blog

Customization of een gefaseerde implementatie?

Warehousing

Een groothandel in bouwmaterialen, wilde zijn magazijnprocessen verder automatiseren. De papieren rompslomp koste meer arbeid dan het fysieke werk.
De informatiestromen moesten maar eens geautomatiseerd worden.
Op de WMS-dag in Ede had men veel systemen gezien. Men had tevens veel mogelijkheden gezien.

Er werd intern een projectgroep gevormd en diverse leveranciers gaven een demonstratie. Uiteraard was het een standaarddemonstratie; de specifieke eisen van de bouwmaterialen handel zouden via customizations opgelost worden.

 

De gebruikers moesten de functionele eisen maar eens beschrijven. Er werd een beschrijving gemaakt van de huidige situatie, met alle mogelijkheden en uitzonderingen. Alles wat nu kon, moest straks ook kunnen, maar dan geautomatiseerd.

De 3 leveranciers met de mooiste demo werden weer uitgenodigd.

 

Er werden twee demo’s gegeven, waarbij met veel kunst en vliegwerk, en veel gedefinieerde “customizations” eventueel een passend systeem zou kunnen worden gemaakt. Over kosten werd nog niet gesproken. Het zou wel een groot en complex systeem worden.

De derde leverancier gaf echter aan geen demo te kunnen geven.

Hij gaf aan dat er meer afwijkende functionaliteit werd gevraagd dan standaard functionaliteit. Er rezen grote zorgen.

 

Er werd met één leverancier afgesproken uit te gaan van de standaard mogelijkheden van zijn pakket. Er werd een inventarisatie gemaakt per functie-gebied hoe dit ingevuld kon worden. Er bleef veel papierwerk over, dat niet geautomatiseerd kon worden.

 

De belangrijkste afwijkingen werden nogmaals onder de loep genomen. Hiervoor moesten toch echt customizations gebouwd worden. Er ontstond veel discussie over de  functionaliteit die systeem technisch aangepast moest worden, de punten die organisatorisch opgelost moesten worden en de “probleemgebieden” die  gewoon niet te automatiseren waren. Er was tevens veel verschil van mening over de indeling. En er ontstond een patstelling. De hakken gingen in het zand.  Het project viel stil.

 

Toch wilde iedereen verder.

Uiteindelijk werd men het eens over een fasering.

De consolidatie zou voorlopig manueel blijven, met beperkte systeemondersteuning.

De belangrijkste customizations werden in de eerste fase doorgevoerd. De overige punten werden “ tijdelijk” organisatorisch en manueel opgelost. Via een 2-tal vervolgfasen zouden consolidatie en de overige customizations worden ingevoerd.  Er bleef behoorlijk wat manueel werk over, maar het systeem leverde wel direct grote voordelen op.

 

De eerste fase ging live. Met de nodige problemen. Na 2 maanden was het systeem echter  stabiel. Men was achteraf blij dan men het systeem gefaseerd had ingevoerd. De opstarproblemen bleven daardoor beperkt tot wat acceptabel was.

 

De 2e fase moest worden opgestart. Het geplande overzicht met customizations voor de 2e fase klopte echter totaal niet meer.

Doordat men met het systeem had leren werken, bleek dat een aantal punten niet meer aangepast hoefde te worden. De organisatie had veel zaken eenvoudig organisatorisch te hebben opgelost. Er kwamen echter wel nieuwe punten bij; zeker niet de kleinste.

 

Consolidatie en een aantal systeemtechnische aanpassingen werd in de 2e fase ingevoerd. En toen draaide het systeem naar tevredenheid.

 

De 3e fase werd nog wel geevalueerd maar nooit meer geimplementeerd. De kosten van de aanpassingen waren te hoog om terug te verdienen. Een belangrijker punt was echter dat de complexiteit te veel toe zou gaan nemen. En het systeem was al behoorlijk complex geworden.

 

Iedereen was overigens tevreden met systeem zoals het functioneerde. En men was er achter gekomen dat de organisatie toch het belangrijkste was. WMS-systemen kunnen niet alle praktische problemen oplossen. Gelukkig had men daar  nog flexibele en creative mensen voor.

 

Door uit te gaan van een fasering in de implementatie, kon men de eerste fase wat complexiteit betreft terugbrengen tot een niveau dat acceptabel was voor alle partijen. En tot een niveau dat implementeerbaar was. De start was daarmee gemaakt. Men leerde te  werken met het systeem. Het inzicht groeide hierdoor en de verwachtingen werden bijgesteld. De 2e fase werd hierdoor eenvoudiger en tevens beheersbaar.

Het nederlandse poldermodel werkt ook bij WMS-implementaties.

 

 

Reageer op dit artikel