blog

Overleeft uw ERP-systeem in de cloud? Een analyse

Supply chain

Het jaar 2016 wordt het jaar waarin het software-as-a-service model – kortweg de cloud – voor business software in Europa definitief doorbreekt. Hoe reageert uw softwareleverancier hier op? Guus Krabbenborg analyseert hier de grote ERP-aanbieders en geeft bovendien tips voor uw eigen onderzoek.

Overleeft uw ERP-systeem in de cloud? Een analyse

Volgens Panorama Consulting is cloud computing de hypefase inmiddels voorbij. Het adviesbureau beschouwt het kopen van een cloud ERP-systeem net zo normaal als het kopen van een auto met 4 wielen. Maar hoe reageert uw softwareleverancier hier op? Heeft uw aanbieder überhaupt een cloud-strategie? En zo ja, wat betekent deze strategie voor de ondersteuning van uw huidige systeem en pakketversie? Nu, maar ook in de toekomst. Een analyse.

De ERP-markt voor cloud oplossingen wordt alom een grote toekomst voorspeld. Zo groot, dat geen enkele serieuze aanbieder zich kan permitteren om deze trend te negeren. Dit betekent dat aanbieders strategische keuzes moeten maken. En de impact van die keuzes kan voor uw organisatie enorm zijn! Daarom is het nu belangrijker dan ooit om uw leverancier nauwgezet te volgen – ook als u nu nog geen ERP-software uit de cloud gebruikt. Of er zelfs helemaal nog niet actief over na denkt! De hamvraag luidt: kunt u met uw huidige systeem de komende jaren ongestoord verder? Of moet u zich serieus op de overstap naar een ander systeem voorbereiden?

Vergelijking met Y2K

In essentie heeft de overgang naar de cloud voor leveranciers veel weg van de jaar 2000 problematiek. Weet u het nog? Er bestond alom twijfel of traditionele systemen in de nieuwe eeuw technisch gezien wel zouden kunnen functioneren. Alle aanbieders voelden zich daardoor gedwongen om hun portfolio tegen het licht te houden en strategische keuzes te maken. En dat leidde tot een fikse sanering van het aanbod. Gevolg was dat heel veel klanten zich gedwongen voelden om veel eerder dan gepland op een ander systeem over te stappen. Met alle financiële en organisatorische gevolgen van dien.

Strategische vraagstukken

Het lijkt er veel op dat we nu aan de vooravond van een soortgelijke operatie staan. Vooral de leveranciers die vandaag meerdere verschillende ERP-oplossingen aanbieden zijn om bedrijfseconomische redenen wel haast gedwongen hun aanbod te rationaliseren.

Daarbij moeten leveranciers voor zichzelf enkele cruciale vragen zien te beantwoorden:

  • Welke van de huidige systemen zijn technisch geschikt om als zogenaamde multi-tenant oplossing in de public cloud te functioneren?
  • Hoe groot zijn de investeringen in deze aanpassingen? En kunnen die investeringen nog wel rendabel worden gemaakt?
  • Wat te doen met de ondersteuning en doorontwikkeling van de traditionele onpremise varianten van de verschillende systemen en pakketversies? Wat zijn daarvan de kosten? En zijn die kosten bedrijfseconomisch gezien nog te verantwoorden?

Positie van de grote ERP-aanbieders

Als we naar de grote internationale ERP-aanbieders kijken zijn er nogal wat die op dit moment meerdere, vaak deels overlappende oplossingen hebben. Zo beschikken bijvoorbeeld Infor en Oracle door vele overnames over een bonte verzameling van ERP- en CRM-systemen. Waarbij van elke oplossing ook nog weer meerdere versies in gebruik zijn. Beide gebruiken op hun websites een heuse alfabetische index om hun portfolio te ontsluiten.

Sommige aanbieders maken hun traditionele systemen ook geschikt voor gebruik in de cloud, zoals bijvoorbeeld Microsoft dat doet. Anderen hebben voor de cloud juist een heel nieuw systeem ontwikkeld, zoals Exact, Sage, SAP en Visma. Met name bij deze groep leveranciers dringt zich de vraag op hoe de toekomst van de ‘oudere’ systemen er uit ziet. In leverancierstaal: behoort uw ERP oplossing tot de strategische systemen voor de toekomst of valt ‘ie meer als een cash cow te bestempelen? Vaak geeft de website van de leverancier al een eerste indicatie van dit onderscheid.

Grove marktanalyse ERP-leveranciers

Een eerste grove analyse van de Nederlandse websites van aantal voor Nederland voorname ERP-leveranciers levert naar mijn beste interpretatie het volgende beeld op:

  • Exact levert en/of ondersteunt onder meer Exact voor DOS, Exact Globe, Exact voor Financiën en Exact Online. Exact Online wordt als cloud oplossing gepositioneerd voor kleine bedrijven. Exact ERP software (Globe) en Exact voor Financiën zijn de favorieten voor de grotere bedrijven. Exact Online lijkt op de website de favoriet te zijn.
  • Infor levert en/of ondersteunt een indrukwekkende hoeveelheid oplossingen. De solutions-pagina vermeldt niet minder dan 68 (!) verschillende oplossingen in de domeinen ERP, CRM, HCM, PLM, CPQ, SCM en EFM. In een aantal gevallen is onduidelijk welke pakketten hier precies achter schuil gaan. Daar horen in elk geval Infor LN (voorheen Baan), Infor LX, Infor M3 (voorheen Movex), Infor System21, Infor Pegasus, Infor Evolution en Infor SunSystems bij. Vanuit de website wordt niet direct helder welk(e) pakket(ten) de meest strategische aanbieding(en) vormt(en).
  • Microsoft levert en/of ondersteunt in Nederland Dynamics AX en Dynamics NAV. In Engelstalige landen wordt daarnaast ook nog Dynamics GP en Dynamics SOL geleverd en/of ondersteund. Volgens de website biedt deze leverancier in Nederland Dynamics AX vooral aan voor de grotere (internationale) bedrijven en Dynamics NAV voor kleine en middelgrote bedrijven. Beide oplossingen lijken strategisch van belang.
  • Oracle levert en/of ondersteunt onder meer Oracle E-business Suite, Oracle JD Edwards, Oracle Peoplesoft en Oracle Fusion Applications. Voor Oracle JD Edwards zijn er zelfs twee oplossingen: World en EnterpriseOne. Oracle Fusion Applications lijkt hier het strategisch platform voor de toekomst.
  • SAP levert en/of ondersteunt SAP S/4HANA, SAP Business All-in-One, SAP Business ByDesign, SAP Business One, SAP ERP en SAP R/3. SAP positioneert Business One als oplossing voor kleine ondernemingen, All-in-One en Business ByDesign voor middelgrote bedrijven en S/4HANA voor grote bedrijven.
  • Unit4 levert en/of ondersteunt onder meer Unit4 Business World, Unit4 Multivers, Unit4 Financials (voorheen Coda) en Unit4 Omnivers. Op basis van de website wordt niet helder welk pakket strategisch gezien de meest belangrijke is.
  • Visma levert en/of ondersteunt onder meer AccountView, Mamut One, Visma eAccounting, Visma Teleboekhouden en Visma.Net. Deze laatste wordt op de homepage als de strategische oplossing gepositioneerd.

Hoe staat uw situatie ervoor?

Voor veel ondernemingen vormt hun ERP- systeem het kloppend hart van de business. Logisch, want in onze snel veranderende markt is de beschikbaarheid van de juiste informatie op het juiste moment van strategisch belang. U kunt zich dan waarschijnlijk ook niet permitteren om met minder dan het allerbeste genoegen te nemen. Als u niet voor verrassingen wilt komen te staan doet u er dus verstandig aan om uw leverancier nauwgezet te volgen. En op korte termijn helder te krijgen hoe de toekomst van uw systeem er uit ziet. Meer specifiek: van de pakketversie die u momenteel gebruikt. Zodat u weet of u in actie moet komen. Vooral de organisaties die hun pakket ruimhartig van maatwerk hebben laten voorzien lijken zich in de risicozone te bevinden.

Praktische suggesties

Hier enkele praktische suggesties voor uw eigen onderzoek:

  • Houd de website van uw leverancier nauwgezet in de gaten. Wordt uw systeem nog steeds actief aan nieuwe kopers aangeprezen? Of wordt deze in het geheel niet meer vermeld?
  • Bezoek zeker de eerstvolgende jaarlijkse klantendag en stel daar gerichte vragen
  • Vraag uw leverancier om de meest actuele versie van diens product roadmap om te zien hoe de concrete toekomstplannen voor uw systeem en versie luiden
  • Onderzoek of uw systeem nu al in de cloud beschikbaar is. Of beschikbaar gaat komen. Maar achterhaal daarbij ook hoe lang uw pakket als traditionele onpremise versie actief ondersteund blijft worden
  • Vraag uw leverancier om een schriftelijke verklaring over de strategische waarde van (de versie van) uw oplossing in diens portfolio
  • Steek uw licht op bij de gebruikersvereniging van uw leverancier. Zij hebben vaak een beter overzicht over de ontwikkelingen. Bovendien kunt u daar met vergelijkbare klanten sparren

Support versus doorontwikkeling

Het is verstandig om in uw onderzoek goed te letten op het onderscheid tussen ondersteuning en support enerzijds en actieve doorontwikkeling anderzijds. Natuurlijk zal elke leverancier z’n bestaande systemen nog een zekere tijd willen ondersteunen. Met diensten als een helpdesk, training en consultancy. Ook is het alleszins reëel te verwachten dat er in alle huidige systemen nog een bepaalde periode nieuwe versies verschijnen waarin fouten zijn opgelost – het zogenaamde ‘bug fixing’. Cruciaal is echter de vraag of (de versie van) uw oplossing door uw leverancier actief wordt doorontwikkeld. Waarbij in nieuwe versies niet alleen fouten zijn opgelost, maar ook nieuwe functionaliteit beschikbaar komt. Waarbij nieuwe versies van omliggende systemen worden ondersteund, zoals de Microsoft Office tools. Waarin steeds weer moderne technologieën worden ontsloten, zoals nieuwe devices. Maar ook spraak herkenning en handschrift herkenning. Waarbij de snel veranderende trends in Social, Mobile, Big Data en Internet of Things op de voet worden gevolgd. En waarbij wijzigingen in de voor u relevante wet- en regelgeving steeds pro-actief en tijdig in uw systeem worden doorgevoerd. Als uw ERP systeem ook voor uw onderneming van strategisch belang is kunt u (op termijn) eigenlijk met niets anders dan met de laatstgenoemde variant tevreden zijn, toch?

Belang van transparantie

Natuurlijk is het voor een ERP-leverancier nog helemaal niet zo eenvoudig om openheid van zaken te geven. Het gaat immers om grote aantallen klanten. En er zijn grote financiële belangen mee gemoeid. Maar gelet op het strategische belang voor uw onderneming richting de toekomst is het niet meer dan fair om volledige transparantie van uw leverancier te verlangen. Zodat u weet waar u concreet staat. En waar u in de komende jaren aan toe bent. Tevens is dit een mooie opgave voor de leveranciers om te tonen hoe transparant en volwassen zij nu werkelijk zijn.

Ik ben benieuwd naar uw bevindingen!

Auteur Guus Krabbenborg is mede-eigenaar van QBS Group en PMC 

 

 

Reageer op dit artikel