artikel

Tool zorgt voor efficiëntere workforce in distributiecentrum

Warehousing 569

Van werkroosters met de hand naar het plannen met een geavanceerd workforce platform. E. den Dekker zette deze stap. En dat bespaart de groothandel in planten vele uren werk in het distributiecentrum in Honselersdijk.

Tool zorgt voor efficiëntere workforce in distributiecentrum

Bij het distributiecentrum van E. den Dekker zorgen honderd medewerkers in binnen- en buitenland dagelijks voor de import en export van planten van 1.500 verschillende kwekers naar supermarkten, retail en warehouses in heel Europa. Daar komt veel automatisering bij kijken. Toch ging hier tot voor kort alle urenregistratie en roostering van het personeel nog met de hand. Daarvoor gebruikten medewerkers pen, papier, whats’app, excel-lijsten en veel onderbuikgevoel. Verre van een ideale situatie. Om de efficiency op basis van data te kunnen verhogen besloot het bedrijf vier jaar geleden om met het PEP total workforce platform van Nedap Workforce Management te gaan werken. Dit systeem werd vanaf dat moment ingezet voor het plannen van  de vaste medewerkers en de flexkrachten.

Productiviteit en efficiency verhogen

Max Lumenta, Logistiek Manager, vertelt over de situatie voor en na de inzet van PEP. “Wij werken samen met meerdere uitzendbureaus. Voordat we onze urenregistratie en personeelsplanning

Max Lumenta

automatiseerden hielden we dus verschillende soorten urenbriefjes en excel-lijsten met de hand bij. Dat was natuurlijk ontzettend foutgevoelig. Zo was alleen het correct spellen van de mooie, maar vaak ingewikkelde buitenlandse namen van onze krachten een uitdaging. Ook de uren hielden we handmatig bij. Vervolgens probeerden we op basis van al onze notities foutloze berekeningen te maken. Er was ook nog een whats’app groep waarin wij onze aanvragen dropten zodat de uitzendbureau’s het op konden pakken. Dat leek makkelijk, maar was allesbehalve overzichtelijk natuurlijk. Het roosteren van ons vaste personeel ging vaak mondeling omdat we geen roosteroplossing hadden. Daarnaast hadden we onvoldoende inzicht in de werkelijk gewerkte uren. Daardoor konden we onze efficiency en productiviteit niet meten. Want wie kwam hoe laat binnen? Wat deed iemand op een dag? En hoeveel uur maakte iemand eigenlijk? Die data hadden we niet en dus konden we medewerkers nooit aanspreken vanuit feiten. Alleen vanuit onderbuikgevoel.

 

Zo ziet het logistieke proces en bij E. den Dekker er uit

 

Inzicht in efficiency

Eén van de grootste kostenposten in een distributiecentrum zijn de personeelskosten, zo ook bij E. den Dekker. Lumenta: “Best vreemd dus dat we hier onvoldoende inzicht en overzicht in hadden. Dat moest anders. We wilden meer inzicht in onze efficiency. Ook wilden we meer inzicht in wat klanten van ons vroegen en wat dat ons kostte: iedere klant heeft namelijk weer andere eisen en wensen. Zo willen sommige klanten de bakken strakker ingepakt hebben. Dat kunnen we realiseren, maar dat kost meer tijd en brengt dus meer kosten met zich mee. Voordat we met PEP gingen werken, hadden we geen inzicht in wat deze extra kosten waren. Hetzelfde gold voor de extra tijd die we kwijt waren aan klanten die op het laatste moment nog een nabestelling plaatsten; we misten inzicht.”

‘We hadden tijdsregistratie nodig om normen, targets en kpi’s te kunnen opstellen.'

De eerste stap naar meer inzicht in efficiency was om zaken vanuit logistiek oogpunt anders proberen te organiseren. “Dat liet ons echter al heel snel inzien dat we tijdsregistratie nodig hadden om normen, targets en KPI’s te kunnen opstellen. Daarvoor wilden we een systeem waarin medewerkers eenvoudig konden inklokken en dat ons helder inzicht gaf. We nodigden een aantal partijen uit en PEP bood precies dat wat we wilden. Onze keuze was snel gemaakt. Binnen een paar dagen was de implementatie van PEP geregeld en waren we ‘up and running’. Dat verliep allemaal heel soepel.”

Eenvoudig voor medewerkers

“Het handige aan PEP is dat we medewerkers niet eerst hoeven te registeren. Met een paar muisklikken zijn nieuwe vaste medewerkers namelijk al voorzien van een pasje. Uitzendmedewerkers hoeven we niet eens zelf te registreren. Zij komen binnen, steken hun pasje in de reader en klaar. Zo simpel werkt PEP. Dit was belangrijk voor ons omdat we vaak nieuwe krachten vanuit het uitzendbureau krijgen; zij moeten meteen met ons registratiesysteem kunnen werken. Nieuwe flexkrachten worden nu door het uitzendbureau eenvoudig aan het systeem gekoppeld zonder dat wij hier niets voor hoeven te doen. Bij ons klokt iedereen nu in, flexkrachten en vast personeel. Omdat we allemaal ook inklokken als we een taak op een andere afdeling gaan verrichten, registreren we alle uren waar ze horen en kunnen we steeds per kostenplaats zien hoeveel uren er worden gemaakt. De flexibele inklok-kastjes van PEP zijn hiervoor ook een uitkomst. Je hebt geen extra kabels of stroompunten nodig als je een inklok-kastje op een andere kostenplaats wilt installeren. Zo gebruik ik drie kastjes als flexibele kostenplaats, bijvoorbeeld als we opstarten met een nieuwe klant. Het flexibele klokkastje geeft mij inzicht in hoe lang we met bepaalde taken bezig zijn. Ik houd deze registraties zo gescheiden van de normale daghandel. En dit alles kan ik in het systeem eenvoudig zelf aanpassen zonder dat ik hiervoor een beroep op dure consultancy hoef te doen.

Lees ook: 10 redenen waarom medewerkers vertrekken

‘Dankzij PEP kunnen we de inzet van onze vaste en flexkrachten zo efficiënt mogelijk benutten; real-time en tot op de seconde nauwkeurig.’

Inzicht in processen op basis van data

De data die wordt opgehaald met PEP geeft inzicht in waarom bepaalde deadlines niet gehaald zijn. Lumenta: “Voorheen miste ik dit inzicht en werkte ik op basis van aannames. Nu kunnen we tot op de seconde terug zien waarom de planten niet op tijd op de kar zijn gekomen. Bovendien kunnen onze teamleiders er dankzij PEP tot op de seconde voor zorgen dat de inzet van al onze vaste en flexkrachten zo efficiënt mogelijk wordt benut: is iemands inzet niet meer nodig? Dan kan diegene naar huis of hij springt bij op een andere afdeling waar ze op dat moment juist extra inzet nodig hebben. In dat geval klokt diegene hier natuurlijk direct in zodat de registratie van uren per kostenplaats blijft kloppen. Dankzij dit real-time inzicht in onze werkvoorraad en in onze inzet van personeel besparen we enorm veel geld; we kunnen immers direct bijsturen als bijzonderheden zichtbaar worden.

Ook roosteren met PEP

De urenregistratie van PEP bleek zo goed voor E. den Dekker te werken dat het bedrijf een half jaar geleden besloten ook te gaan roosteren met PEP. Dit omdat we onder andere inzicht wilden in wat we van een uitzendbureau hadden gevraagd en wat we hadden gekregen. Dankzij dit verkregen inzicht vindt ons overleg en onze samenwerking met de uitzendorganisaties nu op een hoger niveau plaats. PEP is daarnaast voor mij een middel om aan onze inkoop/verkoop afdeling op basis van statistieken te laten zien waarom iets te laat was en hoe we hebben gedraaid. Het verschil tussen de geroosterde en de daadwerkelijk gerealiseerde uren geeft ons inzicht daarin.”

'Wij werken nu goedkoper, omdat wij het op- en afschalen van onze benodigde medewerkers veel beter onder controle hebben.'

Goedkoper werken

“Wat we merken is dat wij veel goedkoper werken dan voorheen, omdat wij het op- en afschalen van onze benodigde medewerkers veel makkelijker kunnen regelen en beter onder controle hebben. Dat komt dankzij de eenvoud van PEP. Daarnaast heeft iedere medewerker zelf nu beter en eenvoudiger inzicht in gewerkte uren, verlof aanvragen en vakantiedagen. PEP houdt het allemaal bij. En als we er een keer niet uitkomen, dan is de support afdeling van PEP echt fijn. Ze weten alles direct of anders binnen een half uur.”

Wet Arbeidsmarkt in Balans

Het is niet alleen belangrijk om de exacte gewerkte uren te weten voor de beloning. Ook is een tijdige inschatting van de benodige workforce nodig om onnodige personeelskosten te voorkomen. De Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), die per 1 januari 2020 ingaat, laat namelijk een aantal veranderingen zien in de rechten van oproepkrachten. Zij krijgen het recht een oproep te weigeren als zij niet ten minste vier dagen van tevoren worden opgeroepen. Ook houden oproepkrachten recht op loon als binnen vier dagen voordat het werk zou moeten aanvangen, het werk wordt afgezegd of het tijdstip wordt gewijzigd. De termijn van vier dagen kan bij cao worden verkort tot 24 uur. Bij continuering van het dienstverband na twaalf maanden, moet de werkgever de oproepkracht een aanbod doen voor het gemiddeld aantal uren in de voorgaande twaalf maanden. Doet hij dit niet, dan kan de werknemer toch loon claimen voor dat gemiddeld aantal uren.

Lees ook: Personeelstekort: mismatch vraag en aanbod grootste boosdoener

 

Reageer op dit artikel