blog

Testen kunnen alleen gebruikers

Warehousing

IT-specialisten kunnen ingenieuze systemen ontwikkelen die de mooiste technische faciliteiten hebben. Om te zien of alle functies van zo’n systeem goed werken, kunnen ze het bovendien testen tot op de kleinste details. Toch is er uiteindelijk maar één test die echt telt.

Testen kunnen alleen gebruikers
Systeemanalist

Een producent van moderne meubelen ging met zijn tijd mee. Telkens wanneer de omstandigheden of de leveringswensen van zijn klanten veranderden, paste hij het assortiment aan. Het logistieke systeem had daarbij zijn vaste aandacht. Om tevreden klanten te houden is de juiste levering op de juiste tijd en plaats tenslotte cruciaal. De meubelproducent had dan ook een professionele logistieke organisatie opgezet. Er was alleen nog een dedicated WMS-systeem nodig.

 

Echte test

Na een uitgebreide selectie viel de keuze op de leverancier die de duidelijkste projectaanpak had. Deze ging aan het werk en sloot de ontwikkelingsfase af met een veelomvattende testperiode. Het systeem werd uitvoerig onder de loep genomen, eerst in house bij de leverancier en later in het magazijn van de meubelproducent zelf. Het systeem kwam er prima uit en het werd geïmplementeerd. Feitelijk brak toen pas het begin van de echte test: heet moment dat de gebruikers met het systeem gingen werken.

 

Niets lukte

Het WMS-systeem moest ineens grote aantallen orders verwerken. Er bleken uitzonderingen te zijn die de leverancier niet had kunnen bedenken. Bovendien bleken de gebruikers anders met het systeem te werken dan gedacht. Het leek wel of er niets meer lukte.

 

Praktijk eisen

Het is ook niet zo gek dat het in de praktijk mis ging. Een WMS-systeem wordt ontwikkeld en ingericht door systeemspecialisten. Zij gaan uit van een functioneel ontwerp op basis waarvan zij het systeem stapsgewijs ontwikkelen. Wanneer de ontwikkelaars vinden dat het systeem klaar is, zullen zij het functie voor functie testen. Net zolang tot alles een keer is doorlopen. Wanneer al die functies technisch goed zijn bevonden, wil dat nog niet zeggen dat ze ook in de praktijk voldoen aan de gestelde eisen.

 

Gebruikers

De echte test kan dan ook alleen door gebruikers worden gedaan. Zij beoordelen het systeem niet op de procedures, maar op andere aspecten. Voor hen is het systeem geen op zichzelf staand stuk techniek, maar een hulpmiddel. Als het goed is, helpt het systeem hen het dagelijkse werk beter uit te voeren.

 

Trainingsperiode

Zeker wanneer er veel activiteiten door elkaar lopen, wat in een in house testsituatie vaak niet het geval is. Zelfs als de leverancier het systeem door en door test, ook bij uitzonderingssituaties, is het nog steeds noodzakelijk dat de gebruikers eerst zelf een uitgebreide test doen. Pas dan kunnen ze goed beoordelen of het systeem optimaal werkt. Zo’n test is dan ook meteen een belangrijke trainingsperiode, die een forse tijdsinvestering vergt.

 

Veel meer tijd

Bij onze meubelproducent nam die periode zelfs nog veel meer tijd in beslag. Het testen moest langer doorgaan dan gepland. Bovendien vergde het veel meer inspanning van de leverancier. Twee maanden lang waren er vier extra medewerkers aan het werk om de tests naar tevredenheid af te ronden. Deze aanpak was wel de redding van het project. Doordat het systeem uiteindelijk door en door was getest, ook in de praktijk, werkte het goed. De klanten waren tevreden, en dat was per slot van rekening het doel van het hele traject. Kortom neem bij de implementatie van een nieuw systeem de tijd om uitvoerig te testen. De geïnvesteerde tijd betaalt zichzelf terug.

Reageer op dit artikel