar wens (laten) inrichten. Dit biedt kansen, maar ook risco’s, indien de verkregen vrijheid een strakke afbakening van de implementatie onnodig maakt.
     

Implementatie WMS
Veel belangrijker nog is echter het gegeven dat de wijze waarop WMS-oplossingen geïmplementeerd worden in de loop der jaren sterk gewijzigd is. De eisen van organisaties liggen hoger en implementaties worden niet meer vanuit de IT-mogelijkheden maar vanuit de business-wensen ingestoken. Bovendien worden WMS-systemen niet langer gezien als een relatief eenvoudige software-oplossing om een afgebakend deel van de distributieactiviteiten te adresseren, maar als een totaalvoorziening voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Bovendien zijn implementatietrajecten veel korter dan vroeger en worden implementaties steeds meer in deelprojecten opgeleverd.

Selectie van het juiste warehouse management-systeem en de meest geschikte implementatiepartner is de eerste stap voor het inrichten van een optimale supply chain-omgeving. Het succes van een WMS-implementatie en het uiteindelijke gebruik van de geïmplementeerde oplossing valt of staat echter bij het vermogen van een organisatie om een veranderingstraject te doorlopen en de juiste keuzes te maken. WMS-systemen leggen geen beperkingen meer op aan de variaties die je in processen kunt aanbrengen, dit dien je als organisatie dus zelf te bepalen, af te bakenen en te managen.

  

Realistisch implementatietraject

Organisaties dienen allereerst in staat te zijn om samen met de integratiepartner een realistisch implementatietraject te definiëren. Als onderdeel van de implementatie van het WMS is het zaak dat bedrijven in staat zijn om hun organisatie mee te laten groeien met de veranderde omgeving die met het nieuwe systeem geboden wordt.

 

De meest succesvolle implementaties worden uitgevoerd bij organisaties die gewend zijn om te gaan met veranderende omstandigheden en de flexibiliteit en capaciteiten in huis hebben om hier snel op in te spelen. De focus bij een WMS-implementatie dient dan ook te liggen op change management. Om een implementatie goed te laten verlopen, is het belangrijk dat organisaties een aantal ‘spelregels’ in acht nemen.

 

Implementatie geen IT-feestje

Organisaties dienen zich er van bewust te zijn dat een WMS-implementatie geen IT-feestje is, maar een middel om een organisatorische en operationele verandering te ondersteunen. Een nog steeds gemaakte fout is dat gekozen wordt voor uitrol en oplevering van een IT-oplossing, zonder eerst de wensen en capaciteiten van de organisatie en operatie helder in kaart te brengen. Pas na oplevering komen organisaties er vervolgens achter dat de geboden middelen niet volledig aansluiten bij de mogelijkheden en vereisten van de organisatie en het beoogde veranderingstraject niet is voltooid.

 

Projectteam uit alle geledingen
Het is dan ook van groot belang om een projectteam in te richten waarin alle betrokken geledingen binnen de organisatie vertegenwoordigd zijn. Dus niet alleen het management en IT, maar vooral ook de operationele teams die met het systeem gaan werken. Het is niet de IT-afdeling die een verandering ondergaat of moet ondergaan, maar de operationele organisatie die zo moet worden ingericht dat processen optimaal verlopen. Het is dan ook essentieel om mensen te betrekken en betrokken te houden.

 

Bovendien is de ‘werkvloer’ het beste op de hoogte van de dagelijkse gang van zaken in het distributiecentrum en kan dus wellicht nuttige inzichten bieden in de tekortkomingen van de huidige voorzieningen en gewenste vernieuwingen. Het kan daarnaast wenselijk zijn om leveranciers en distributiepartners in een vroeg stadium te betrekken, zodat het systeem zo kan worden ingericht dat dit optimaal functioneert binnen de distributieketen, rekening houdend met de mogelijkheden en onmogelijkheden aan de zijde van de distributiepartners.
 

Vooruit kijken
Bij de selectie van een WMS-oplossing dienen organisaties eerst te bepalen of de gekozen oplossing de bedrijfsstrategie en specifieke business-scenario’s volledig ondersteunt. Om de continuïteit van de operationele bedrijfsvoering te garanderen, is het belangrijk dat al tijdens het implementatietraject vooruit wordt gekeken. Organisaties dienen zichzelf de vraag te stellen hoe robuust de oplossing is die ze gaan implementeren. Hoe kunnen met het systeem toekomstige ontwikkelingen binnen de organisatie en de markt worden opgevangen? Hoe goed voldoet het systeem als de toekomst/realiteit er iets anders uitziet? En welke mogelijke risico’s liggen er binnen de markt en hoe kunnen deze met het geïmplementeerde WMS-systeem flexibel worden geadresseerd?

   

Lijstje met functies onvoldoende

In de selectieprocedure is het niet voldoende om uitsluitend een lijstje met gewenste functies door te lopen, aangezien moderne WMS-oplossingen qua functionaliteit erg veel op elkaar lijken. Wenselijker is het om de leverancier te vragen om te demonstreren hoe zijn systeem bepaalde business-scenario’s uitvoert. Op deze wijze is veel beter vast te stellen of een oplossing in staat is om de vereisten van een specifieke sector of distributieomgeving te adresseren en toekomstbestendig is.
 

Realistisch projectplan
Na selectie van het WMS-systeem, is het zaak om samen met de leverancier een projectplan in te richten met realistische doelstellingen en go-live data. Het volgen van ‘Best practices’ voor zowel processen als implementatie-aanpak is hierbij cruciaal. Zoals gezegd zijn de configuratiemogelijkheden inmiddels nagenoeg oneindig en vragen de economische uitdagingen en marktontwikkelingen om een snelle oplevering van (deel)projecten. Samen met de interne en externe betrokkenen, zoals leveranciers, partners en klanten, is het dan ook van belang om heldere doelstellingen te formuleren, zodat de bedrijfsvoering niet te lijden heeft onder de implementatie en de belangrijkste projecten ter ondersteuning van de bedrijfsstrategie als eerste worden uitgevoerd en opgeleverd.

De combinatie van een flexibel ingerichte organisatie, heldere communicatie met alle belanghebbende partijen en een strak omlijnd projectplan bespoedigt het implementatietraject aanzienlijk. Het is aan de de organisatie om het maximale uit een warehouse management-oplossing te halen, aan het systeem zelf zal het niet liggen.

 

15e WMS-dag 

De auteur Wim Winkelmolen is een van de sprekers op de WMS-dag donderdag 22 april 2010. De inschrijving voor dit jaarlijkse evenement is wegens grote belangstelling echter al gesloten. Na de WMS-dag zullen wij de presentatie van Winkelmolen aan dit expertartikel toevoegen.

Reageer op dit artikel