blog

Wat is Labour Management en wat doet het in een WMS?

Warehousing

Wat is Labour Management en wat doet het in een WMS?
Toekennen employees en transportmiddelen aan Labour Areas

Labour Management zorgt er actief voor dat het werkvloerpersoneel en/of de betreffende apparatuur op verstandige wijze het werk aangeboden krijgt. Henk van Voorst, Davanti Warehousing, gaat in het eerste deel van dit expertartikel onder meer in op de elementen die een belangrijke rol spelen bij de werkverdeling.

Wie verstaat wat onder Labour Management?

Labour Management is op het gebied van warehouse management systems (WMS) een veel gehoorde term. Bij nadere analyse van de aangeboden faciliteiten blijkt daar bijna altijd Labour Planning mee bedoeld te worden. Enkele WMS-leveranciers hebben een ‘suite’ die Labour Management genoemd wordt, maar die niet anders doet dan in beeld brengen wat de einde werktijd zal zijn bij een bepaald werkaanbod van een bepaalde soort, bij bepaalde normtijden en bij een bepaalde hoeveelheid ingezette resources.

 

WMS-experts zoals Jeroen van den Berg voegen daaraan terecht toe: ‘met gebruik van bepaalde intelligentie’. En daar zit hem nu de crux: de intelligentie die in de planning gestopt wordt, moet natuurlijk wel in de praktijk van alledag toepast kunnen worden. Dat toepassen duidt op Management en niet op Planning. Labour Management dient werk te managen. Wat heb je aan een planning tool met intelligente algoritmen die door het WMS of door de organisatie niet toegepast (kunnen) worden?

 

Labour Management is een van de kernpijlers van het WMS en geen suite of module. Labour Management is niet te scheiden van de basisfunctionaliteit. Het is de basisfunctionaliteit. En lang niet alle WMS-systemen ondersteunen de functionaliteit die in dit artikel geraakt wordt. Sterker nog: het is alleen the top of the bill die dat doet. Telkens wanneer in dit artikel gesproken wordt over ‘het WMS’ wordt bedoeld ‘het WMS dat Labour Managment ondersteunt’.

 

Wat doet Labour Management in een WMS?

Labour Management zorgt er actief voor dat het werkvloerpersoneel en/of de betreffende apparatuur op verstandige wijze het werk aangeboden krijgt. Verstandig in de zin van: de optimale mix van efficiëntie en urgentie. Efficiëntie wanneer tijd en ruimte dat toestaan, urgentie wanneer voor die ene opdracht haast geboden is. De bestuurder van het magazijn (logistiek manager, magazijn manager) zorgt ervoor dat Labour Management zodanig is ingesteld (algoritmen, parameters) dat het systeem volgens vooraf bedachte manier het werk uitdeelt aan mens en middelen.

 

Labour Management beschikt over:

Inzicht in de magazijngebieden waarin de diverse soorten van werkzaamheden moeten plaatsvinden en de karakteristieken van deze gebieden.

Inzicht in de (beschikbaarheid van) resources die het type werk kunnen uitvoeren en de karakteristieken van deze resources. Resources kunnen zowel personen als middelen zijn en ook hun combinatie.

Inzicht in het werkaanbod, de kwantitatieve karakteristieken ervan (hoeveelheden, volume) en de vereiste tijdigheid en kwaliteit (SLA).

Algoritmen en parameters die bepalen hoe het werk het verstandigst verdeeld kan worden (meer daarover in deel twee van dit expertartikel).

Pro-actief signaleringssysteem dat continu toont in hoeverre de uitvoering van de werkzaamheden in de pas loopt met de planning.

Evaluatie-tools die duidelijk maken of de vooropgestelde bedoeling waargemaakt is en ook of de randvoorwaarden nog in overeenstemming zijn met de ingestelde werkmethode.

 

Labour Management geeft de bestuurder signalen wanneer er exceptionele situaties ontstaan waarin de bestuurder geacht wordt zelf – via het WMS of anderszins – sturing te geven.

 

Labour Management gaat in principe uit van real-time communicatie met de werkvloer (RF, Voice, PfL en PtL) maar kan – met beperkte functionaliteit – ook werken in batch communicatie (papier).

 

Kernentiteiten bij het toekennen van werk aan middelen (mens / machine)

Het type werklast, de topografie van het magazijn en de soort en het aantal beschikbare resources  vervullen een belangrijke rol bij de werkverdeling.  

 

Labour Types

Resources zijn in de regel geschikt voor een bepaald soort van werkvloerwerkzaamheden. Wat zijn qua structuur die soorten van werkzaamheden?

Het verplaatsen van materiaaldragers, leeg of met daarop de goederen (al dan niet gepickt) van de ene locatie naar de andere. Dit zijn de zogenaamde ‘hele pallet bewegingen’ of in case/stuks-gebieden: bewegingen van totes, cartons of ‘stock in eigen verpakking’ (pick to belt). Dit type verplaatsing heet ook wel carrier-move of eenvoudigweg C-move.

Het verplaatsen van goederen van de ene materiaaldrager naar de andere, zoals het picken van colli of stuks van de pallet in de grijplocatie naar een verzamelpallet, verzameltote of -doos of rolcontainer of het uitventen van goederen over diverse materiaaldragers (negative picking, transito, pick-to-zero). Deze verplaatsing is de zogenaamde stock-move of S-move.

 

Activiteiten die geen verplaatsing zijn van dragers of stock, maar wel de inzet van resources vragen, bijvoorbeeld telopdrachten, stickeren. Dit kunnen zaken zijn die door het WMS worden opgedragen of die buiten het gezichtsveld van het WMS door bestuurders worden opgedragen en vooraf of achteraf in het WMS geregistreerd worden (bijvoorbeeld schoonvegen van een zone). Dit zijn de zogenaamde ‘general activies’ of A-moves.

 

Resources

Resources bestaan uit mensen en middelen (devices) en hun combinatie op een bepaald moment.

Employees zijn personen die een bepaalde rol (rollen) kunnen vervullen en die geautoriseerd zijn bepaalde transporttypes (of specifieke transportmiddelen) te besturen en – eventueel – om te gaan met bepaalde productgroepen of liever gezegd: met bepaalde groepen niet. Ook maximale reikhoogte en maximaal tilgewicht kunnen (beperkende) karakteristieken zijn.

Devices (transportmiddelen) voeren de werkzaamheden uit, die kunnen dat zelfstandig (automatische kranen, conveyors) of onder besturing van een employee (vorkheftruck). Devices zijn gekoppeld aan bepaalde gebieden, soms ‘eng’ (vaste gang), soms ruim (hele magazijn). Devices zijn van een bepaald type (transporttype).  Ook de devices hebben hun karakteristieken (mogelijkheden en beperkingen).

 

De drie labour typen (C, S, A) worden gekoppeld aan ‘devices’ die gekwalificeerd zijn dit werk te doen, bijvoorbeeld transporttype ‘reachtruck’ voor C-moves. Employees kunnen op hun beurt worden toegekend aan transportmiddelen, maar dat is niet in elk bedrijf verplicht. In sommige ondernemingen heeft een transportmiddel altijd dezelfde chauffeur(s), in andere is dat willekeurig.

 

Bij het toekennen van opdrachten door het WMS kan voor individuele employees productkennis een variabele zijn (wel rozen, geen orchideeën), maar ook fysieke beperkingen (maximaal 10 kilogram tillen).

 

Labour Areas

Een magazijn bestaat uit verschillende soorten gebieden. Zo zijn de werkkarakteristieken in een smalle gangen rekkensectie anders dan in een brede gangen sectie. Vlakke vloer gebieden kennen een andere verkeerssituatie dan een palletracking gebied. Een automatisch bediend gebied werkt anders dan een handmatig. Voeg daar aan toe de diverse vormen van opslag en pickfaces (front, doorrol, inrij, blokstapeling) en het is duidelijk dat in het managen van werk rekening gehouden moet worden met de verschillende karakteristieken van deze gebieden.

 

Elke magazijnlocatie is gekoppeld aan één of meer werkgebieden (Labour Area). Een Labour Area is van één bepaald labour type (C-move, S-move of A-move). Locaties kunnen lid zijn van meerdere Labour Areas, maar niet van meerdere areas van hetzelfde type. Een grijplocatie zal zodoende lid zijn van precies één S-move gebied (detail picking) maar ook van precies één C-gebied (vanwege het aanvullen van de grijppositie met een hele pallet). Dat kunnen dus twee totaal verschillende gebieden zijn, die elkaar v.w.b. bepaalde (reeksen van) grijplocaties overlappen.

Soms is het verstandig om telopdrachten te koppelen aan pickopdrachten. In dat geval wordt de A-move uitgevoerd in een S-gebied.

 

Toekennen employees en transportmiddelen aan Labour AreasToekennen employees en transportmiddelen aan Labour Areas

Een transportmiddel wordt toegekend aan één of meerdere Labour Areas met daarbij één ‘home area’ (zijn thuisgebied). Een device kan toegekend zijn aan één gebied (bijvoorbeeld een miniload kraan) maar ook aan meerdere gebieden (zie ook gangwissel / gebiedwissel).

Doordat de resource nu gekoppeld is aan zowel de soort van werkzaam­heden als aan een deel van magazijn, weet het WMS welke opdrachten passend zijn voor de resource.

 

Werkelijke beschikbaarheid resources

Bij het uitdelen van werk door het WMS is het niet interessant te weten welke resources er aanwezig horen te zijn; het gaat erom te weten welke resources er – nu – echt zijn. Dat is één van de redenen dat planning geen substitutie is voor management. Het WMS moet dus weten welke resources op dit moment beschikbaar zijn en waar deze zich bevinden. Dat is de reden dat Labour Management uitgaat van real-time communicatie.

 

De communicatiemethode verwacht dat personen en/of devices aanloggen en afloggen. Het WMS kent derhalve de directe beschikbaarheid van de resources. Omdat het WMS zelf het werk verstrekt en locatiebeheer eveneens ten grondslag ligt aan het WMS, weet het WMS op elk moment welke resource zich waar bevindt – of tenminste waar de resource vandaan komt en waar hij naar toegaat – en wat de opdracht is die op dit moment door de resource onderhanden is. Dit zal medebepalend zijn voor de keuze van de opdracht die de resource van het WMS krijgt na uitvoering van de onderhanden zijnde taak.

 

Taak naar de resource

C-move: Wanneer een resource een opdracht afmeldt, dan weet het WMS – vanuit die opdracht – waar de resource zich op dat moment bevindt. Het WMS kan nu uit de pot van uit te voeren opdrachten de meest geschikte kiezen om te verstrekken aan de resource. Hier vechten efficiëntie en urgentie om de prioriteit.

Het is denkbaar dat bepaalde opdrachten ideaal te combineren zijn in kortste afstand en gelijke urgentie. In dat geval wordt ‘de combinerende opdracht’ gereserveerd voor de resource bij verstrekking van de geselecteerde opdracht.

S-move: de picklijsten kunnen samengesteld zijn op basis van diverse criteria maar één ding is altijd aan de orde: de picklijst is voor één employee. Derhalve zal het WMS alle picking­instructies van dezelfde picklijst ‘reserveren’ voor dezelfde resource (employee en device). Het verstrekken van de individuele pickopdrachten gaat volgens ‘volgorde’ parameters. De wijze van opdragen is RF (beeld), Voice picking, Pick-to-light, Pick-from-light of papier.

A-move: telopdrachten zoals de wall-to-wall count worden verstrekt zoals S-moves (per elektronisch document).

 

Resource naar de Taak

In veel WMS-en/magazijnen is het nog zo dat de bestuurder zelf de opdrachten uitdeelt aan de employees. Dat kan vaak ook bij WMS-en die zelf het werk managen, maar daar is dat een – veelal minder gewenste – uitzondering.

 

Planning

Het is inmiddels duidelijk dat het WMS Labour Management verder gaat dan het opstellen van een planning. Desalniettemin is het prettig wanneer het WMS kan plannen. Het professionele WMS Labour Management kent een planning met eindige horizon en bestaat uit een aantal componenten:

 

  • Theoretische beschikbaarheid van personeel.
  • Werkelijke beschikbaarheid van personeel.
  • Theoretische afstemming personeel en werk.
  • Praktische (operationele) bijstelling personeel en werk.

 

Theoretische beschikbaarheid personeel

Het is gebruikelijk om per week (of voor een aantal weken tegelijk) een beschikbaarheidrooster te maken. Daarvoor moeten de openingstijden van de operatie aan het WMS bekend zijn. Die kunnen variëren per hoofdmagazijn, bij magazijn en zelfs per magazijndeel. De kalender is ook bekend met feestdagen en collectieve vrije dagen. Daarnaast zijn de pauzetijden (op diverse niveaus) op shift/dagbasis bekend.

 

De planning wordt ingevuld per shift en door toekenning van personen aan de shift dus ook per persoon. Liefst wordt er onderscheid gemaakt tussen eigen personeel en interims. De planning is bruto/netto (exclusief en inclusief pauzes). Vakantie, verlof, ziekte, doktersbezoek (etc.) kunnen als eventuele afwezigheidsreden worden opgegeven. Hiermee is de theoretische aanwezigheid per persoon bekend voor de komende week, bruto en netto.

 

Werkelijke beschikbaarheid van personeel

Via collectieve en individuele aanlogmethodieken wordt de beschikbaarheid van individuele werknemers en andere resources (automatische kranen) geregistreerd. Het WMS beschikt over tijdregistratievoorzieningen.

 

Theoretische afstemming personeel en werk

Dagelijks wordt de taakstelling van het magazijn omgerekend naar het aantal noodzakelijke resources per type werkzaamheid. Als invoer gelden de voorziene ontvangsten en uitgiften voor de komende dag. De ontvangsten en uitgifteopdrachten kunnen op basis van kengetallen (product) worden gedecomposeerd naar theoretisch elementaire bewegingen, rekeninghoudend met hele pallets, kartons en stuks. Tevens worden aanvullingen van grijplocaties voorzien. Ook het lossen en laden van trucks wordt begroot.

Voor de inslag wordt een inschatting gemaakt van het aantal homogene pallets en mixed pallets dat binnen zal komen en van het aantal ompakkingen. Dit alles theoretisch.

 

Op de aldus begrote transacties worden vervolgens de normtijden losgelaten om zodoende de behoefte voor de komende dag te kennen. In de normtijden zit de intelligente manier van werken verdisconteerd. Hieruit volgt per rol de resourcebehoefte voor het gekozen tijdsinterval.

 

De aldus berekende werklast (in tijd per rol) wordt afgezet tegen de theoretisch resource- beschikbaarheid. De bestuurder trekt hieruit zijn/haar conclusies: langer/korter werken, meer/minder resources. Hiertoe is het handig om van een employee te weten of hij/zij een interim is of een vaste medewerk(st)er.

 

Praktische (operationele) bijstelling personeel en werk

Het WMS kent een aantal tools die inzicht geven in de voortgang van het werk. De belangrijkste inzichten die geleverd worden zijn:

Productiviteit van de afgelopen uren.

Weergave van ‘todo’ bij de huidige productiviteit (dus niet naar normtijd) en werklast gespecificeerd naar werkgebied (extrapolatie productiviteit afgelopen uren).

Voortgang gemeten naar de doelstelling per uur. Duidelijk moet zijn of de voorbereidende werkzaamheden om tot de gewenste resultaten per uur te komen op schema liggen.

 

Rapportage

Het WMS kent evaluatietools (of kent daarmee een interface) zodat de werkwijze, uitgedrukt in voor de handliggende KPI’s, geëvalueerd kan worden. Hierbij kan gedacht worden aan een short term analyse en een trendanalyse. Deze rapportage is voor de bestuurder input om in het WMS eventueel stuurinformatie en/of normtijden bij te stellen.

Reageer op dit artikel