blog

Implementatie WMS wordt onderschat

Warehousing

De implementatie van WMS-systemen wordt nog immer onderschat. Er wordt nog te veel uitgegaan van een technische implementatie en onvoldoende nagegaan wat de consequenties zijn voor de gebruikers. Het is immers nog steeds de bedoeling dat de organisatie er op vooruit gaat. Dat is soms echter moeilijk hard te maken.

Implementatie WMS wordt onderschat
Gevaar

WMS-systemen hebben steeds meer mogelijkheden. De basisprocessen zijn in het algemeen goed vormgegeven. Daarnaast zijn er veel functies en schermen aanwezig met veel instelbare parameters voor de overige processen. Hiermee kan men de gewenste functionaliteit creëeren. Het systeem moet immers voldoen aan de gewenste functionaliteit, nietwaar? En er moet zo min mogelijk gecustomized worden. Dat is alleen maar lastig. Vaak wordt de implementatie te veel vanuit een technische invalshoek benaderd. Het organisatorische aspect krijgt dan minder aandacht.

 

Een internationale postorderketen implementeerde een dedicated WMS-systeem. Functionaliteit hoefde nauwelijks klantspecifiek ontwikkeld te worden. Het orderverzamel-, consolidatie- en inpakproces verliep goed. Tevens was de benodigde functionaliteit voor de retourstroom compleet aanwezig; via een geniale constructie kon aan alle wensen worden voldaan zonder customization.

 

Magazijnproblemen

En daar begonnen de problemen in het magazijn. De orderadministratie moest als eerste in orde worden gemaakt. Om een artikel retour te ontvangen, moest de aankooporder worden opgevraagd en een retournummer worden ingevuld. Vervolgens moest de kwaliteit van het product worden beoordeeld om te bepalen of het artikel weer verkocht kon worden. De meeste producten konden ook weer gewoon verkocht worden. Vervolgens moesten er nog een aantal gegevens over het product worden vastgelegd.

 

Om de orderadministratie bij te werken, moest men gegevens opvragen via vier schermen uit twee verschillende systemen. Dat werkte wat vertragend.

 

Om het artikel vervolgens weer terug in opslag te nemen, kostte echter meer moeite.

In drie schermen moesten 18 gegevensvelden worden ingevoerd, voordat het artikel een opslaglocatie kreeg toegewezen. De toegevoegde waarde van deze velden was niet helemaal duidelijk. De gebruikers kregen al snel in de gaten dat het functioneel eigenlijk niet zoveel uitmaakte wat er werd ingevuld. Als men maar iets invulde; dan kreeg het artikel uiteindelijk een opslaglocatie toegewezen. 

 

Helemaal mis

En daar ging het vervolgens helemaal mis. Ieder product werd door de invoergegevens namelijk uniek geclassificeerd en had een eigen locatie nodig. Gelukkig waren het kleine locaties, maar toch. Er werden grote aantallen legbordlocaties geschapen en iedere locatie had uiteraard zijn eigen locatienummer. Jammer alleen dat er geen orders vielen op deze nieuwe locaties. Dat had weer te maken met het orderallocatie algoritme. Dat kon echter worden aangepast, zodat als eerste naar deze locaties werd gekeken bij het orderallocatieproces. Zo zouden de locaties weer opgeschoond worden. Dit gebeurde echter maar in beperkte mate. 

 

Periodiek moesten de locaties worden opgeschoond, om artikelen weer bij elkaar te leggen die niet voldoende werden besteld. Dit was tevens nodig om weer locaties vrij te maken voor nieuwe, retour gekomen artikelen. Dat kon men doen door de gegevens in het systeem op artikelniveau aan te passen. Dit mocht echter alleen door een geautoriseerde medewerker worden uitgevoerd. Deze had hiervoor een query ontwikkeld om dit proces snel te kunnen doen. Hij draaide deze query wekelijks, waarna er verzamellijsten werden gedraaid om de locaties te verdichten.

 

Weer in balans

Op een gegeven moment was het proces weer in balans. Het systeem functioneerde goed. Jammer alleen dat er voor ieder retour gekomen artikel 18 velden ingevuld moesten worden; dat deze artikelen individueel ingeslagen moesten worden in een separaat legborengebied; en dat er wekelijks een opschonings- en verdichtingsactie gehouden moest worden om de artikelen weer bij elkaar te leggen. 

En dat alles zonder customizations! Prachtig toch?

 

Omdat het werkte en men veel moeite had moeten doen om zover te komen, berustte men in deze omslachtige operatie. Dat is mischien wel het grootste gevaar.

Reageer op dit artikel