blog

Methodiek voor het bepalen van grootte en inrichting warehouse

Warehousing

Het bepalen van de grootte van een warehouse is geen sinecure. In dit artikel beschrijven Mark van Lieverloo en Michael Nieuwboer, beiden werkzaam bij Coppa, hoe op een systematische manier een warehouse opnieuw ingericht kan worden.

Methodiek voor het bepalen van grootte en inrichting warehouse
Methode inrichting warehouse

Hierbij wordt gekeken hoe activiteiten leiden tot goederenstromen door het warehouse heen en hoe de grootte van deze stromen bepaald kan worden. Op basis hiervan kan vervolgens modellering plaatsvinden van diverse scenario’s zodat een optimale keuze kan worden gemaakt tussen inzet van arbeid en ruimte gebruik. Tot slot kan op basis hiervan een vlekkenplan bepaald worden en functionele specificaties per ruimte.
 

1. Identificeren van warehouse functie inclusief constraints
De eerste stap is het bepalen van de activiteiten welke plaats gaan vinden in het warehouse. Naast het opslaan van goederen vinden in het warehouse nog allerlei andere activiteiten plaats. Voorbeelden hiervan zijn het opslaan van verpakkingsmateriaal, het ontvangen en controleren van goederen, de afhandeling van retourmateriaal, het invoeren van gegevens in het WMS, het verwerken van value added logistics.

De activiteiten die in het warehouse plaats gaan vinden brengen specifieke eisen met zich mee welke aan het warehouse gesteld worden. De goederen komen binnen en worden verzonden per vrachtwagen, dit betekent dat er ontvangststations voor vrachtwagens aanwezig dienen te zijn. Indien er brandgevaarlijke goederen worden opgeslagen dan heeft dit gevolgen voor het aanbrengen van brandwerende maatregelen zoals een sprinklerinstallatie en brandwerende muren. Dit heeft op haar beurt gevolgen voor de inrichting van het pand. De identificatie van de warehouse functie kan het best worden voorbereid door een multidisciplinaire projectgroep. De projectleden zetten de activiteiten en bijbehorende constraints op papier, welke vervolgens in een groepssessie worden geoptimaliseerd.
 

2. Bepaal de benodigde capaciteit
Na het identificeren van de activiteiten, worden deze activiteiten gekoppeld aan ruimtegebruik. Het kan zijn dat meerdere activiteiten in één ruimte plaats kunnen vinden, deze activiteiten dienen in het model dan te worden beschouwd als één activiteit.
 
Naast het koppelen van de activiteiten aan een ruimte dient een forecast te worden gemaakt van de afzet van goederen. Eerst op macroniveau, dus de goederen die in en uit het warehouse stromen, en vervolgens microniveau om de stromen te bepalen binnen het warehouse van ruimte naar ruimte.
Bij het bepalen van de grootte van een warehouse is het verstandig om uit te gaan van een drietal scenario’s ten aanzien van de verwachte in- en uitstroom van goederen van het warehouse. Op basis van de verwachte groei kan bijvoorbeeld een conservatief scenario, een normaal scenario en een progressief scenario geschetst worden. Het normale scenario vormt de te verwachten goederenstroom terwijl het conservatieve en het progressieve scenario de onder- en bovengrens vormen.
 
Bij het bepalen van de scenario’s is het raadzaam om historische gegevens van de vraag mee te nemen, hieruit kan een vraagpatroon worden bepaald waarmee reële voorraadniveaus worden bepaald. Bij het bepalen van de benodigde ruimte dient o.a. rekening worden gehouden met seizoensinvloeden, promoties, potentiële verbetering van de omloopsnelheid en maximale warehouse bezetting (wij adviseren te rekenen met 85-90 procent). Houdt er rekening mee dat als de omloopsnelheid wordt verhoogd, de seizoensinvloeden worden versterkt! Nadat inzichtelijk is hoe groot de stromen op macroniveau zijn kan worden bepaald hoe groot de stromen zijn tussen de afzonderlijke ruimten. Met de grootte van de stromen wordt inzichtelijk welke ruimten aan elkaar moeten grenzen om de totale afstand die de goederen door het warehouse afleggen tot een minimum te beperken. Hierdoor ontstaat een zogenaamde adjacency matrix, (figuur 1) waarbij een prioriteit aangegeven kan worden dat activiteiten naast elkaar plaatsvinden. (1= moet bij elkaar; 4 is geen reden om naast elkaar te situeren)

 

Figuur 1: Adjacency matrix

3. Modelleer de diverse stromen
Als de macrostromen en microstromen in kaart zijn gebracht per scenario kunnen deze worden gemodelleerd volgens de huidige werkwijze. Door een keur aan variabelen te definiëren zoals bijvoorbeeld, ingezette arbeid voor ontvangst, order proces, doorlooptijd van een order, verblijftijden van goederen in een ruimte (vaak gekoppeld aan een S.L.A.) en hieraan kosten te koppelen kunnen de diverse scenario’s worden door doorgerekend. In het model kan de relatie worden gelegd tussen afzet, arbeid, ruimte en kosten. De diverse stromen worden in de tijd uitgezet en er wordt een overzicht verkregen van de voorraadhoogten, bezettingsgraden van de verschillende ruimten, turn over van goederen in het warehouse, arbeidsinzet en kosten. Vanuit het overzicht volgen hieruit mogelijkheden tot verbetering en mogelijkheden tot vinden van een optimum in kosten.
 

Het bouwen van een goed capaciteitsmodel (figuur 2) is erg complex en zeer foutgevoelig. Een kleine fout in een formule kan grote consequenties hebben. Het is daarom aan te bevelen dat meerdere mensen (multifunctioneel) betrokken zijn bij het samenstellen van het model. Voor het berekenen van het totale warehouse oppervlak is een grote hoeveelheid onderliggende formules en data benodigd.

 

Figuur 2: Dashboard voor m2 calculatie per scenario

Uit de modellering volgt de output in aantal m2 per ruimte, inzet van mensen en middelen. Op basis van deze gegevens is het mogelijk om per scenario een vlekkenplan (figuur 3) te bouwen. Door de verschillen tussen de vlekkenplannen te analyseren is identificatie mogelijk van de invloed van de grootte van goederenstromen op het ruimte gebruik. Hiermee kan rekening worden gehouden met toekomstige groei of krimp.

 

Figuur 3: Vlekkenplan voor de inrichting van een warehouse

 

4. Bepalen van inrichtingsplan
Wanneer de ruimten met activiteiten ingevuld zijn, kan worden gestart met de identificatie van de functionele eisen waaraan de ruimte dient te voldoen. Hierbij valt te denken aan lichtpunten, elektrische aansluitingen, equipement, stellingen, sprinkler etc.. Op basis van het functionele plan kunnen de technische specificaties opgesteld worden. Het goed uitvoeren van deze fase kan tot grote kosten besparingen leiden. Zo kan het slim kiezen van de lichtbehoefte en het bijbehorende lichtplan tot forse besparingen (tot wel 30%!) leiden op de elektriciteitskosten.

5. Conclusie
Bij het bepalen van de warehouse grootte dien je top down te werken. Ten eerste het bepalen van de (toekomstige) functies en activiteiten. Om vervolgens de grootte van de stromen in het warehouse in te richten. Door meerdere scenario’s te gebruiken kan gekozen worden voor de meest flexibele oplossing zodat er geschakeld kan worden in het geval van een ramp up of ramp down. Bij alle activiteiten geldt de regel dat de mate van nauwkeurigheid en zorgvuldigheid van de input van gegevens bepalend is voor de mate waarin de uitkomsten aansluiten bij de werkelijkheid.

Reageer op dit artikel