blog

Zorginstellingen: boek vooruitgang door logistiek los te laten

Supply chain 487

De zorg zou meer open kunnen staan voor de supply chain professional. Samenvoegen van zorgkennis en supply chain professionals zorgt namelijk voor kostenreductie en verhoogt de productiviteit in het primaire proces van zorg.

Zorginstellingen: boek vooruitgang door logistiek los te laten

In de curatieve zorg (ziekenhuizen) wordt 2-4% van de zorgtijd besteed aan inkoop en logistieke taken. In de care (verpleeghuizen, GGZ) loopt dit zelfs op naar 6-8%! Zorgmedewerkers scannen, bestellen, ruimen in en zo nog meer inkoop en logistieke taken. Omdat ze ook geen tijd hebben om nog eens achter orders aan te zitten is de eerste reactie bij backorders om de volgende keer nog meer te gaan bestellen, waardoor het hamsteren er voor zorgt dat afdelingsvoorraden onnodig oplopen.

Kortom dit kost veel tijd, wekt irritatie, zorgt voor hoge voorraden, en vaak tekorten. En dit zijn dan nog eens overheadtaken die al heel lang bij het zorgteam zelf liggen. Anders organiseren van deze processen bij 350.000 opgeleide verpleegsters en verzorgsters tegen deze percentages kunnen zorgen voor grote besparingen op de openstaande, niet in te vullen, vacaturelijst in de zorg. Problemen in de zorg met de goederenstromen zijn onder andere:

*Backorders
*Beschikbaarheid
*Vooraadhoogtes
*Enorme hoeveelheid voorraadlocatiesOngeregistreerde voorraden
*AssortimentskeuzeVeel verschillende leveranciers
*Veel verschillende wensen in de organisatie
*Sterke variatie in type goederenstromen (voeding, geneesmiddelen, disposables, implantaten)

 

Ziekenhuis Enschede verhoogt service en verlaagt voorraad door nieuwe logistieke aanpak

 

Onnodig veel voorraad

Veel van deze kenmerken zijn niet onbekend in de industrie. Echter een performance van 99,5% betrouwbaarheid zorgt voor het afzeggen van 5-10 operaties per maand in een gemiddeld ziekenhuis en is dus onacceptabel. Om dat te voorkomen ken ik afdelingen die naast de reguliere afdelingsvoorraad, nog een veiligheidsvoorraad hebben, daarnaast nog een buffer op de veiligheid en op weer een andere plaats op de afdeling nog een geheime voorraad. Inmiddels is dit opgelost met duidelijke processen, voorraad op de juiste plaats, verbruiksanalyses en spoedprocedures.

Lees ook

Slimme zorglogistiek verhoogt efficiency Alrijne Zorggroep

Net zoals ik een operatie niet wil laten doen door de loodgieter, zou ook de zorg meer open kunnen staan voor de supply chain professional. Inkoop- en logistiek medewerkers in de zorg blijven altijd ondersteunend en worden, door hun eigen organisatie, onvoldoende betrokken bij optimalisatietrajecten. Uitbesteden zorgt er echter nu juist voor dat deze professionals hun inhouse kennis anders gaan gebruiken.

Uitbesteding van inkoop en logistiek heeft echter lange tijd een slechte naam gehad. Gebrek aan zorgspecifieke kennis, ontbreken van aansluiting bij processen, hoge kosten en verlies van controle zijn redenen die lange tijd zijn aangedragen om het niet te doen. Jullie weten dat ik ruim 40 jaar in de logistiek zit en iedere sector heb horen zeggen dat ze uniek zijn. En natuurlijk heeft ook iedere sector zijn specifieke kenmerken. De gezondheidszorg echter, is op een aantal vlakken wel heel bijzonder.

Zorglogistiek: zeven werkwijzen van zeven ziekenhuizen

Toch kan professionele goederenstroombeheersing veel helpen om de basisprocessen kwalitatief te verbeteren zonder dat kosten stijgen. Tenslotte weten we al langer dat kwaliteit en kostenbesparing elkaar juist versterken. In die organisaties die voorop lopen in de uitbesteding (zowel cure als care), blijkt dat de backorders zijn afgenomen, de controle is toegenomen, de werkdruk is afgenomen en dat alles tegen lagere kosten. Inkoop en logistiek medewerkers in die organisaties zijn nu meer betrokken bij aansluiting tussen primair- en ondersteunend proces.

Focus op prijs kost veel geld

Klassieke inkoop van goederen en diensten in de zorg is nog altijd gericht op het inkopen tegen de laagste prijs. In de industrie is al lang bekend dat dit tot hogere kosten zal leiden. Maar in de zorg wordt op dit gebied teveel naar de korte termijn gekeken. “We moeten nu onze jaarcijfers verbeteren, dus die 2% besparing levert direct geld op”. En dat proberen we ieder jaar opnieuw. In de industrie hebben we de ervaring dat reductie van kosten erg nauw samenhangt met het verbruik en de verspilling.

 

Samenvoegen van zorgkennis en supply chain professionals zorgt voor kostenreductie

 

Goedkope producten die niet geheel aansluiten bij de zorg leveren een hoger verbruik op. Besparingen van 10-15%, in zorgorganisaties die het hebben aangedurfd, zijn niet ongebruikelijk. Een manager in de zorg gaf ooit eens aan dat die inkoper die leveranciers onder druk zet op prijs erg gewaardeerd wordt. Leveranciers toonden echter weinig betrokkenheid, meedenken met procesbesparingen zat er niet in. De inkopers hebben daardoor ook minder tijd voor het aansturen van zorgmanagers, analyses van verbruik en andere zaken die veel meer kostenreductie opleveren. Echter de kosten van verbruik zitten in een ander budget dus zijn niet de verantwoordelijkheid van een inkoopafdeling. Dit laatste is helaas ook niet geheel onbekend in de industrie.

Kwaliteit en kostenbesparing versterken elkaar

Goederenstromen in de zorg zijn ondersteunende processen. Vanuit de industrie weten we dat daar nooit veel aandacht voor is. Door jarenlang te weinig aandacht voor de supply chain, is er nu een groot potentieel aan procesverbeteringen en kostenbesparingen. Samenvoegen van zorgkennis en supply chain professionals zorgt voor kostenreductie en verhoogt de productiviteit in het primaire proces van zorg, het verbeterd de kwaliteit van zorg en vergroot transparantie en daarmee de beheersbaarheid. Managers en medewerkers van inkoop en logistiek in zorgorganisaties zouden juist hun expertise moeten inzetten om de aansluiting patiënt <> client <> goederen meer af te stemmen op elkaar, verbruik en verspilling te analyseren en daarmee echte reductie van zorgkosten te realiseren. Maar net als in de industrie moeten we dan wel focussen op een gezamenlijk eindresultaat i.p.v. persoonlijke doelen.

 

 

Reageer op dit artikel