blog

Voorraadbeheer in crisistijd

Warehousing

Nu krediet moeilijk te krijgen is en de resultaten van bedrijven onder druk staan staat de bewaking van het werkkapitaal hoog op de agenda. Expert Mark Anneveld geeft aan wat voor consequenties dit heeft voor voorraadbeheer.

Voorraadbeheer in crisistijd
Model ABC - Klik op de afb. voor een vergroting!

(Dit artikel is onderdeel van een gesponsorde nieuwsbrief.)

Deze week kwam het hoge woord eruit! Volgens de CPB raming gaan we een moeilijk 2009 tegemoet. In 2010 zal de economie waarschijnlijk weer langzaam gaan aantrekken. Het CPB plaatste daarbij wel de kanttekening dat de scenario’s met grote onzekerheid geschetst zijn. Deze onzekerheid zorgt voor veel werk. Niet in aantallen mensen, maar wel in voorraadbeheer werkzaamheden.
  

Nu krediet moeilijk te krijgen is en de resultaten van bedrijven onder druk staan staat de bewaking van het werkkapitaal nog hoger in de agenda van de CFO. Gezien het verwachte aantal faillissementen en de voorspellingen van de kredietverzekeraars is het debiteurenbeheer natuurlijk zeer belangrijk, maar moeilijker beïnvloedbaar dan andere componenten. Betalingen aan crediteuren zijn tot op zekere hoogte beïnvloedbaar, maar reductie van de voorraadhoogte hebben we helemaal zelf in de hand!

 

Assortimentsbeheer en parametersetting

Eigenlijk start de voorraadreductie met acties, die ook in de hoogconjunctuur genomen moeten worden. Dit is de analyse van de courantheid van het assortiment. Zeker nu de afzet stagneert, zal de courantheid van de artikelen een belangrijke rol gaan spelen. Een incourant artikel heeft nu relatief nog minder kans om afgezet te worden.  Een sanering van het assortiment zorgt ervoor, dat deze artikelen geen invloed meer hebben op de voorraadhoogte. Denk eraan, dat  ook de parameters van deze artikelen in het systeem worden aangepast en dat niet bij de eerste bestelrun weer een order naar de leverancier gaat!

 

ABC-analyse en conjunctuurgevoeligheid

Afhankelijk van de branche waarin het bedrijf in zit, is het verstandig om de afzet van artikelen te koppelen aan de conjunctuurgevoeligheid van de klanten. Een bedrijf dat voornamelijk levert aan 1 branche zoals de automotive of bouw merkt dit gelijk. Bedrijven die een klantportfolio hebben dat over branches met  verschillende conjunctuurgevoeligheden verdeeld is, moeten de consequenties voor de diverse artikelgroepen in kaart brengen. Dit kan door een ABC analyse te maken van de afzet. Daarna zal per artikel of per artikelgroep op basis van afzetmarkt een indeling gemaakt moeten worden van de conjunctuurgevoeligheid ( bijvoorbeeld laag, gemiddeld en hoog ). Uiteindelijk moet er een matrix ontstaan, waarin duidelijk te zien is wat de verhouding is per ABC klasse in combinatie met de conjunctuurgevoeligheid.

Een voorbeeld van de matrix:

 

Nu hebben we een matrix met daarop de volgende gegevens per ABC klasse/conjunctuurgevoeligheid. In deze matrix worden per vlak de volgende gegevens ingevuld:

  • Omzet in €
  • Omzet in % van het totaal
  • Voorraad in €
  • Voorraad in % van het totaal
  • Totaal van openstaande inkooporders in €
  • Totaal van openstaande verkooporders in €

 

Door per ABC klasse/conjunctuurgevoeligheid te analyseren wat de huidige status is en wat er op korte termijn verwacht wordt, kan er tot actie over worden gegaan.

 

In eerste instantie kan er gekeken worden hoe de verhouding verkooporders en inkooporders is. Als de verhouding scheef loopt, is een snelle analyse van de oorzaak en de bijbehorende acties noodzakelijk. Dit is wel symptoombestrijding en helpt allen op de korte termijn. We zullen nu moeten starten met de structurele aanpak.

 

Sales & Operations Planning (S&OP)

Allereerst is belangrijk om te kijken wat de toekomstverwachting per groep van de matrix is. Uiteraard kijken we eerst naar de rode vlakken, daarna oranje en uiteindelijk groen. Vervolgens gaan we een forecast maken. Net als het CPB hebben ook wij hier te maken met veel onzekerheid en een historie, die niet volledig relevant meer is. Het is echter beter om een forecast te maken, dan om helemaal geen uitgangspositie te hebben. Daarbij is het zeker van belang om Sales en Finance hierin te betrekken. Sales is belangrijk, omdat zij de actuele marktinformatie kunnen leveren. Finance is belangrijk om te kijken hoe financieel de meest gunstige resultaten bereikt kunnen worden en daarnaast kunnen zij het budget aanpassen. Dit zijn dezelfde partijen, die van belang zijn bij Sales & Operations Planning ( S&OP ).

 

Logistiek Manager, is dit nu niet een uitgelezen mogelijkheid om S&OP in te gaan voeren en het belang hiervan aan te geven?

 

Aanpassing van oude naar nieuwe situatie

Nu we een nieuwe forecast hebben gemaakt, zal deze ingevoerd moeten worden in ons MPS of de forecastmodule in ons ( ERP ) systeem. Maar dit zijn natuurlijk niet het enige parameters, die aanpassing behoeven. Kunnen we nog wat doen met bestelhoeveelheden en veiligheidvoorraad? Hoe zit het met de voorraadniveaus van artikelen in systemen met een min/max methodiek? Ook moeten in enkele gevallen bestelniveaus ( met daarin de component veiligheidsvoorraad ) opnieuw berekend worden. Bedrijven die Kanban gebruiken, kunnen zicht richten op binsize en/of het aantal kanbans in omloop. Ook hier is dus aanpassing van de "oude" naar de "nieuwe" economische situatie van toepassing, maar het voordeel van Pull is nu wel gebleken. Nu de orderportefeuille van bepaalde bedrijven in bijvoorbeeld de automotive opgedroogd is, stopt de materiaalaanvoer na de maximale vulling automatisch. Een andere vraag is of seizoenspatronen nog wel gelden? Kortom: In het algemeen is het belangrijk om alle relevante parameters in het systeem goed te vullen om zo efficiënt mogelijk te werken en overstock te reduceren/voorkomen.

 

Nu we in korte tijd geconfronteerd zijn met de crisis, moeten we actie ondernemen. Daarbij moeten we nu de juiste voorraad bezitten om financieel zo veel mogelijk armslag te hebben. Maar….. uiteindelijk komt er na het dal ook weer een piek. En zoals velen roepen: Daar moeten we dan ook weer klaar voor zijn! 

Reageer op dit artikel