artikel

Amphia vernieuwt zijn complete ziekenhuis en de logistieke aanpak

Warehousing 2726

Nieuw ziekenhuis, nieuwe werkwijzen en een nieuwe logistiek. Dat is de opdracht waarvoor het Bredase ziekenhuis Amphia staat. Het nieuwe hospitaal is bijna gereed. De nieuwe logistieke werkwijze eveneens. Het doel: efficiency en patiëntenzorg verhogen en de kosten verlagen.

Amphia vernieuwt zijn complete ziekenhuis en de logistieke aanpak

De zorg moet goedkoper en efficiënter en dus ook de logistieke operatie. Veel afdelingen in ziekenhuizen hebben van oudsher een grote mate van autonomie. Dat werkt door in de logistiek: de afdelingen bestellen wat ze nodig hebben. Het gevolg is dat veel afdelingen (ruime) subvoorraden aanleggen om misgrijpen te voorkomen. Te veel voorraad betekent ook extra handling en opslagruimte en (te) hoge kosten. In het Amphia Ziekenhuis in Breda behoort dit alom bekende scenario van te veel voorraad binnenkort tot het verleden. Evenals de lange looplijnen voor de bevoorrading. Aan de rand van Breda is een spiksplinternieuw ziekenhuis verrezen. Direct naast het bestaande pand, dat deels in gebruik blijft als hospitaal en deels andere zorginstellingen gaat huisvesten,  is een ziekenhuis met een vloeroppervlakte van 76.000 vierkante meter gebouwd. Vernieuwing die nodig was. Het huidige ziekenhuis is te oud, te klein en bovendien te complex.

Veel leeglooptijd

Amphia bestaat uit drie locaties; naast twee vestigingen in Breda heeft Amphia nog een ziekenhuis in Oosterhout. Het gevolg: “Veel leeglooptijd”, aldus Vincent van Leeuwen, productmanager Logistiek bij Amphia. Van Leeuwen doelt niet enkel op de vele pendeluren tussen de diverse locaties door artsen en verpleegkundigen, maar ook van goederen. Want naast de drie locaties beschikt het ziekenhuis over twee afzonderlijke, centrale magazijnen in Breda en een opslaglocatie in Oosterhout. Het gevolg: een inefficiënte logistieke operatie.

 

ziekenhuis

Vincent van Leeuwen

Centraal magazijn

Het nieuwe ziekenhuis, dat eind dit jaar operationeel is, moet dat veranderen. Amphia krijgt straks één centraal magazijn. Onder het bestaande gebouw in Breda beschikt het ziekenhuis over een kelder van 4.000 vierkante meter die deels dienst doet als magazijn. Deze ruimte wordt momenteel verbouwd en opnieuw ingericht. Hij gaat dienen als het centrale magazijn voor het ziekenhuis. De huidige kruip-door-sluip-dooropzet wordt vervangen door een efficiëntere indeling voor opslag en crossdock.

Steriel magazijn

Het paradepaardje van het nieuwe, centrale magazijn is misschien wel het steriele magazijn. Tussen de bouw- en sloopwerkzaamheden is een spiksplinternieuw state of the art magazijn gebouwd voor de opslag van steriele producten. Volgens Van Leeuwen is Amphia hiermee koploper in Nederland op het gebied van kwaliteit en klimatologie. De opslag gebeurt in speciaal ontworpen kasten, picken gebeurt via handscanners en loopkarren. Begin 2020 moet het nieuwe centrale magazijn gereed zijn. Tot die tijd moeten Van Leeuwen en zijn logistieke mensen flexibel en creatief zijn. Zo wordt onder meer de looptunnel die leidt naar het nieuwe ziekenhuis tijdelijk gebruikt als opslag van niet-steriele producten. “Niet ideaal, maar noodzakelijk”, aldus Van Leeuwen omdat de verbouwing van de kruip-door-sluip-doorruimtes vraagt om tijdelijke aanpassingen vanwege ruimtegebrek. 

Two-binsysteem met kanban

Noodzakelijk is ook de aanpak van de bevoorrading van de diverse afdelingen in het ziekenhuis. Zo heeft Van Leeuwen onder meer de logistiek ingedeeld naar typen afdelingen (zoals medisch, niet-medisch en acute-zorgafdelingen) en soorten producten: algemene voorraad, dure koopproducten en bulkgoederen. Een andere aanpassing is dat in de nieuwe opzet het ziekenhuis wordt opgedeeld in zorgpaden (afdelingen die veel met elkaar te maken hebben, zitten dicht bij elkaar in plaats van op specialisme door het hele ziekenhuis verspreid. “Het voordeel daarvan is dat we het te verwachten verbruik efficiënter kunnen plannen en invullen. We kunnen straks namelijk in één keer grotere voorraden van bepaalde goederen afleveren; nu is dat meer versnipperd door het pand heen, wat zorgt voor lange loop- en dus levertijden.”

 

Amphia gaat werken met dagkarren en minihubs

 

In de nieuwe opzet, die in november dit jaar wordt ingevoerd, wordt voor de algemene voorraad gewerkt met het two-binsysteem met kanban. Deze werkwijze moet het aanvullen van de voorraad accurater maken en vergemakkelijken, waardoor de handlingstijd wordt gereduceerd. Momenteel wordt er gewerkt met een maxsysteem. “Het nadeel hiervan is dat er te veel kleine orders met lage waardes worden gedaan. Dure producten moeten just-in-time worden geleverd om de voorraad laag te houden, en bij bulkartikelen, die ook duur kunnen zijn, zoals perfusiepacks, staat overbrugtijd centraal.“

Meer op data sturen

In de nieuwe opzet is en blijft de afdeling
logistiek verantwoordelijk voor het scannen van de voorraadkasten. Van Leeuwen gaat straks volledig op data sturen om onnodig veel voorraad te vermijden en misgrijpen te voorkomen. “We hebben de bestelaantallen, -frequentie en voorraadniveaus van de afgelopen twaalf maanden in kaart gebracht, waardoor we exacter onze voorraadplanning kunnen maken. We gaan het dus bedrijfsmatig aanpakken en minder op gevoel.” Van Leeuwen verwacht door de nieuwe werkwijze, die wordt gekenmerkt door minder voorraadposities en grotere hoeveelheden, het aantal orderpickregels met een kwart terug te brengen van circa 400.000 per jaar naar 300.000. “De tijd die we overhouden, zetten we onder meer in voor beheer; denk aan het schoonmaken van planken in het steriele magazijn. Ook worden de vrijgekomen uren ingezet voor het dagelijks aanvullen van de dagkarren op de verpleegafdelingen.”

 

 

ziekenhuis

Amphia gaat in de nieuwe opzet werken met dagkarren en minihubs voor de kamers. Het nieuwe ziekenhuis heeft straks enkel eenpersoonskamers. Waar nu veelal op kamerniveau of in een centrale verpleegruimte wordt bevoorraad, gebeurt dat straks via hubs en nissen op de verdieping. Iedere verdieping heeft een minihub voor linnen en verpleegkundige artikelen. Deze hubs zijn zo’n 12 vierkante meter groot, en bevatten acht à negen voorraadkasten. Vanuit de hubs worden dagkarren gevuld door de logistieke medewerkers. Deze dagkarren, speciaal gemaakt voor dit proces, bevatten een dagvoorraad linnen en verpleegkundig materiaal (80 tot 100 stuks). Om te zorgen dat de loopafstanden voor het verpleegkundig personeel niet te groot worden, heeft iedere verdieping verdeeld over de afdeling nissen waarin de dagkarren komen te staan. “Dat houdt in dat het personeel maximaal 15 meter moet lopen van de kamer naar de voorraad.”

Sneller en veiliger

Van Leeuwen schat in dat het vullen van de karren twee uur per verdieping kost. Hoewel de aanpak nieuw is, is de verantwoordelijkheid voor het voorraadbeheer ongewijzigd gebleven. Het is en blijft een taak van de logistieke afdeling. “Als groot ziekenhuis hebben we een redelijk groot volume, waardoor dat rendabel is. Bovendien waarborgt het de kwaliteit. Als er bijvoorbeeld assortimentswijzigingen komen of recalls, kunnen we direct zorgen dat dit aangepast wordt in de hub én de dagkarren, omdat de producten in ons centrale systeem bekend zijn. Kwaliteitswaarborging”, verklaart hij die keuze. Daarnaast kunnen de verpleegkundigen zich hierdoor volledig focussen op de patiënten.

 

We gaan het bedrijfsmatig aanpakken en minder op gevoel.

 

Personeel meekrijgen

Een andere uitdaging waar Van Leeuwen voor staat, is de logistieke medewerkers overtuigen van de nieuwe werkwijze. “Wij doen dat door de medewerkers al in een vroeg stadium bij het proces te betrekken en in werkgroepen mee te laten denken.” Hoewel Van Leeuwen daar tevreden op terugkijkt, is de race nog niet gelopen. De aanpak betekent onder meer andere werktijden. Zo moeten medewerkers straks eerder beginnen en moet er één keer per vier weken op zaterdag worden gewerkt. Een gevolg dat niet bij alle medewerkers even positief valt.

Wensen zijn er ook nog: Van Leeuwen wil graag het kanbansysteem uitrusten met RFID, net als in het Medisch Spectrum Twente. “Maar dat is iets voor de toekomst. Nu richten we ons eerst op de verhuizing en de nieuwe logistieke opzet.”

 

De logistieke afdeling in het Amphia Ziekenhuis telt dagelijks 69 fte’s. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de goederenlogistiek en het interne transport binnen het ziekenhuis. Patiëntenvervoer, linnen, afval en post vallen hier eveneens onder. Vanaf eind 2019 is ook het transport van instrumentarium van de centrale sterilisatieafdeling onderdeel van de afdeling, evenals het vervoer van medicatie.

 

 

 

 

 

Het Amphia Ziekenhuis in Breda zit midden in een grootschalig logistiek veranderproces. Het ziekenhuis heeft nu nog drie locaties, twee in Breda en een in Oosterhout met twee centrale opslagmagazijnen. In 2021 moet dit aantal zijn teruggebracht naar één. De locatie Lange Dijk in Breda gaat dicht. Het ziekenhuis in Oosterhout heeft in 2021 enkel een poliklinische functie. Opereren en overnachten gebeurt in het nieuwe pand.
Momenteel heeft Amphia 765 bedden. In 2021 is dat aantal 692.

Reageer op dit artikel