blog

Winkelbelevering verbeteren? Zeven goede voorbeelden in retail

Supply chain 2181

Winkelbelevering verbeteren? Zeven goede voorbeelden in retail
Goos Kant

Op allerlei manieren zoeken retailers naar manieren om hun omzet te verhogen en tegelijk hun logistieke kosten te verlagen. De hoogste tijd voor slimme verbeteringen want kansen zijn er namelijk volop, zegt Goos Kant. Hij biedt in deze blog 7 voorbeelden van innovatieve koplopers in de retail die hun winkelbelevering verbeterd hebben. Lees hoe.

Op allerlei manieren zoeken retailers naar manieren om hun omzet te verhogen en tegelijk hun logistieke kosten te verlagen. Juist nu, gegeven de onstuimige groei van e-commerce. Klassieke acties, zoals het uitbreiden van het assortiment en het vaker inzetten van promotie-acties, leiden er toe dat distributiecentra vaker dan voorheen aanlopen tegen de maximale capaciteit. Een leeg schap is slecht voor de omzet en klanttevredenheid, maar te vroeg of teveel leveren verhoogt weer de kosten. Ondertussen begint Excel als planningstool voor de winkelbelevering aan alle kanten te kraken bij het maken van een tactisch plan en is logistiek steeds meer een zeer substantiële kostenfactor.

Volop kansen: zeven voorbeelden

Kortom, de hoogste tijd voor slimme verbeteringen. Kansen zijn er namelijk volop. Zo komt de beladingsgraad in retail-transport bijna nooit boven de 90%. En centralisatie van de planning, het meer dynamisch plannen en het bieden van meer transparantie in de supply chain blijken hun vruchten af te werpen. Welke verbeteringen zetten deze kansen om in daadwerkelijke resultaten? Voor welke situaties zijn welke verbeteringen het meest relevant? Hieronder zeven voorbeelden van innovatieve koplopers in de retail die hun winkelbelevering verbeterd hebben. De achterliggende techniek om deze verbeteringen mogelijk te maken is in alle gevallen het gebruik van Advanced Planning & Scheduling (APS).

  1. Pieken in winkelbelevering vermijden

In het weekend wordt meer geconsumeerd. Ook is er een trend naar meer openstellingen in het weekend. Het resultaat is: meer aan te leveren goederen op donderdag, vrijdag of zaterdag. Voor sommige producten is dit onvermijdelijk, maar push-artikelen, slow-movers of promotie-materiaal kunnen ook eerder bezorgd worden. Dit stukje flexibiliteit kun je slim inzetten om de leveringen iets meer in de tijd uit te smeren over de week of over de dag. Coca-Cola doet dit voor hun directe winkelbeleveringen. Daarnaast maakt het voor de meeste versproducten in de keten niet uit of ze de avond ervoor bezorgd worden of ’s ochtends vroeg. Retailers zoals Lidl en Aldi starten hun promotie op woensdag in plaats van maandag om de leveringen te spreiden. Het reduceren van pieken verbetert ook het gebruik van docks, de capaciteit in het distributiecentrum, en de werkdruk in de winkels.

  1. Leveringen clusteren in hetzelfde gebied

Afleveradressen kunnen sterk verschillende karakteristieken hebben, bijvoorbeeld een grote versus een kleine winkel. Toch blijkt keer op keer dat het de moeite waard is om te proberen om leveringen in hetzelfde gebied zoveel mogelijk op dezelfde dag en rond hetzelfde tijdstip te plannen, desnoods door de inzet van gesplitste orders. Door goede tijdvensters te selecteren behoud je de flexibiliteit om meer orders te combineren in een rit of juist te splitsen als dit uitkomt. Bijvoorbeeld in de food-retail: op een hele drukke dag één winkel in een rit, maar op een rustige dag twee of drie winkels. Ook Walmart splitst leveringen op een slimme manier: stel dat drie winkels elk 30 rolcontainers vragen op een dag, en de capaciteit van een trailer is 54 rolcontainers. Door één winkellevering op te splitsen verlaagt dit (ondanks de extra overhead kosten) de totale logistieke kosten.

Winkels hebben ook hun voorkeuren voor de leverdag/tijdstip, die je met de juiste bonus/malus kan meenemen bij het optimaliseren. En in de non-food retail met één of enkele beleveringen per week is het logisch om afgelegen gebieden op dezelfde dag te bevoorraden. Het lijkt zo logisch, maar het is lastig, of zelfs onmogelijk, om dit met Excel goed te plannen. Een APS daarentegen maakt eenvoudig voor elk afleveradres het beste afleverschema (gegeven alle mogelijke leverschema’s) zodanig dat de overall supply-chain kosten geminimaliseerd worden. Een mooi voorbeeld hiervan is Carrefour.

  1. Bestel- en afleverschema statisch maken, dagelijkse ritplanning dynamisch

Veel retailers werken met vaste ritten per dag van de week, terwijl de volumes fluctueren. Feestdagen, vakanties, promoties, seizoensinvloeden en zelfs het weer heeft invloed. Bij het opstellen van vaste ritten wordt vaak uitgegaan van de gemiddelde vraag plus wat extra marge, met als resultaat een lagere beladingsgraad op de meeste dagen. Het alternatief is om dagelijks dynamisch de ritten te construeren, maar wel natuurlijk gegeven de vaste tijdsafspraken met de winkels. Grote multinationals als Walmart, Tesco en Carrefour werken al jaren op deze manier, en ook Albert Heijn plant tegenwoordig dynamischer. Met een goede communicatie naar betrokkenen, zoals het distributiecentrum, de winkels en de chauffeurs verloopt dit uitstekend.

  1. Verzamelprocessen onderling en van laadproces ontkoppelen

Een van de allergrootste bottlenecks in de retail. Omdat je bij dynamische ritten pas kan starten met het verzamelen van de goederen na het maken van het rittenplan (en dus nadat alle orders bekend zijn) is de oplossing om dan maar met vaste ritten te werken (zie ook punt 3). Terwijl dit niet efficiënt is. Daarnaast zijn er meerdere verzamelgebieden voor een levering naar de winkel. Elk verzamelgebied kent zijn eigen proces, roostergroep, mechanisering, cut-off tijd, etc. Daarbij, zodra de eerste pallet of rolcontainer bij het dock is neergezet, is het dock volledig bezet totdat de wagen uiteindelijk geladen is. Gevolg is dat er veel docks nodig zijn, en dat deze grote dockruimte slecht benut wordt en zeker niet wat betreft de hoogte.

Met de introductie van een staging/sequencing buffer ontkoppel je de afhankelijkheid tussen de verzamelgebieden onderling en tussen de verzamelgebieden en het laadproces. Alle verzamelde goederen (op pallets of rolcontainers) worden in deze buffer (een soort rubic’s cube) opgeslagen. Deze buffer bevat liften tussen de verdiepingen en kettingbanen op elke verdieping waardoor het op alle niveaus parallel kan sorteren. Op het moment dat een vrachtwagen geladen moet worden worden de betreffende pallets/rolcontainers razendsnel uit de buffer gehaald. Dit bespaart veel ruimte, veel arbeid en maakt het proces veel eenvoudiger en efficiënter. Deze ontkoppeling brengt eenvoud en rust in het magazijn. Daarnaast kan het rittenplan ook veel later gemaakt worden. Dit concept wordt oa. toegepast bij P&G voor hun retailleveringen in de Benelux.

  1. Winkelvriendelijk beladen en beleveren

Hoe goed is de vrachtwagen beladen? En hoe goed zijn de pallets, rolcontainers of andere ladingdragers beladen? Vaak zijn er nog grote mogelijkheden voor een efficiëntere belading. Maar het moet wel prettig blijven voor zowel het verzamelen als het hervullen in de winkel. ‘family grouping’ van producten moet dus zoveel mogelijk gerespecteerd worden in de belading, en vraagt ook een juiste inrichting van het DC. Elke “family grouping” op een aparte pallet/rolcontainer geeft een slechte beladingsgraad, het combineren van veel verschillende producten kost weer extra tijd in het DC en in de winkel.

Een optimizer kan deze afweging maken: transportkosten versus de kosten van het verzamelen en ‘winkelvriendelijk’ aanleveren. Ook houdt de optimizer rekening met de ruimte voor de goederenontvangst bij de winkel, om eventueel ook gespreid aan te leveren. Daar is dus ook een afweging tussen de gewenste tijd van aanleveren en het gespreid aanleveren van de goederen.

  1. Winkels inzicht in de planning geven en het real-time bijwerken

Het is vanzelfsprekend om de afleveradressen te informeren over de te verwachte aankomsttijden en de inhoud. Deze aankomsttijden moeten gebaseerd zijn op de actuele verkeersinformatie en telkens bijgewerkt worden op basis van gerealiseerde tijden en actuele informatie. Door deze transparantie kan een winkel zijn eigen proces optimaliseren, zoals het vullen van de schappen. Ook de stoptijd wordt ermee verkort, omdat de wagen verwacht wordt. Het achteraf vergelijken van de planning met de realisatie helpt om afwijkingen te analyseren en het planningsproces weer te verbeteren (al dan niet zelf-lerend). Dit overzicht is niet alleen relevant voor de winkels, maar in geval van backhauling ook voor de betreffende leveranciers, en daarnaast uiteraard op globaal niveau voor het management. Dergelijke end-to-end visibility wordt een Control Tower genoemd. Als je op basis van de realisaties vervolgens de rest opnieuw kan optimaliseren (zoals tweede ritten), dan verbetert dit ook ook de inzet van resources.

Bij Carrefour (in Polen) is deze methode één van hun grote succesfactoren om zowel de efficiency te verbeteren als tegelijkertijd een hogere servicegraad in de keten.

  1. Planning centraliseren

Retailers met meerdere distributiecentra hebben meestal het planningsproces voor winkelbeleveringen lokaal geborgd. Je hebt dan oren en ogen voor wat er om je heen gebeurt. Het belangrijke nadeel is dat er dan verschillende methodes insluipen, geen uitwisseling van best practices en ervaringen, maar bovenal, geen uitwisseling van resources en capaciteit. Elk distributiecentrum huurt zijn eigen materieel en mensen in, terwijl er synergie-mogelijkheden zijn. En goede lokale oren en ogen kan ook als nadeel hebben dat de data minder goed vastgelegd wordt in de systemen.

De voordelen van een centrale werkwijze zijn zeer groot. Transportmiddelen (zoals trucks, trailers, chauffeurs) kunnen centraal gepland en ingezet worden. Het kan bijvoorbeeld interessant zijn om eerst een rit tussen twee DC’s uit te voeren, gevolgd door een winkelrit vanuit een DC. Of het kan interessant zijn om bij twee DC’s te laden (of orders te crossdocken) alvorens naar een afgelegen gebied te gaan. Iedereen op een centrale plaats laten plannen geeft veel meer uitwisseling van best practices en een eenduidiger transparant proces.

Het centraliseren van de planning kan gevoelig liggen voor de planners (verandering van standplaats) en voor de lokale afstemming. Een praktische eerste stap is om planners decentraal te laten werken op een centraal systeem, waardoor wel alles centraal inzichtelijk is. Of andersom: laat de planners op een centrale plaats werken, maar op de wijze zoals ze decentraal gewend waren. Het centraliseren van de planning bij Ahold Transport heeft hen grote synergie-voordelen opgeleverd tussen de regio’s, en tevens de manier om best practices te delen en te implementeren.

Wat te doen?

Een logische eerste stap is om de data in kaart te brengen van de afgelopen periode. Denk na welke indicatoren hierbij belangrijk zijn. Bijvoorbeeld: hoe zijn de fluctuaties in volume gedurende de week en over de weken? Hoe is de inzet van het materieel qua beladingsgraad, lege kilometers en ingezette uren? Zijn de adressen in de ritten goed geclusterd? In hoeverre zijn er momenteel of in de nabije toekomst capaciteitsproblemen te verwachten op het distributiecentrum? Hoeveel mensen zijn er in het distributiecentrum actief in de expeditie en de diverse verzamelgebieden, en hoe productief zijn zij ingepland? Wat zijn de afhankelijkheden tussen de verzamelgebieden en hoe erg is dit? Wat zijn de stoptijden bij de winkels, en zijn de onderlinge verschillen goed verklaarbaar?

Op basis van deze korte analyse is het direct helder welke van de bovenstaande 7 verbeterstappen de hoogste prioriteit heeft om in te voeren, om vervolgens een stappenplan te definiëren voor verbetering.

Reageer op dit artikel