blog

Goederenstroomschema vormt basis voor kostenbeheersing in het magazijn

Warehousing

Kostenbeheersing in magazijnen is nog altijd een actueel onderwerp. De druk tot efficiëntieverbetering blijft aanwezig in de magazijnomgevingen, net zoals op alle andere afdelingen van het bedrijf. Er zou meer aandacht moeten zijn voor het rendement van een goede logistieke service, bepleit Eric Hereijgers.

Productieprocessen worden steeds verder geautomatiseerd of verplaatst naar goedkopelonenlanden. De productieseries worden mede daardoor groter of doorlooptijden van de aanleveringen worden langer, waardoor de gemiddelde voorraadniveaus stijgen.

Door deze factoren vormen de magazijnkosten een steeds groter gedeelte van de kostprijs van het product. En dus neemt het belang van kostenbeheersing verder toe.

 

Rendement goede logistieke service

Toch wordt er te veel aandacht geschonken aan het magazijn als kostenpost. Er wordt te weinig aandacht geschonken aan het belang van een goede logistieke service voor de klanten. Het is logisch dat een goede logistieke service meer geld kost.

In spare parts-omgevingen wordt een excellente logistieke service steeds vaker als een van de  belangrijkste concurrentievoordelen beschouwd. Merken met een goede after sales-service (lees: een goede en betrouwbare levering van reserveonderdelen) hebben een goed imago en krijgen de voorkeur.

De extra kosten voor de excellente logistieke service brengen meer op dan dure marketing en reclamecampagnes.

 

Meer aandacht voor rendement

Er zou meer aandacht moeten zijn voor het rendement van een goede logistieke service. Een klant behouden is immers eenvoudiger en goedkoper dan het winnen van een nieuwe klant. Klanten kan men behouden met een excellente logistieke service.

De kosten van een goede logistieke service moeten eens wat vaker vergeleken worden met de rendementen van dure marketingcampagnes. Ik denk dat men behoorlijk zal schrikken.

 

Kostenbeheersing in het magazijn

Een excellente logistieke service kost uiteraard extra geld, maar is goed voor het imago. Dat wil niet zeggen dat men vervolgens niet op de kosten in het magazijn zou hoeven te letten. Men moet er echter voor zorgen dat de service niet gebukt gaat onder een te rigide aandacht voor de kosten waardoor de gewenste service niet geleverd kan worden.

Bij het beheersen van de kosten in het magazijn is het wel zaak om aandacht te schenken aan de juiste punten.

 

  • Goederenstroomschema.

Om de kosten te verlagen, moeten de juiste maatregelen worden genomen. Om dit te kunnen doen, is inzicht in de kwantiteiten van de logistieke operatie nodig. De activiteiten die in het magazijn worden uitgevoerd, vergen altijd ruimte en arbeid. Een goed inzicht in de hoeveelheid fysieke activiteiten die worden uitgevoerd en de benodigde tijd en ruimte die dit kost vormen de basis voor procesverbeteringen.

 

Actueel en juiste schema’s

Een methode om dit inzicht te verkrijgen en te behouden, is het maken en up to date houden van goederenstroomschema’s. De schema’s geven de belangrijkste goederenstromen en processen in het magazijn weer, met de bijbehorende kwantiteiten. Deze zijn essentieel! Zorg daarom altijd voor actuele en juiste goederenstroomschema’s die de activiteiten in het magazijn schematisch maar duidelijk weergeven. Hang deze goed zichtbaar op en pas ze tijdig aan.

 

Algemeen niveau

De schema’s moeten beschikbaar zijn op algemeen niveau voor het gehele magazijn, maar tevens op afdelingsniveau, voor deelactiviteiten. Te vaak wordt gedacht dat men wel weet wat er gebeurt. Iedereen heeft daar zijn eigen ideëen over. Maar zolang deze niet schematisch en eenduidig zijn weergegeven, kan iedereen iets anders tussen zijn oren hebben zitten.

Goederenstroomschema’s zijn het begin van ieder verbeteringsproces. Dus ook van het proces om de kosten te verlagen. Hoe meer ervaring men heeft, hoe groter de behoefte is aan een duidelijk goederenstroomschema!

 

  • ABC-verdeling en artikel allocatie

Een juiste verdeling van het assortiment over de pickgebieden en de ABC-verdeling van de artikelen binnen de pickgebieden kan veel kosten besparen. Door tijdsdruk en door een te hoge bezetting van de opslaglocaties komt dit vaak in de verdrukking. Investeren in een medewerker die zich alleen bezich houdt met “housekeeping” (waar moeten welke artikelen liggen en welke artikelen moeten verplaatst worden), verdient zich vaak terug. Het uitvoerende werk is tevens werk dat als opvulwerk in rustige momenten kan worden uitgevoerd. Het WMS-systeem moet dit overigens wel mogelijk maken.

 

  • Performance meeting

Bijna iedereen past zijn werksnelheid aan aan de werkdrukte. Als het rustiger is, gaat men vanzelf wat langzamer werken. Dit wordt gerechtvaardigd door het feit dat men ook klaar staat als de piek verwerkt moet worden. Door continu de werklast te meten, en door vervolgens via performance-indicatoren te bepalen hoeveel medewerkers er per gebied nodig zijn, kan men de bezetting aanpassen aan de behoefte. De beschikbare maar niet benodigde medewerkers kan men inzetten voor bijvoorbeeld re-allocatie van artikelen, replenishment enzovoort.

 

  • Juiste opslag- en picktechnieken

Vaak wordt er geklaagd over ruimtegebrek. Door het ruimtegebrek is de bezettingsgraad van de locaties te hoog, waardoor een goede ABC-verdeling in het gedrang komt. Om een ABC-verdeling automatisch op orde te houden, is een bezettingsgraad van maximaal 90 procent van de pikclocaties benodigd. Door ruimtegebrek kan de ABC-verdeling niet worden gehandhaafd, waardoor men veel loop- en rijmeters moet maken. Vervolgens blijft er te weinig tijd over voor “house-keeping”. Zo komt men vaak in een neerwaartse spiraal terecht.

Een apart legbordstellingengebied, met gangen van 1.20 meter en veel kleine vakken, kan vaak verlichting geven voor de te hoge bezettingsgraad in het magazijn. De kleine artikelen en zeer langzaamlopende artikelen die palletpickplaatsen in beslag nemen, kunnen hier worden ondergebracht. Vervolgens ontstaat er meer ruimte, waardoor men efficiënter kan werken. De investeringen in legbordstellingen verdienen zich dan snel terug.

 

  • Balanceren werklast

Balancering van de werkbelasting is een belangrijk aandachtspunt. Klantenorders komen in pieken en dalen. Klanten plaatsen orders nu eenmaal op een moment dat het hen goed uitkomt. Of anders juist voor het order cutt-off-moment. Veel magazijnen in de nationale distributie kennen het fenomeen dat 70 procent van de orders tussen 13.00 en 17.00 uur binnenkomt, terwijl deze voor 19.00 of 20.00 uur transportgereed moeten zijn.

Deze piekbelasting moet opgevangen kunnen worden. Hiervoor is voldoende capaciteit nodig. Een van de methoden is om alle werkzaamheden zodanig te plannen, dat er in de middag geen andere werkzaamheden, zoals Goederenontvangst en Inslag, Replenishment en overige niet-tijdkritische activiteiten plaatsvinden.

 

Geen wonderen verwachten

Ondanks dat de klant nog immer koning is, blijkt vaak dat met een goede communciatie naar klanten er wel enige afvlakking verkregen kan worden. Men moet er geen wonderen van verwachten. Maar maak er wel gebruik van. Alle kleine beetjes helpen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat klanten eenvoudig deelorders kunnen plaatsen, die in één keer worden uitgeleverd en waarbij men maar één paklijst krijgt.

 

  • Stamgegevens

Regelmatig vraagt men zich af waarom klanten geen hele omverpakkingen bestellen, maar altijd een aantal stuks die dan weer verpakt moeten worden. Waarom bestelt de klant tien stuks, terwijl een omverpakking bestaat uit acht stuks?

Opvallend vaak blijken de omverpakkingsgegevens niet bekend te zijn bij de klant of bij de verkoop binnendienst. Bestandvervuiling komt vaak voor. Dit levert onnodige kosten op. Klanten willen vaak juist hele omverpakkingen ontvangen; ze moeten dan wel weten hoeveel er inzitten. En de toeleveranciers moeten niet te vaak wisselen van verpakkingseenheid.

 

Meeste winst in performance

Naast deze maatregelen zijn er vele andere mogelijk. Ieder magazijn heeft zijn eigen karakteristieken en zijn eigen managers. Te vaak wordt echter aandacht geschonken aan het alleen maar meten van de performance van de medewerkers. Het structureel verhogen van de performance krijgt echter minder aandacht. Terwijl daar juist de meeste winst in zit.

Reageer op dit artikel