artikel

Louwman krijgt met WMS meer sturingsmogelijkheden

Warehousing Premium

Louwman krijgt met WMS meer sturingsmogelijkheden

Drie verschillende operaties, aangestuurd door drie verschillende IT-systemen. Dat was de situatie in het magazijn van Louwman Logistics. Met de implementatie van SAP LES kwam daar verandering in. Het resultaat: meer inzicht in de operatie en meer sturingsmogelijkheden. Bijkomend voordeel: Louwman Logistics is dankzij de implementatie en de discussies met de klanten volwassener geworden.

Drie verschillende operaties, aangestuurd door drie verschillende IT-systemen. Dat was de situatie in het magazijn van Louwman Logistics. Met de implementatie van SAP LES kwam daar verandering in. Het resultaat: meer inzicht in de operatie en meer sturingsmogelijkheden. Bijkomend voordeel: Louwman Logistics is dankzij de implementatie en de discussies met de klanten volwassener geworden.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: Louwman Logistics   Leverancier/dienstverlener: Ctac
Plaats: Raamsdonksveer  
Branche: automotive, machine- & apparatenbouw   Bedrijfsgrootte: klein: 20 – 99 werknemers
Bedrijfstype: Logistiek   Datum ingebruikname: 01-01-2009
Productnaam: SAP Run4LES  

   

Louwman Logistics is zeven jaar geleden opgericht. De reden is van pragmatische aard. Omdat Toyota besloot de Europese onderdelendistributie in België te centraliseren, kwam het magazijn van de Nederlandse Toyota-importeur Louwman & Parqui in Raamsdonksveer grotendeels leeg te staan. Tegelijkertijd had zusterbedrijf Nimag, importeur van Suzuki, ruimtetekort in het magazijn in Heinenoord. De overkoepelende Louwman Groep besloot de voorraad spare parts van Nimag te verhuizen naar Raamsdonksveer en een aparte logistieke divisie op te richten.

 

Meer activiteiten

Naast Louwman Logistics omvat de Louwman Groep de volgende bedrijven:

– Louwman & Parqui, importeur Toyota en Lexus

– Nimag, importeur van Suzuki auto’s, buitenboordmotoren, motorfietsen en quads

– Mototricolore, importeur van Aprillia, Moto Guzzi en Moto Morini

– Landport, importeur van onderdelen, accessoires en gereedschappen

– Yokohama Nederland, importeur van banden

– Alcredis Finance, financiering, leasing, verzekeringen en verhuur

– Louwman Retail, 30 dealerbedrijven in Nederland

 

In 2002 was het magazijn van 14.000 vierkante meter in Raamsdonksveer voor driekwart gevuld. In de loop der jaren zijn er echter steeds meer activiteiten van andere divisies bijgekomen, zoals de motorfietsen en buitenboordmotoren van Suzuki, de motorfietsen van Mototricolore, de banden van Yokohama en de verstrekking van kentekenplaten voor Toyota en Suzuki.

 

Magazijnruimte

"Nu beschikken we over 20.000 vierkante meter magazijnruimte en hebben we op andere locaties nog opslag uitbesteed", vertelt general manager Michel van Boxtel van Louwman Logistics. De logistiek dienstverlener beschikt over 33 medewerkers in vaste dienst. Afhankelijk van de drukte worden daarnaast nog eens zo’n vier tot zeven uitzendkrachten ingezet.

 

Het magazijn kent twee grote opslaggebieden: één gebied met palletstellingen en één gebied met legbordstellingen. Het resterende kwart van de vloer is bestemd voor expeditie. Daar worden de gepickte artikelen deels nog weer uitgesorteerd en vervolgens ingepakt. Zeventig procent van de 90.000 stock keeping units (SKU’s) liggen in de legbordstellingen.

 

Verschillende systemen

Bij de start van Louwman Logistics overheerste pragmatisme. De verschillende operaties werden in het magazijn fysiek van elkaar gescheiden. De bestaande logistieke processen van de divisies werden zonder noemenswaardige aanpassingen overgenomen.

 

Dat gold ook voor de systemen, waarmee de processen werden aangestuurd. De operatie voor Louwman & Parqui – inclusief de banden van Yokohama – worden aangestuurd met SAP R/3. Voor de operatie van Nimag zijn twee maatwerksystemen in gebruik: één voor de onderdelen en één voor de buitenboordmotoren en motorfietsen van Suzuki en Mototricolore. "We werken ook nog steeds papiergestuurd, zonder RF", aldus Van Boxtel.

 

Synergie creëren

Een paar jaar geleden begon het te kriebelen bij Van Boxtel. De historisch zo gegroeide situatie zorgde ervoor dat de general manager weinig sturingsmogelijkheden had. Synergie tussen de verschillende operaties was er nauwelijks. "Als we vooruit willen komen, zullen we die synergie moeten creëren. Daarvoor is een eigen warehouse management systeem (WMS) nodig."

 

Eind 2006 besloot Louwman Logistics een WMS aan te schaffen. Omdat Louwman & Parqui al met SAP werkte, viel de keus vanwege de beschikbare functionaliteit en de aanwezige kennis al snel op SAP. Als implementatiepartner koos de logistiek dienstverlener voor Alphalogic, tegenwoordig bekend onder de naam Ctac SCM. De versie die geïmplementeerd zou worden was SAP Run4LES, de vooraf geconfigureerde versie van Alphalogic.

 

Eén standaard proces

De eerste helft van 2007 ruimde Louwman Logistics in voor de blauwdrukfase. Drie operaties, aangestuurd door drie verschillende systemen, moesten worden samengesmeed tot één nieuw standaard proces. In juni van dat jaar was de blauwdruk in hoofdlijnen gereed.

 

"Tijdens de blauwdrukfase werden we bevestigd in de keuze van het systeem: SAP past in ons magazijn. We hadden alleen wel veel tijd nodig om keuzes te maken. Er is veel gediscussieerd met de verschillende divisies", vertelt Van Boxtel. "Een nieuw proces met een nieuw WMS is natuurlijk voor iedereen wennen na bijna dertig jaar dezelfde werkwijze gehanteerd te hebben", vult procesmanager Martin van Veluw aan.

 

Discussiepunten

Eén van de discussiepunten is de vraag wanneer de klanten hun orders moeten doorsturen: continu of in batches. Welke documenten moeten bijgevoegd worden? "Die documenten komen opeens uit het WMS rollen. De klanten moeten dan wel vertrouwen in het systeem hebben", aldus Van Veluw.

 

In één van de drie operaties was het mogelijk om nog orders door te sturen als er geen pickvoorraad meer lag. In SAP is dat standaard niet mogelijk, omdat je immers niet kunt picken. ""Ook voor bijvoorbeeld de mensen op de kantoren van Nimag veranderde er veel. De divisies kregen het gevoel de zekerheden over de procesgang kwijt te raken. Dat vergt veel uitleg en verandering van een jarenlang bestaande werkwijze", aldus Van Veluw.

 

Onafhankelijke projectmanager

Voordat Louwman Logistics en Alphalogic daadwerkelijk begonnen met implementeren, besloot de logistiek dienstverlener in de persoon van Stef de Bont van Logistics Result een onafhankelijke projectmanager in te huren. "Het bleek dat we behoefte hadden aan een onafhankelijke projectmanager om eventuele discussies vlot te trekken", aldus Van Boxtel.

 

Het inhuren van De Bont was geen overbodige luxe. Normaal gesproken zijn bij een implementatie twee partijen betrokken: de gebruiker en de softwareleverancier. Bij deze implementatie hadden ook de drie klanten een stem: Louwman & Parqui en zowel de onderdelen- als motorfietsendivisie van Nimag. "In feite speelden er twee discussies: de inhoudelijke discussies met de softwareleverancier en de gesprekken met de drie klanten om ervoor te zorgen dat de veranderingen daadwerkelijk tot stand kwamen", licht De Bont toe.

 

Eerste fase

In januari 2008 ging de implementatie daadwerkelijk van start. Als eerste was de operatie voor Louwman & Parqui aan de beurt. Deze operatie werd al aangestuurd met SAP, dus was de overstap op SAP LES minder groot dan voor de andere operaties met maatwerksystemen. "Bovendien zorgt de voorraad voor slechts 10 procent van de totale business van Louwman & Parqui. Het risico was dus minder groot", aldus Van Boxtel.

 

Bedoeling was om eind mei live te gaan. Dat werd eind juni. Van Boxtel: "We hadden nog wat discussies in het begin. Het kan immers niet zo zijn dat je voor Louwman & Parqui een keuze maakt die later in de andere operaties niet blijkt te werken. Het uitdiepen van de blauwdruk moesten we dus doen met alle drie de klanten tegelijk, en dat kostte meer inspanningen dan gedacht."

 

Niet in piekseizoen

Na Louwman & Parqui was het de beurt aan de buitenboordmotoren en motorfietsen van Suzuki en Mototricolore. Deze operatie schakelde in september over op SAP LES. "We hebben bewust voor die periode gekozen omdat de voorraad dan het laagst is. Dat scheelt met het inventariseren van de voorraad en het overzetten van de gegevens", aldus Van Veluw. "Nimag had bovendien aangegeven beslist niet in het piekseizoen live te willen. Uitstel zou dan direct een jaar uitstel betekenen.

 

De grootste en belangrijkste klus werd in januari 2009 opgeleverd: de implementatie voor de onderdelenoperatie van Nimag. De onderdelen van Nimag vormt voor Louwman Logistics driekwart van de business. "Eigenlijk volgt er nog een vierde fase: de implementatie van de same day services voor Louwman & Parqui. Daarvoor zijn interfaces met het Europees dc van Toyota nodig. Dat hebben we uitgesteld tot eind 2009."

 

Nazorgperiode

Toen eenmaal duidelijk was hoe de nieuwe processen en het systeem eruit moesten zien, verliep de implementatie zonder problemen. Louwman Logistics besloot ook om niets aan het toeval over te laten. Dat blijkt uit de uitgebreide testscenario’s en fallbackscenario’s. In totaal zijn 300.000 artikelnummers overgepompt in het nieuwe systeem. Daarvan liggen er 90.000 in het magazijn op voorraad.

 

Na de eerste fase was een nazorgperiode van zes weken ingepland. "Die hebben we echter niet eens nodig gehad. Vanaf dag één hadden we een constante output. Het was alleen soms lastig om te zorgen dat iedereen ook daadwerkelijk de afgesproken processen volgde." Voor de medewerkers bleek het ander lettertype op de pickstickers het enige merkbare verschil. Ook de afnemers hebben niets gemerkt.

 

Beter inzicht

De eerste voordelen van de overstap op één uniforme werkwijzen en één systeem zijn al zichtbaar. Louwman Logistics heeft nu inderdaad meer sturingsmogelijkheden, bijvoorbeeld bij het samenstellen van de pickbatches. Moeten de orders voor langzaamlopers direct worden vrijgegeven of opgespaard tot één batch aan het eind van de dag.

 

Daarnaast heeft Louwman Logistics nu beter inzicht in de bezetting van het magazijn. Voorheen was dat lastiger,omdat dan informatie uit drie verschillende systemen moest worden samengevoegd. Tevens zijn de ongeschreven regels nu in het systeem vastgelegd. Ook de aanvulling van bijvoorbeeld picklocaties verloopt nu gestroomlijnder.

 

Locaties ombouwen

Sommige voordelen zijn heel praktisch van aard. "Als we vroeger een bepaalde opslaglocatie niet meer nodig hadden voor Nimag, werd die soms omgebouwd tot een opslaglocatie voor Louwman & Parqui. Die wijziging moest je dan wel doorvoeren in beide systemen. In één systeem gaat dat nu gemakkelijker", stelt Van Veluw.

 

Toch is niet alles beter geworden met SAP. "Vroeger hadden de klanten beter inzicht in het verloop van de order. De status tussen pick en pack werd bijvoorbeeld ook vastgelegd. Dat gebeurt nu niet meer", aldus Van Veluw.

 

Service level agreements

Tot slot heeft de implementatie ook voor een fundamentele verandering in de relatie tussen logistiek dienstverlener en klanten gezorgd. Tijdens alle discussies zijn bijvoorbeeld service level agreement (SLA’s) opgesteld, waarin afspraken zijn gemaakt over prestatie-indicatoren, cut-off tijden, overlegstructuren, etc. Louwman Logistics is als logistiek dienstverlener volwassener geworden.

 

Klaar is Louwman Logistics echter nog niet. Integendeel. "Nu we meer sturingingsmogelijkheden hebben, kunnen we de verbetermogelijkheden echt aanpakken en uitnutten", stelt Van Boxtel.

 

Nieuwbouw is mogelijk

Ondertussen denkt de logistiek dienstverlener alweer aan verdere verbeteringen. Tijdens de implementatie is bijvoorbeeld al rekening gehouden met het gebruik van RF-barcodescanning. Ook denkt Van Boxtel aan de inzet van conveyors of carrousels om de processen verder te mechaniseren.

 

"Door de huidige inrichting van de kleingoedzone gaat veel ruimte verloren. Ook de externe locaties willen we graag afstoten", stelt de general manager. "Het zal wel een samenstelling van meerdere oplossingen worden. Uitbreiding of verbouwing van het bestaande magazijn of zelfs nieuwbouw: alles is mogelijk."

Reageer op dit artikel