blog

5 cruciale vragen voordat u een software project start

Supply chain 2520

Goed geïmplementeerde, innovatieve software systemen maken het verschil tussen tussen overleven en verdwijnen. Er staat dus veel op het spel bij nieuw software project! 5 cruciale vragen die u zich dient te stellen alvorens u een nieuw project overweegt.

5 cruciale vragen voordat u een software project start

Wat is uw business doel?

Wat is het nou eigenlijk doel dat u met uw project wilt bereiken? Pas op – het gaat hier expliciet om een business doel! “Het uitfaseren van ons verouderde systeem” of “allemaal met hetzelfde systeem werken” kwalificeren dus niet als een effectief doel. In de ruim 10 jaar dat ik Master Classes voor ERP en CRM kopers verzorg gaf ruim negentig procent van de vele honderden deelnemers aan “al heel blij te zijn als het project binnen tijd en budget geleverd kon worden”.

Maar tijd en geld zijn toch  randvoorwaarden en dus geen doelen? Mijn harde conclusie: de overgrote meerderheid van de ERP en CRM projecten is feitelijk doelloos. Idealiter verbindt u het doel van uw IT project met de strategie van uw bedrijf. En vervolgens betrekt u uw marketing afdeling bij het ‘intern verkopen’ van dit doel zodat het letterlijk bij iedereen tussen de oren zit.

Hoe ziet project succes er uit?

De tweede vraag is hoe uw project succes er praktisch uit ziet. Want wat betekent “tevreden eind gebruikers” of draagvlak voor verandering creëren” nou eigenlijk precies? In deze fase maakt u uw project doel zo SMART mogelijk. U weet wel: Specifiek, Meetbaar, Attractief, Realistisch en Tijdgebonden. Dit is feitelijk een soort van tijdreizen. Met als leidende vraag ‘Wat maakt u blij 3 jaar na de ingebruikname van het nieuwe systeem? Vervolgens splitst u die periode op in overzichtelijke termijnen die u elk van een tussentijds doel voorziet. Precies zoals een schaatser of hardloper door middel van rondetijden naar z’n nieuwe record tijd toewerkt.

Wat is de impact van uitstel?

Het nemen van een beslissing over de aanschaf van een nieuw systeem is verre van eenvoudig! De investeringen zijn omvangrijk en de consequenties van een verkeerde keuze zijn groot. Bovendien valt het niet mee om de verschillende mogelijkheden inhoudelijk goed te doorgronden. Geen wonder dus dat uitstel een populair besluit is. Maar overziet u eigenlijk wel wat de impact van uitstel is? Weet u wat het betekent om nog minimaal twee jaar met uw oude systeem verder te moeten? Kunt u in die periode bijvoorbeeld nog wel op actieve ondersteuning rekenen?

Denk daarbij aan de helpdesk, maar ook aan veranderende wet- en regelgeving. En begrijpt u wat twee jaar stilstand betekent als het gaat om het innoveren van uw processen, producten en diensten? Slimme bedrijven brengen deze impact helder in kaart voordat ze de markt op gaan. Zodat ze gedurende het selectieproces goed onderbouwde besluiten kunnen nemen.

En wat betekent project mislukking?

Je denkt er natuurlijk liever niet aan, maar elk project draagt het risico in zich van mislukking. Zoals ook het afzien van IT modernisering een risico vormt. Verstandige bedrijven denken juist wel hardop na over de impact van mislukken. En zij doen dat voordat ze met het project van start gaan. We weten natuurlijk allemaal wel dat falen geen aantrekkelijk scenario is. Maar door de impact van mislukken concreet in geld, tijd, energie, goodwill en zelfs cv schade uit te drukken helpt u uzelf te motiveren er alles aan te doen om het project succesvol te maken. Of wellicht (voorlopig) van het project af te zien. Beide keuzes zijn vanzelfsprekend aantrekkelijker dan een mislukking!

Wie is verantwoordelijk voor mislukking?

Deze vraag raakt direct aan verantwoordelijkheid en accountability. U weet toch hoe het er normaal aan toe gaat met project resultaten? Succes heeft vele vaders en moeders. Terwijl bij schuld de dader op het kerkhof ligt. In het ergste geval kunt u altijd nog de zwarte piet aan uw IT manager uitdelen. Jaja… Een project zonder een individuele sponsor op het hoogste organisatie niveau is extra riskant. Vanzelfsprekend communiceert u binnen de hele organisatie wie die persoon is. Hij of zij speelt een actieve rol bij de kick-off sessie. Kan worden ingeseind als zaken niet conform plan verlopen. En heeft het niveau om lastige knopen door te hakken.

Met deze aanpak zorgt u er voor dat er op directie niveau altijd iemand wakker ligt als het project onverhoopt tegen zit. Natuurlijk helpt het antwoord op deze vraag ook bij het definiëren van uw business doel. Misschien is het immers handig om de lat niet te hoog te leggen? En wellicht gaat u nog eens extra goed nadenken of het uitgestippelde tijdspad wel realistisch is.

Bent u het hiermee eens of juist oneens? En waarom dan precies? Ik hoor het graag.

Reageer op dit artikel