blog

TCO: oude wijn in nieuwe zakken of nieuwe wijn in oude zakken?

Warehousing

Total Cost of Ownership is hot. Waar gebruikers van kapitaalgoederen zich vroeger vooral bekommerden over investeringskosten en kwaliteit, geven bedrijven nu meer aandacht aan kosten die later binnen de productlevensduur optreden. Is het dan niet hetzelfde als Life Cycle Costing? Vincent Weinschenk van Districon legt uit.

TCO: oude wijn in nieuwe zakken of nieuwe wijn in oude zakken?
TCO Total Cost of ownership in Logistiek

Producten worden niet meer hoofdzakelijk gekocht op basis van prijsstelling, kwaliteit en bedieningsgemak. Sinds de komst van leasing worden naast afschrijvingskosten (op basis van investering en restwaarde) ondermeer assurantie- en onderhoudskosten verdisconteerd in een maandelijks te betalen tarief. Inmiddels heerst de gedachte dat op voorhand niet alleen naar deze directe vooraf te bepalen kosten wordt gekeken, maar ook naar relevante indirecte kosten. Door in de besluitvorming alle relevante kosten gedurende de gebruiksduur, dan wel levensduur van het product of kapitaalsgoed, mee te nemen krijgt een bedrijf een zo helder mogelijk beeld.

 

Directe en indirecte kosten

Kosten zijn directe kosten wanneer er een direct aanwijsbaar verband bestaat tussen kosten en het product. Men spreekt van vaste of constante kosten wanneer kosten gelijk blijven bij wijziging van het productieniveau. Onderscheid tussen direct en indirect en tussen vast en variabel is altijd eenduidig.

 

 

 

Tabel 1: Kostentoewijzing

 

Zoals in de tabel aangegeven, worden bij directe kosten naast de initiële aanschafkosten (inclusief kosten van in- en uitbedrijfstelling, vervanging en sloop) ook kosten van instandhouding, onderhoud, energie maar ook opslag- en transportkosten (logistiek) berekend.
 

Bij indirecte kosten moet men denken aan vaste kosten gerelateerd aan het gebruik van het product (training, beheer) en aan variabele kosten tot het voorkomen van productiestilstand en het komen tot productiviteits- en/of efficiencyverbetering. Overige indirecte kosten zoals administratie en schoonmaak staan niet in het overzicht genoemd omdat deze in alle vier kwadranten nodig zijn.

 

Sourcing en outsourcing

De benadering is in feite tweeledig. Enerzijds dient de kostentoerekening een adequate selectie van producten en haar leveranciers. Wat bij de aankoop (sourcing) op het eerste gezicht goedkoop lijkt kan op de langere termijn duurkoop betekenen als gevolg van onvoorziene (indirecte) gevolgkosten.

Anderzijds dient deze insteek de ‘verdienstelijking’ van producten. We kopen tegenwoordig geen kopieermachine, maar een ongestoorde documentenstroom, we leasen geen heftrucks maar huren transportcapaciteit.
Door het kopen van een dienst, in plaats van een product, maak je de leverancier verantwoordelijk voor het meenemen van (alle) directe en indirecte kosten in een tarief waar de gebruiker voor betaalt. Door niet meer voor een product te betalen (en erin te investeren) maar te betalen voor een dienst (in de vorm van een tarief) is in feite sprake van uitbesteding.

 

Kortom: door alle relevante directe en indirecte kosten mee te nemen in de kostentoerekening kunnen de volgende beslissingen worden ondersteund:

  • als evaluatie tool bij leveranciersselecties ten behoeve van sourcing (aankopen/investeren)
  • als evaluatie tool bij Make/Buy beslissingen ten behoeve van outsourcing (uitbesteden)

Verschillende evaluatiemethoden zijn voorhanden om (out)sourcingsdiensten te (kunnen) selecteren en te evalueren:

 

  • life cycle costing;
  • zero based pricing;
  • all in costs;
  • cost based supplier performance evaluation;
  • total cost of ownership.

Total cost of ownership

Total cost of ownership (TCO) betrekt alle kosten vanaf de aankoop tot en met de kosten die samenhangen met het gebruik in de volledige waardeketen van de organisatie.

 

TCO heeft betrekking op alle kosten die voor het verkrijgen van een dienst of product nodig zijn en die in het gebruik en onderhoud daarvan zich voordoen. TCO vergroot het begrip van de aankoopkosten door het te combineren met de levenscycluskosten (LCC). Door aan te geven welke directe vaste kostencomponenten onder LCC vallen en welke additionele (in)directe kostencompenten aan TCO kunnen worden toegekend ontstaat een zo compleet mogelijk beeld.

 

In een levenscycluskosten-analyse worden niet alleen de kosten van de investering meegenomen, maar tevens de kosten van instandhouding, vervanging en sloop. Uit voorbeelden van bijvoorbeeld duurzame oplossingen blijkt dat de LCC-kosten vaak aanzienlijk lager zijn dan van minder duurzame oplossingen.

 

Het is duidelijk (alle) directe kosten onderdeel uitmaken van de levenscyclus kosten, maar de vragen ontstaan bij de indirecte kosten. Welke zijn dit überhaupt, wanneer treden ze op en hoe kunnen ze worden ‘’gevangen”. Onderstaande formule laat zien hoe de TCO wordt berekend met hierin ook de LCC (directe) kostencomponenten opgenomen. Let wel: het voorbeeld is niet uitputtend en kan verschillen per investeringsgoed/-beslissing.

 

LCC = Cp +Cm + Cin + Cu + Cd + Cex + Ce + Cl   „³    TCO = LCC + (Co + Ct + Cr)

 

 

Figuur 1: Kostencomponenten van LCC en TCO

We merken hierbij op dat stilstandkosten moeten worden geïnterpreteerd als productieverlies ten gevolge van te lage beschikbaarheid van het systeem/middel.

(Optimalisatie)kosten ten behoeve van efficiency- en/of productiviteitsverbeteringen worden niet meegenomen in de formule. Ons inzien zijn deze geen onderdeel van de TCO. TCO heeft betrekking op beschikbaarheid van het systeem/middel en niet op productiviteit en daarmee het prestatieniveau c.q. efficiencygraad. Dit is binnen TCO een verantwoordelijkheid van de gebruiker. In de volgende paragraaf gaan we hier uitgebreider op in.

 

Beschikbaarheid en TCO

Op grond van de formule in voorgaande paragraaf moeten de volgende vragen beantwoord te worden:

  • hoe worden de kosten per kostencomponent berekend;
  • hoe worden directe kosten (investering, restwaarde, vervanging, afstoting e.d.) aan de gebruiker berekend indien de levensduur van het systeem/middel langer is dan de gebruiksduur;
  • hoe worden alle kostencomponenten (met toewijzing op verschillende momenten in de tijd) vertaald naar één concreet meetpunt
     

In het kader van dit artikel voert het te ver om hierover uit te weiden. Wel kunnen we aangeven dat vanuit oogpunt van gebruikers dit bij sourcing kan worden berekend op basis van de NCW-methodiek (netto contante waarde). Bij outsourcing kunnen tariefstellingen (inclusief inhoud, contractuele (rand)voorwaarden en service levels (SLA’s) van aanbieders worden vergeleken.

 

Kijken we concreet naar de levenscycluskosten dan spreken we over het leveren van capaciteit. Een machine, product wordt geleverd waarna de gebruiker deze capaciteit in kan zetten. Wat hij ermee kan en in hoeverre de machine  effectief is (beschikbaarheid) of efficiënt (productiviteit) wordt ingezet is niet aan de orde. Een dergelijke wijze van inzicht is dan ook slechts bij sourcing aan de orde. Er is hoofdzakelijk sprake van het leveren van een product.

 

Bij outsourcing is veel meer sprake van het leveren van een dienst (waarvan het product een onderdeel is) en wordt de verantwoordelijkheid ten aanzien van beschikbaarheid van het systeem/middel bij de leverende partij neergelegd. Als eerder gesteld zegt TCO in feite nog niets over de prestatie die het systeem levert. Enkel de beschikbaarheid speelt een rol. Onder beschikbaarheid moet dan worden verstaan:

 

                                                        Aantal beschikbare uren per jaar

Beschikbaarheid          =             ———————————————

                                                       Aantal producti(ev)e uren per jaar

 

Productiviteit en Performance Based Logistics

De gebruiker zelf is verantwoordelijk voor efficiënt gebruik van de capaciteit ervan en om zorg te dragen dat vereiste effectiviteit behaald wordt. Stel dat de overeengekomen beschikbaarheid 95% is bij een gemiddelde effectieve inzet van 60%. Het aantal pallets gereed product is 10.000 en het aantal effectieve uren op jaarbasis is 1.000 uren. De effectiviteit is dan 10 (10.000 : 1.000).

 

Stel dat effectiviteit als gevolg van snellere machines, orderopvolging, aansturing e.d. wordt verhoogd naar 65%. De inzet in uren is dan (60%/65%) * 1.000 uren = 923 uren. Onder aan de streep betekent dit dat minder draaiuren benodigd zijn hetgeen kosten bespaart bij de leverancier, maar mogelijk ook voor de gebruiker. Indien met minder uren dezelfde output wordt gerealiseerd zijn minder arbeidsuren nodig en wordt daarmee de productiviteit verhoogd. Naast de leverancier bespaart ook de gebruiker kosten waardoor sprake is van een win/win situatie.

 

Hiermee willen we aangeven dat productiviteitsverhoging of -verlies geen onderdeel is van TCO maar een stap verder gaat. We spreken hier van prestatiecontracten en daarmee van Performance Based Logistics (PBL).  PBL wordt omschreven als een strategie ten behoeve van systeemondersteuning.

 

Figuur 2 laat zien dat PBL zowel de inputzijde (machine/systeem) van het proces, naar de transformatie (het proces zelf) als naar de output (resultaat/prestatie) ervan in ogenschouw neemt.

 

 

 

Figuur 2: Reikwijdte van LCC, TCO en PBL

 

De essentie van PBL is dat aanbieders van logistieke diensten worden betaald voor de prestaties van hun product en niet voor hun werkzaamheden aan het product. De leverancier dient te kunnen garanderen de overeengekomen prestatie tegen lagere kosten uit te kunnen voeren. Daartegenover staat een hogere mate van beheersing van het logistieke proces. Concreet houdt dit in dat de leverancier inzicht moet hebben in productieplanning, processen, productiviteitscijfers zodat hierop kan worden gestuurd en geadviseerd.

 

Vier op een rij

In dit artikel staat kostentoewijzing aan een kapitaalgoed gedurende de levenscyclus centraal. We maken hierbij onderscheid tussen enerzijds directe en indirecte kosten en anderzijds vaste en variabele kosten.

In een scenario waarbij alleen wordt gekeken naar directe vaste kosten is in feite geen sprake van ‘vooruit denken’. Directe vaste kosten zijn in principe voorafgaand aan een investeringsbeslissing aan te geven, daar komt geen hogere wiskunde bij om de hoek kijken. Eenvoudig gezegd kunnen we hier spreken over lease contracten met een full-service component.

 

Vervolgens kunnen variabele directe kosten inzichtelijk worden gemaakt binnen een LCC-benadering. TCO voegt daar indirecte vaste kostencomponenten aan toe, door beschikbaarheid te garanderen. Tot slot is PBL de toepassing waarbij naast genoemde kosten ook indirecte variabele kosten worden berekend (en verdisconteerd in een huurtarief) om productiviteitsniveaus te garanderen en zelfs efficiency verbeterslagen te maken.

 

 

 

Figuur 3: Kostentoewijzing en methodiek

 

Conclusie

Wordt gesproken over het toewijzen en/of berekenen van optredende directe en indirecte kosten gedurende de productlevenscyclus, dan kunnen drie begrippen worden onderscheiden. Hiermee hebben LCC, TCO en PBL overenkomsten. Verschillen zitten vooral in reikwijdtes. LCC beperkt zich tot directe vaste kosten gedurende de levenscyclus van de machine. TCO neemt naast deze kostencomponenten ook de beschikbaarheid van het systeem mee. PBL ten slotte heeft ten doel een vooraf overeengekomen prestatie te leveren, niet alleen wat betreft beschikbaarheid maar ook ten aanzien van productiviteit en efficiency van het systeem.

 

Naarmate reikwijdte van kostentoewijzing toeneemt neemt ook de ‘’verdienstelijking” toe en wordt uitbesteding daarmee interessanter en beter toepasbaar. PBL leent zich hier dan ook bij uitstek voor. Door beheerste groei kan tot een verbeterd kostenmanagement worden gekomen. Raadzaam is te starten met kostentoewijzing op basis van LCC, vervolgens door te groeien naar een toepassing met TCO en eventueel te eindigen met volledige inzichtelijkheid met PBL. Doelstelling is en blijft een verbeterd inzicht in kosten zowel initiële als die op de langere termijn gedurende de levens- of gebruiksduur.

 

Life Cycle Costing (LCC)
Life Cycle Costing is de methodiek die financiële afwegingen gedurende de levenscyclus mogelijk maakt. Hiertoe worden investeringskosten, beheers- en onderhoudskosten en ‘sloopkosten’ onderling vergelijkbaar gemaakt.
Binnen de methodiek die veelal voor Life Cycle Costing bekeningen gebruikt wordt, worden geldontwaardings of inflatie invloeden buiten beschouwing gelaten. Voor de bepaling van de Life Cycle Costing is de levensduur een zeer belangrijke parameter. Het bepalen van een realistische levensduur is binnen deze methodiek dan ook een belangrijk punt van discussie (vrij naar Wikepedia).

 

Total Cost of Ownership (TCO)
TCO is een berekeningsmethodiek, in 1987 ontwikkeld door Bill Kirwin, onderzoeksdirecteur bij Gartner Inc., in opdracht van Microsoft. De reden hiervoor was om verbruikers te ondersteunen, alle bijbehorende kosten van investeringsgoederen (in eerste instantie van hard- en software) in te kunnen schatten. Het idee is een berekening (te kunnen) maken waarin niet enkel aanschafkosten zijn meegenomen maar ook aspecten van toekomstig gebruik (energie, reparatie, onderhoud etc.). Op deze manier kunnen naast vooraf bekende maar ook verdekte kostencomponenten reeds in het voortraject worden blootgelegd. Belangrijk uitgangpspunt bij TCO is het onderscheid tussen directe en indirecte kosten (vrij naar Wikepedia).
  

Performance Based Logistics (PBL)
Performance Based Logistics wordt omschrevden als strategie ten behoeve van systeemondersteuning. In plaats van te betalen van een leverende partij voor goederen en/of diensten wordt een leverancier betaald voor een gegarandeerd prestatieniveau en systeemcapaciteit en -beschikbaarheid. De leverancier dient te kunnen garanderen de overeengekomen prestatie tegen lagere kosten uit te kunnen voeren. Daartegenover staat een hogere mate van beheersing van het logistieke proces (vrij naar Wikepedia).

 

Reageer op dit artikel