blog

Stappenplan voor effectief ontwerp voor vlootbeheer

Warehousing

Stappenplan voor effectief ontwerp voor vlootbeheer
Vlootbeheer intern transport

In dit tweede deel van een tweeluik over uitbesteding van intern transportmiddelen behandelt Vincent Weinschenk van Districon de toepassing ervan in industrie en warehousing en de aanpak van een effectief ontwerp voor vlootbeheer met het 4F-stappenplan.

 

Wanneer over uitbesteding van vlootbeheer wordt gesproken denk je in eerste instantie aan grote truckvloten, een hoge mate van flexibiliteit (door seizoensfluctuaties en flexibele arbeidskrachten) en een hoge variëteit in trucks (typen en uitvoering). Grote logistiek dienstverleners passen bij uitstek bij dit profiel en zijn dan ook voorlopers waar het gaat om uitbesteding. Dit is echter maar gedeeltelijk waar.

 

Vlootbeheer productie en logistiek: appels en peren

Waar sprake is van een hoge dynamiek (seizoensschommelingen, pieken/dalen) is op-/en afschakelen van transportmiddelen vereist en zullen leveranciers hierop kunnen en moeten inspelen. Juist als gevolg van schaalgrootte, vlootomvang, en de logistieke kerncompetentie is het beheer en de zorg van het intern transport primair een verantwoordelijkheid van de facilitair manager van de logistiek dienstverlener. Zoals is besproken in het eerste artikel zal uitbesteding bij een logistiek dienstverlener dan ook niet gericht zijn op vlootbeheer, maar op vlootcapaciteit.

 

Wanneer je kijkt naar uitbesteding van vlootbeheer dan lenen juist productiebedrijven zich hier goed voor. Bij productie komen vooral bedrijven in aanmerking binnen de ‘semi-procesindustrie’. Kenmerkend hierbij is de transformatie van niet-discrete input (zoals liters, kilo’s en meters) in discrete output (van pallets, vaten en haspels). Voorbeelden hiervan zijn onder meer producenten in de voedings- en genotmiddelenindustrie en de verpakkingsindustrie.

 

Constante productieniveaus

Karakteristiek in deze industrie zijn relatief constante productieniveaus, hoge productievolumes en éénduidig meetbare transporteenheden (pallets). Focus ligt veelal op het productieproces, waarbij de logistieke functie – laat staan intern transport – veelal van ondergeschikt belang is. Uitbesteding van het vlootbeheer kan hier dan ook veel soelaas bieden.

 

Onderscheid warehousing en productie

Tabel 1 laat zien wat onderscheidend is tussen warehousing en productie voor de inzet van trucks binnen productie en logistiek. De focus bij material-handling processen in productie omgevingen ligt hoofdzakelijk op de Total Cost of Ownership (TCO; zie eerste artikel), waardoor verlaging van alle truckgerelateerde kosten centraal staat. Logistiek dienstverleners leggen de focus (veel) meer op de grootste kostenveroorzaker binnen de logistieke operatie, namelijk de factor arbeid. Verlaging van de arbeidskosten staat centraal bij het verlagen van de Total Operational Cost.

 

 

Tabel 1: Inzet en kenmerken van (hef)trucks binnen productie en logistiek

 

 

 

 

 

 

 

In de volgende paragrafen zal aan de hand van het 4F-stappenplan van Districon verder worden ingegaan op uitbesteding van vlootbeheer en vlootcapaciteit bij productiebedrijven respectievelijk logistiek dienstverleners.

 

In het eerste artikel is tevens gesproken over uitbesteding van vlootbeheersing. We sloten af met randvoorwaarden waaronder bedrijven hun totale zorg, beheer, samenstelling, planning en financiering van hun intern transportvloot uit handen kunnen geven, zonder (grote) financiële en/of operationele risico’s te lopen.

Het mag duidelijk zijn dat dit niet van de ene op de andere dag mogelijk of wenselijk is. Een gefaseerd stappenplan ligt hieraan ten grondslag. Dit stappenplan wordt in de volgende paragrafen op hoofdlijnen gepresenteerd.

 

4F-stappenplan

Districon adviseert en ondersteunt onder andere uitbestedende productiebedrijven en logistiek dienstverleners in procesbeheersende en kostenverlagende trajecten. Dit komt neer op:

 

–          beoordeling van de bestaande vloot;

–          bepaling van de vereiste vloot;

–          opstelling van programma’s van eisen;

–          beoordeling van tenders en selectie van leveranciers;

–          opstelling van service level agreements (SLA’s).

 

Om het gehele uitbestedingstraject van vlootbeheer gestructureerd en procesmatig aan te pakken hanteert het adviesbureau een 4-stappenplan, zie figuur 2.

 

Binnen dit 4F-stappenplan bereiken we met de eerste drie stappen (Flow, Functionality, Fleet) de statusbepaling van de huidige truckvloot, de bepaling van de toekomstig vereiste vloot en worden de (on)mogelijkheden voor procesoptimalisatie aangegeven. Met de laatste stap (Finance) wordt bepaald welke wijze van zelf doen of uitbesteding het meest kosteneffectief is, ongeacht of in het voortraject procesoptimalisaties kunnen worden behaald.

 

Met het 4F-stappenplan kunnen zowel logistiek dienstverleners als productiebedrijven worden ondersteund, zij het dat procesanalyse, functionaliteitsbepaling, vlootomvang en financieringswijze bij beiden onderscheidend zijn. Analyse van het proces en bepaling van functionaliteit zijn de belangrijkste stappen binnen dit traject, temeer deze bepalend zijn voor de omvang en financieringswijze. In het onderstaande worden deze voor logistiek en productie behandeld.

 

 

Figuur 2: 4F-stappenplan van Districon

 

Flow

Bij logistiek dienstverleners hanteren we een top-down benadering, waarbij we vanuit gedefinieerde processen vereiste transportcapaciteit (in trucks) berekenen. Top-down geredeneerd worden processen geïnventariseerd, worden volumestromen doorgerekend, wordt de lay-out in kaart gebracht. Productiviteitsdata en fluctuaties in de tijd bepalen vervolgens het aantal vereiste trucks om de vereiste werklast uit te voeren. Binnen een warehouse operatie is dit veelal de geëigende manier van calculatie omdat het aantal ‘’van-naar” relaties beperkt is. Door gebruik te maken van een warehouse management systeem (WMS) worden transportbewegingen geregistreerd.

 

Bij productie echter hanteren we een bottom-up benadering, waar trucks worden geïnventariseerd op draaiuren, uitvoering, bouwjaar. Daarnaast wordt in kaart gebracht wat taken zijn en waar deze taken worden uitgevoerd (per afdeling). De vereiste capaciteit wordt uitgedrukt in draaiuren, niet in aantal pallets of bewegingen.

Binnen productiebedrijven worden transportbewegingen tussen afdelingen (vrijwel) niet geregistreerd. Ook hier wordt vervolgens een werklastverdeling toegepast om te berekenen op wanneer trucks waar taken uitvoeren.

 

Functionality en Fleet

Is de vloot en/of processen in kaart gebracht dan kan gestart worden individuele trucks binnen gelijke of gelijkende processen samen te voegen tot groepen. De taken die dienen te worden uitgevoerd komen tot uiting in specifieke functionaliteit die de trucks moeten bezitten. Daarnaast wordt een hoge bezettingsgraad nagestreefd in de vorm van hoge mate van uitwisselbaarheid van trucks over de gegroepeerde processen.

 

Door het aanbrengen van uniformiteit in uitvoeringen van trucks binnen een groep kunnen kosten verder worden verlaagd. Trucks zijn eenvoudig(er) uitwisselbaar over gelijkende processen bij storingen. Uniformiteit werkt tevens een efficiëntere benutting van de levensduur in de hand. Door uitwisseling van kritische naar niet-kritische processen worden draaiuren over een langere levensduur uitgesmeerd, en kunnen kosten over de levenscyclus worden verlaagd.

 

Slaan functionaliteit en uniformiteit terug op de uitvoering van de trucks, effectiviteit en gelijktijdigheid zijn van invloed op de samenstelling van de vloot. Effectiviteit verwijst naar vereiste netto en bruto capaciteit. Bij een gemiddelde effectieve inzet van truck(chauffeur)s van 60 – 65 procent wordt op een 8-urige werkdag slechts zo’n 5 tot 6 uur productief gewerkt. Effectiviteit is hier gedefinieerd als het uitvoeren van productieve taken. Dit zegt overigens (nog) niet of de werknemer ook efficiënt werkt.

 

Gelijktijdigheid van procesuitvoering leidt er toe dat trucks gedurende enkele uren op een werkdag een hoge bezettingsgraad hebben en gedurende de overige uren vrijwel stilstaan. Alternatieve planningen in werkuitvoeringen dienen de werklast evenwichtiger te verdelen over de dag opdat met minder trucks hetzelfde werk gedaan kan worden.

 

De ontwikkelde vlootsamenstelling wordt vervolgens kritisch onder de loep genomen op vereiste inzet- en betrouwbaarheidsniveaus. Moet de vloot geheel uit nieuw aan te schaffen trucks bestaan of mogen er ook trucks bij zitten waar de kop vanaf is of waar al 5 jaar op is afgeschreven, maar die technisch volledig in orde zijn. Bepalend hiervoor is de vraag of sprake is van ‘’kritische” of ‘’niet-kritische” processen. Binnen kritische processen is een (zeer) hoge inzetbaarheid vereist en dienen trucks betrouwbaar te zijn. Het niet in kunnen zetten van trucks kan ten slotte in het ergste geval leiden tot processtilstand.

 

4-trapsraket naar concrete besparingen

Optimalisatie van proces leidt over het algemeen tot lagere kosten omdat met een kleiner aantal trucks de processen kunnen worden uitgevoerd. Door op vlootniveau het aantal ‘beschikbare’ draaiuren te berekenen en niet per individuele truck worden zowel uitbesteder als leverancier uitgedaagd erop toe te zien dat een ‘evenwichtig’ gebruik van de vloot plaatsvindt. Gelijkmatig gebruik leidt namelijk tot de meest kosteneffectieve financiering/onderhoud ratio’s welke (deels) verdisconteerd dienen te zijn in het huurtarief.

 

Als al naar voren gebracht leidt uitbesteding tot alternatieve tariefstructuren bij productiebedrijven en logistieke bedrijven in de vorm van vlootcapaciteit, van vlootbeheer of van vlootbeheersing. Op deze manier kunnen naast bekende (financiering/onderhoud) ook verdekte kostencomponenten vooraf worden blootgelegd.

 

Tot slot is het verankeren van een partnership met één leverende partij (met bijbehorende SLA’s) de laatste stap in kostenverlaging. Het aantal transacties en/of momenten van keuring, inspectie, reparatie, facturatie en training neemt (drastisch) af.

 

Figuur 3: 4-trapsraket naar kostenbesparing

 

Conclusie

Uitbesteding van vlootbeheer krijgt weliswaar meer aandacht binnen inkoopgerelateerde vraagstukken, nogal eens wordt het stempel te pas en te onpas toegepast. Daarmee is het van belang aan te geven wat vlootbeheer betekent voor uitbesteders. We hebben in twee artikelen naar voren gebracht dat er weliswaar sprake is van vlootbeheer, zij het dat dit beperkt blijft tot productiebedrijven. Bij logistiek dienstverleners is sprake van uitbesteding, zij het dat het hierbij veelal gaat om uitbesteding van vlootcapaciteit.

 

Daarnaast hebben we uitbesteding van vlootbeheersing aangestipt. Dit kan worden gezien als de meest vergaande vorm waarbij de leverende partij volledig zorg draagt voor capaciteit en beschikbaarheid van de vloot vertaald naar verbeterde prestaties en lagere kosten bij klanten. Bij de laatste spelen operationele en financiële risico’s een grotere rol voor beide partijen. Om dit risico te beperken lenen productiebedrijven met stabiele productieplanningen, veel transportbewegingen zich als beste voor deze verregaande vorm van uitbesteding.

 

Door toepassing van het 4F-stappenplan van Districon kan een kosteneffectieve analyse, ontwerp en realisatie worden gerealiseerd. Bij logistiek dienstverleners wordt vanuit bestaande processen het toekomstige truckpark ontworpen. Bij productiebedrijven wordt vanuit het truckpark de uit te voeren activiteiten en taken binnen afdelingen vormgegeven. Beiden leiden uiteindelijk tot een vereiste truckvloot, qua procesuitvoering, bijbehorende vlootsamenstelling en -inzet en kostenoptimalisaties. Verdere kostenoptimalisaties zijn te behalen door invoering van huurscenario’s en in het verlengde daarvan uitbesteding aan één leverende partij.

 

 

Zie ook:

Het complete overzicht van expertartikelen op Logistiek.nl

Lever ook een expertartikel aan!

Reageer op dit artikel