nieuws

Voorraadbeheer in de zorg komt (langzaam) op gang

Supply chain

Voorraadbeheer in de zorg komt (langzaam) op gang

Van de 17,5 miljard aan goederen en diensten die jaarlijks in de zorg worden ingekocht, kan misschien wel tien procent worden bespaard. Niet door prijsverlagingen maar door beter voorraadbeheer en ketensamenwerking. Decennia-lang was er geen aandacht voor, maar nu komen de eerste initiatieven (langzaam) op gang.

Het inkopen en op voorraad leggen van artikelen is in een ziekenhuis een precaire aangelegenheid. Je moet er niet aan denken dat een chirurg tijdens een operatie misgrijpt bij een hartklep of dat een ziekenhuisapotheker constateert dat hij levensreddende medicijnen voor een ernstig zieke patiënt niet op voorraad heeft.

Wat we  tegelijkertijd ook niet willen is dat op een OK jaarlijks voor tonnen aan verouderde stents, hardkleppen en lenzen moet worden weggegooid, of dat er in ziekenhuizen voor miljoen aan overtollige geneesmiddelen stof liggen te vangen. En uiteraard willen we ook niet dat van alle warme maaltijden die dagelijks in de zorg worden bereid er veertig procent in de kliko belandt.

We hebben het over voorraadbeheer, een vakgebied waar vanuit de logistiek goede algoritmen, softwaresystemen en concepten zijn ontwikkeld, maar waar in de zorg decennialang nauwelijks aandacht voor is geweest. Specialist in zorglogistiek Jan Scheffer van adviesbureau Archos Group zegt: “Geld speelde geen rol en dus werd er, om maar nooit mis te hoeven grijpen, steeds maar meer ingekocht. Dat er ook ontzettend veel moest worden weggegooid daar maalde niemand om. Sterker nog:  tot op de dag van vandaag hebben zorginstellingen geen zicht op hun daadwerkelijke behoefte. Ja ze weten wel wat ze inkopen maar hoeveel hiervan daadwerkelijk wordt gebruikt en hoeveel er in de prullenbak verdwijnt, dat weet niemand. Harde cijfers hierover zijn er niet, daar is nooit onderzoek naar gedaan, maar ik schat dat van de 17,5 miljard aan goederen en diensten die nu jaarlijks door de zorg wordt ingekocht, zo maar tien procent kan worden bespaard. Niet door prijsdruk maar door beter voorraadbeheer en het verlagen van de ketenkosten.”

Versnipperde verantwoordelijkheden

Een belangrijke oorzaak van te hoge voorraden is de versnippering van verantwoordelijkheden. Als een zorginstelling al een logistiek manager in dienst heeft, dan is die slechts verantwoordelijk is voor een klein deel van de voorraden, zoals schoonmaakmiddelen en andere disposables, bedlinnen, maar vrijwel nooit voor de dure inkoopgoederen zoals de kunstheupen op de OK of de medicijnen op de apotheekafdeling.

Vanuit medici en zorgverleners is er een gezonde dosis scepsis om een logisticus te laten bepalen wat er in hun voorraadkasten aan materialen ligt. Dit heeft alles te maken met betrokkenheid voor de patiënt en de angst dat door misgrijpen of verkeerde spullen niet meer de beste zorg kan worden geleverd.  Onterecht, weet Norman Regtering, Hoofd Inkoop & Logistiek en CSA bij ziekenhuis de Gelderse Vallei in Ede, uit ervaring.

“Eerst was onze afdeling alleen verantwoordelijk voor het centrale magazijn en konden afdelingen zelf bepalen wat er in hun eigen voorraadkasten kwam te liggen. Nu we recent het voorraadbeheer van die decentrale kasten naar ons toe hebben gehaald, zien we dat dat er meer rust in het proces is gekomen en minder spoedbestellingen.” Dit heeft volgens hem alles met focus te maken. “Net zoals ik een arts niet ga vertellen hoe hij moet opereren, zo hoeft een medewerker van een medische afdeling zich niet te bekommeren om hoeveel er van iets op voorraad zou moet liggen. Dat is óns primair proces, wíj moeten zorgen een medewerker nooit misgrijpt.”

Matige forecastfunctionaliteit

Het bepalen van de juiste voorraadhoogte van een artikel is een afweging  tussen wat je denkt nodig te gaan hebben, de houdbaarheidsdatum, de levertijd en de kosten van bestellen en opslaan. Voor de meeste artikelen gebeurt dit op basis van automatisch gegenereerde adviezen uit het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS), maar volgens experts op het gebied van voorraadbeheer bevatten deze ERP-systemen onvoldoende functionaliteit. “De forecastfunctionaliteit is middelmatig”, zegt Toon Konings van adviesbureau Konings Logistiek. “Er zitten geen algoritmen in om de optimale voorraadhoogte te bepalen.”

Hetzelfde geldt voor de Ziekenhuisapotheek Informatiesystemen (ZAIS) waar de apothekeekafdeling mee werkt, weet Erwin Faber van Slimstock, een bedrijf gespecialiseerd in voorraadbeheer. “Deze systemen zijn heel goed in het registreren van ingrediënten, recepten en behandelingsmethoden maar qua voorraadbeheer zijn ze beperkt. Er is vaak alleen een min en max in te stellen.” Hierbij geeft het ZAIS bij het bereiken van de ingestelde minimumvoorraad een besteladvies om aan te vullen tot de maximumvoorraad. Naarmate het vraagpatroon van zo’n medicijn verandert, moeten deze min/max-parameters worden aangepast. Faber: “In de praktijk zie je dat nauwelijks gebeurt, een eenmaal ingestelde voorraadwaarde blijft voor eeuwig staan.”

Apotheek kan met 25% minder voorraad toe

Door het gebruik van betere planningssoftware kan een apotheek in sommige gevallen met 25% minder voorraad dezelfde voorraadbeschikbaarheid bereiken, heeft Faber berekend. Ook voor de andere voorraadsoorten zijn spectaculaire voorraadverlagingen mogelijk. Bij Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) bijvoorbeeld bleek dat er met betere software jaarlijks voor €900.000 aan voorraadkosten kon worden bespaard. Inmiddels werken ze daar met software van Slimstock en zijn de eerste besparingen gerealiseerd.

Toon Konings is een vurig pleitbezorger voor het verplaatsen van voorraadverantwoordelijkheid naar toeleveranciers door Vendor Managed Inventory (VMI). Vooral op OK-afdelingen kan hier volgens hem veel winst worden behaald. “Een ongebruikt item dat op de ene afdeling over z’n houdbaarheidsdatum dreigt te gaan, kan op een andere afdeling juist goed worden benut. Een leverancier die aan meerdere zorginstellingen levert kan hier in schuiven en zo voorkomen dat dure stents, implantaten, kleppen en lenzen uiteindelijk weggegooid moeten worden.”

Uitbesteden voorraad aan toeleverancier

De zorgsector moet van ver komen als het op voorraadbeheer aankomt, maar langzamerhand begint het tij te keren. Sinds het uitkomen van het roemruchte rapport “Sneller Beter” van toenmalig TPG-topman Peter Bakker, is er een landelijk opleidingsprogramma gestart, LogiZ en zijn de nodige verbeterprojecten gestart.

Een trend die je de afgelopen jaren ziet is dat zorginstellingen hun inkoop en opslag van goederen uitbesteden aan een logistieke dienstverlener. Een recent voorbeeld is Zorgpartners Friesland dat per januari 2014 zijn voorraad van locatie Medisch Centrum Leeuwarden aan Hospital Logistics heeft overgedaan. Afgelopen januari is ook de voorraad van locatie Tjongerschans  overgegaan. “Het gaat om alles behalve de apotheek en de lab-artikelen”, vertelt teamleider logistiek & inkoopadministratie  “Aan al onze toeleveranciers hebben we een brief gestuurd dat bestellingen van zo’n 1.100 artikelen vanaf nu, op onze verkoopvoorwaarden, door Hospital Logistics worden afgehandeld.”

Sec het uitbesteden van de inkoop aan een logistieke partner heeft nog geen invloed op de voorraadhoogten in de keten. Het is immers nog steeds de zorginstelling die bepaalt hoeveel er wordt ingekocht en wat er wanneer in de voorraadkasten moet worden gelegd. Een innovatief project waarbij wel ook de voorraadverantwoordelijkheid  werd uitbesteed vond plaats bij zorggroep Rivas. Groothandel King, dat jarenlang gewoon op bestelling de facilitaire disposables (zeep, toiletpapier, etc.) leverde, vervult sinds oktober vorig jaar een logistieke regiefunctie voor Rivas.

“We hebben vorig jaar de inkoop en het voorraadbeheer van een groot deel van de medische en facilitaire disposables naar ons toegetrokken”, vertelt Eric Sips, directeur van King Nederland. “We zien nu al dat we met minder voorraad toe kunnen. Voorheen hielden afdelingen bij Rivas hun eigen voorraadkast bij. Nu deze centraal door King worden bevoorraad is er veel meer inzicht in wat echt nodig is. De ketenkosten zijn verlaagd en Rivas heeft geen eigen magazijn meer nodig waardoor de logistieke kosten met bijna 12% zijn gedaald.

Vanuit de overheid en zorgverzekeraars is er de afgelopen jaren veel aandacht voor de inkoopprijzen geweest. Maar in plaats van leveranciers uit te knijpen, zouden zorginstellingen juist meer met ze moeten samenwerken, stellen de experts. Erwin Faber: “Door de extreme prijsdruk heeft er een enorme kaalslag in de farmaceutische groothandel plaatsgevonden. Er ligt op dit moment een veel groter besparingspotentieel  in het slim omgaan met voorraden. Groothandels kunnen daar een belangrijke rol in spelen. Zorgverzekeraars zouden ook meer moeten sturen op kennis en tools.”

Patiënten en goederen integraal plannen

Volgens Regtering van ziekenhuis de Gelderse Vallei is er ook veel te halen door het integraal plannen van patiënt- en goederenlogistiek. “Die lopen nu in een ziekenhuis vrijwel volledig langs elkaar heen. Je ziet bijvoorbeeld dat de behoefteplanning voor een OK-afdeling redelijk laat definitief tot stand komt. Ook voor een Eerste Hulp-afdeling kun je binnen marges redelijk voorspellen wat er binnen gaat komen. Nu moeten onder veel stress soms nog allerlei spoedbestellingen worden gedaan en is het hollen of stilstaan op de afdeling logistiek. Mijn ideaal zou zijn dat ik met een soort van Material Requirement Planning zoals in de industrie wordt gebruikt, op basis van de lange termijn patiëntenplanning terug kan rekenen wanneer welke materialen en hulpmiddelen nodig zijn.”

Verder vooruitkijken, goed gebruik maken van software, het integraal aanpakken van patiënten- en goederenlogistiek en samenwerken met ketenpartners, dat zijn de instrumenten waarmee het voorraadbeheer in de zorg een grote stap vooruit kan worden gebracht. Insiders beseffen dat het nog wel even zal duren voordat de voorraadconcepten massaal zullen worden geadopteerd. “Het is geen sector die bol staat van de dynamiek”, zegt Eric Sips van King. Jan Scheffer vult aan: “Het gaat langzaam maar daarom is het zo goed dat nu de eerste projecten worden gerealiseerd zodat iedereen kan zien dat het ook echt werkt.”

 

Lees ook: Zorglogistiek bij zeven ziekenhuizen

Reageer op dit artikel