blog

Gun jezelf de tijd! Eerst de organisatie, dan de implementatie

Warehousing

Een groothandel in electrotechnische onderdelen was gedurende de jaren behoorlijk gegroeid, mede door overnames van andere groothandelaren. Het overzicht ging echter een beetje verloren. Ieder magazijn had zijn eigen manier van werken en zijn eigen WMS-systeem. Er zaten grote verschillen tussen de logistieke performance van de dc’s , zoals uitlevergraad, kwaliteit en efficientie. En men had de indruk dat door de grote diversiteit aan systemen en werkmethodes er teveel indirecten betrokken waren bij het logistieke proces.

Dat ging men anders aanpakken. Er kwam één nieuw WMS, dat door alle dc’s ingevoerd zou moeten worden. De werkmethodes werden uniform gemaakt voor alle dc’s en de logistieke organisatie werd tegelijk aangepast aan de nieuwe werkmethoden. Dan zou men het totale logistieke proces wel onder controle krijgen.

 

Er was helaas veel weerstand in de organisatie tegen deze veranderingen. De nieuwe werkmethodes pasten niet op het logistieke proces enzovoorts. Lag het nu aan de werkmethoden of aan het WMS? Waarschijnlijk lag het aan de combinatie. Daarom werd besloten de nieuwe werkmethoden tegelijk met de implementatie van het nieuwe systeem in te voeren. Het eerste magazijn zou het voorbeeld magazijn moeten worden. De werkmethoden zouden verder worden geoptimaliseerd en het WMS-systeem werd volledig ingericht op de geoptimaliseerde werkmethoden. De organisatie zou worden aangepast op moment van live gaan. Zo werden 3 vliegen in 1 klap gevangen.

 

Het magazijn werd ook een voorbeeldmagazijn; maar wel het voorbeeld van hoe het niet moet. De implementatie werd één groot fiasco. De orders werden niet tijdig uitgeleverd en iedereen was zoekende naar houvast. Het aantal back orders namen iedere dag toe en de kwaliteit van uitlevering daalde iedere dag verder.

 

Hoe kon dat nu toch? Het nieuwe WMS-systeem zat toch goed in elkaar? De werkmethodes waren toch geoptimaliseerd en de organisatie was toch gestroomlijnd?

 

Mischien was het allemaal wel teveel van het goede. Iedere aanpassing vergt tijd om ingeburgerd te raken; als dat is gebeurd, kan men gaan optimaliseren. Iedere aanpassing brengt problemen met zich mee en meestal moeten de kinderziektes in de praktijk worden opgelost, voor het proces echt verbeterd. Te veel aanpassingen tegelijk, levert teveel kinderziektes op. Dan hou je het hoofd niet meer boven water.

 

De knop werd teruggedraaid; men ging terug naar het oude systeem, met de oude werkmethodes. De organisatie bleef echter aangepast. Nadat deze was gesettled, werden de werkmethodes stap voor stap aangepast en geoptimaliseerd. Toen deze eenmaal beter liepen, werd het WMS ingevoerd. Deze keer ging het wel goed. De kinderziektes bleven beperkt en konden door de organisatie worden opgelost.

 

Uiteindelijk werd het magazijn toch een voorbeeld dc voor de andere groothandelaren. Maar dan wel het voorbeeld om de veranderingen stapsgewijs in te voeren. Dat kost nu eenmaal tijd; tijd dien men zichzelf steeds minder gunt!

Reageer op dit artikel