blog

‘Return to Vendor’ moet niet ‘Return to Sender’ worden

Supply chain 2200

Bedrijven die producten verkopen hebben onvermijdelijk te maken met retouren. Velen van hen moeten zelfs omgaan met meerdere retourstromen. Er zijn twee retourstromen te onderscheiden volgens expert Stef de Bont.

‘Return to Vendor’ moet niet ‘Return to Sender’ worden
Stef de Bont

De eerste stroom, producten die van een klant terugkomen, vormt niet zo’n probleem omdat er tegenwoordig software en service oplossingen voor handen zijn die deze stroom kunnen managen. Het probleem begint vaak pas als de producten bij het retourencentrum aankomen en er een tweede stroom begint.

De tweede retourstroom begint met de voltooiing van de eerste stroom. De eerste stroom wordt afgesloten met een eenvoudige vraag; wat te doen met de geretourneerde producten? Er zijn vele opties, variërend van terug zetten in de voorraad tot recycling of reparatie en refurbishment. De complexiteit van de retourstromen neemt toe als een tweede stroom op gang komt als het product naar de oorspronkelijke fabrikant of leverancier terug moet voor garantie of reparatie.

Return-to-Vendor

Het terugsturen van een product aan de fabrikant of leverancier klinkt eenvoudig. Vraag een RMA (Return Material Authorization) aan, verzend de goederen en wacht tot de financiële afwikkeling is afgerond. Dit proces kan zeer complex zijn door de verscheidenheid van het terugkeerbeleid en processen die door de fabrikanten en leveranciers worden aangehouden. Daarnaast zijn deze partijen bezorgd om de instroom van de retouren en de verplichte controle daarvan.

Het aanvragen van een RMA bij de fabrikant of leverancier vereist dat u uw proces op orde heeft en kunt voldoen aan hun retourbeleid. Het heeft geen zin om iets retour te sturen zonder de juiste documenten, dan krijgt u het terug gestuurd. Het mogelijke resultaat, Return-to-Sender, betekent dat een tweede, ongewenste, retourstroom terecht komt in uw retourcentrum en dit een gemiste kans is voor financiële compensatie.

Eerste en tweede stroom verbinden

De tweede retourstoom vereist een gecontroleerde eerste stroom. Om een ​​RMA met succes aan te vragen bij de fabrikant of leverancier moet u ervoor zorgen dat uw retourverzoek is voorzien van  alle relevante gegevens zoals serienummers, die door hen wordt gevraagd. Doorgaans worden deze gegevens vastgelegd in de eerste retourstroom wanneer u het product van uw klant ontvangt. De eerste en tweede retourstroom zijn aan elkaar gerelateerd en uw retourmanagement proces moet de verbinding zien te maken.

In de eerste retourstroom moet al rekening worden gehouden met de variaties waarmee u wordt geconfronteerd in de tweede stroom. Die variaties zullen toenemen als u te maken heeft met een groot aantal fabrikanten en toeleveranciers. De eerste stroom moet snel en efficiënt worden uitgevoerd om tijdig de tweede stroom te triggeren. De mogelijkheden om de garantie of reparatie te claimen in de tweede stroom zijn vaak tijd-gevoelig.

Return-to-Vendor vereist slimme hulpmiddelen

Het aansluiten van de eerste en de tweede retourstroom biedt vele mogelijkheden om waarde te herstellen van geretourneerde producten. In feite zijn er verschillende, interessante manieren om zelfs verder te gaan dan simpelweg deze stromen met elkaar te verbinden. Retourmanagement software kan u helpen om te voorkomen dat Return-to-Vendor, Return-to-Sender wordt.

Collegereeks E-Logistics

Stef de Bont is expert op het gebied van retourlogistiek en veelgevraagd spreker. Hij schreef het boek Returns Management een geeft tijdens de Collegereeks E-Logistics die 24 september a.s. start, een inspirerend college over retourlogistiek.

Reageer op dit artikel