Ik heb het idee dat parameter-settings vaak onderschat en afgedaan worden als ‘details’, maar het tegendeel is waar; met parameter-settings stuur je een ERP-pakket naar waar je het heen wilt hebben. Met de parameters ‘tune’ je als het ware je ERP-pakket. ERP (Enterprise Resource Planning) is het zenuwcentrum van de onderneming. ERP en daarmee parameter-settings zijn dus geen triviale onderwerpen. Het onderwerp ‘parameter-settings’ moet naar mijn idee ook hoger op de agenda van het management.

Excel kan je helpen de parameters te analyseren en met uploaden en downloaden van de gewenste instellingen naar ERP. Daarmee is Excel een belangrijk stuk en onmisbaar gereedschap voor de ‘logisticus’. Als logisticus ben je voortdurend bezig de parameters in de gaten te houden en bij te stellen om je ERP-pakket lekker soepel te laten lopen, te ‘tunen’ dus.

Voordat we ingaan om het samenspel van beide elementen wil ik graag op ieder element apart wat dieper in gaan.

Parameter-settings verder uitgediept

IT (Information Technology) is niet meer weg te denken, het is een levensader van de onderneming geworden. IT is zelfs een concurrentiewapen geworden. Centraal in al het IT-geweld staat ERP. ERP is het zenuwstelsel van de software en de data van de onderneming geworden. Nou ben ik een voorstander van ‘best of breed’ dus zeker geen voorstander dat je met ERP alles kan afdekken. Dit betekent dat je in het bedrijf heel goed verschillende software kan hebben draaien maar het is allemaal op de een of andere manier verbonden met het zenuwstelsel dat ERP heet. De werkelijke kern van ERP zijn de bestanden die daarin worden onderhouden. Deze bestanden zijn nodig om de Materiaal- en Capaciteitsbehoefte berekeningen en alle boodschappen die daar weer uit voortvloeien te kunnen maken. Je kan het ook omdraaien de Materiaal en Capaciteitsbehoefteberekeningen zijn alleen maar mogelijk als de basisbestanden of anders gezegd de parameters in de basisbestanden goed zijn aangelegd en onderhouden.

Een aantal belangrijke basisbestanden zijn bijvoorbeeld: artikelgegevens en Bill Of Material (afgekort BOM) enerzijds en workcenters en routings anderzijds. In de artikelgegevens staan alle zaken zoals: veiligheidsvoorraden, bestelgroottes, productiebatches, maar ook de leadtimes zijn hier vastgelegd. Met behulp van de BOM (Bill Of Material, of in het Nederlands stuklijst/receptuur/…) wordt berekend hoeveel van welke artikelen je nodig hebt om een halffabricaat of eindproduct te maken. Workcenter is een machine of een groep van machines. Met een workcenter geef je de beschikbare capaciteit aan, hoeveel shifts en hoeveel uur is de machine beschikbaar om te produceren. De routing is per artikel en geeft aan welke bewerking op welke machine gewenst is. Met routing geef je de gevraagde capaciteit per machine aan, hoeveel uren vraagt het maken van een bepaalde werkorder van een bepaalde machine. Natuurlijk zijn er meer basisbestanden maar een aantal belangrijke zijn hier aangehaald om daarmee het onderwerp parameters enigszins te concretiseren. Het pleidooi dat ik houd, geldt net zo goed voor de niet genoemde basisbestanden.

De parameters zijn daarom zo belangrijk omdat ze bepalen hoe de berekening moet worden gemaakt. Ze staan aan de start van iedere berekening. Staan de parameters fout gaat ook de berekening fout. Je kunt hierbij denken aan minimum bestelgroottes en de incrementele verhogingen die daaraan vast zitten maar ook dus aan batchgroottes, leadtime, kostprijzen etc.

Besturingsconcept

Het onderhoud moet zeker jaarlijks gebeuren maar liefst iets vaker. Eerst moet het besturingsconcept duidelijk zijn en daar komt Excel om de hoek kijken maar daar zo meteen meer over.
Met besturingsconcept wordt bedoeld hoe stuur je het primair proces aan, welke wijze van ordering, forecasting, planning etc. pas je toe. Met andere woorden hoe wil je in jouw situatie dat het ERP-systeem werkt.

Zodra besturingsconcept is bepaald kunnen de parameters daarvan worden afgeleid. Probeer dat niet voor ieder product apart te berekenen maar denk in groepen, probeer automatismen (formules) te bedenken waarmee je de parameters gemakkelijk zou kunnen vullen. Wat ik vaak in de praktijk zie is dat tijdens de implementatie van de software de parameters worden ingesteld en daarna zelden meer worden aangepast en als dat al gebeurd is dat vaak op individuele gevallen om op dat moment iets recht te zetten. Over de jaren heen sluipen er dan ongerijmdheden in die ook later moeilijk te zijn reproduceren en te begrijpen. Daardoor is iedere lijn zoek en daardoor is een parameter ook moeilijk controleerbaar. Probeer dat te vermijden en probeer met standaardwaardes te werken. Hoe je dat doet? Daar komt dus Excel om de hoek kijken.

Excel ongelooflijk flexibel

Voor mij is Excel een van de grootste uitvindingen van de vorige eeuw. Het is ongelofelijk flexibel en in allerlei situaties toepasbaar.

Excel wordt vaak verguisd en daarbij wordt dan vaak beweerd dat Excel gebruikt wordt omdat ERP-systemen het onvermogen zouden hebben om zelfstandig goede informatie op te leveren. Excel zou een noodgreep zijn om toch te kunnen werken. Onzin! Ook zijn er die beweren dat Excel in vele gevallen beter zou zijn dan een ERP-pakket. Dat is echt absolute non-sense. ERP heeft echt wel zijn nut bewezen maar zoals gezegd is ERP niet alles zaligmakend. Daarom moet je ERP ook zeker aanvullen met de goede software voor specifieke doeleinden. Uiteindelijk streef je naar een goed samenspel van al die software waarbij doorgaans zoals aangegeven de basisbestanden in ERP zijn opgeslagen. Daarom is ERP ook voor wat betreft data het zenuwstelsel van de onderneming. Vandaag de dag zijn er zeer goede ERP-pakketten beschikbaar. Is Excel daarmee overbodig geworden? Nee dus, integendeel. Excel vult goed aan en is mits goed toegepast gewoon een goed hulpmiddel om ERP goed te gebruiken.

Gevaar van Excel

Tot zover het goede. Natuurlijk schuilt in de flexibiliteit van Excel gelijk ook het gevaar. Je kan enorm doorschieten in het gebruik van Excel. Je kent allemaal wel die ervaring, je begint eenvoudig maar dan merk gaande weg dat het toch wel handig is om … en dat …..mist eigenlijk ook nog wel. Voordat je het weet heb je een model gemaakt wat voor jou als bouwer nog wel te volgen is maar wat al heel lastig is aan anderen over te brengen. Dat is inderdaad wel het gevaar dat aan Excel kleeft. Natuurlijk is het onzin om te denken dat je met Excel ERP zou kunnen vervangen. Het grote voordeel van ERP-systemen is dat je gegevensbestanden goed veilig en redelijk eenduidig kan opslaan. De gegevensvelden zijn duidelijk gedefinieerd en met elkaar in verband gebracht middels complexe programmatuur. ERP is veilig en niet zo maar aan te passen. Daarmee is het tegelijkertijd ook lastig om gegevens aan te passen en te rapporteren. Excel is daarentegen erg persoonlijk te maken, je kan velden moeilijk beschermen, ingewikkelde formules zijn mogelijk maar voor anderen veelal moeilijk leesbaar. Je kan Excel-modellen gemakkelijk ‘kapot’ maken zonder dat je het in de gaten hebben. Zeker als je meerdere ‘worksheets’ hanteert die met elkaar in verband staan. Kortom Excel is ideaal om gegevens te downloaden en te analyseren. Daarna kun aanpassen en de gegevens weer uploaden. Blijf weg van ingewikkelde modellen hoe verleidelijk dat ook moge zijn.

Dus als je parameters wilt aanpassen maak een download van de relevante gegevens, speel daar wat mee, probeer het te begrijpen en analyseer. Maak Pareto’s, probeer groepen te ontdekken en zorg dat je aansluiting vindt bij de uitgangspunten van het besturingsconcept.

Op een gegeven moment kom je op een punt dat je weet hoe je het wilt hebben. Je vult de uploadtabellen en vervolgens laad je de nieuwe gegevens in het ERP-pakket.

Dus de volgorde is:

1. Maak een download van de gewenste gegevens
2. Analyseer
3. Bedenk hoe je het wilt veranderen. Maak daarbij dus gebruik van formules en automatismen zoals hierboven is uitgelegd.
4. Vul de uploadbestanden en zet de waarden in ERP-systeem
5. Controleer of het goed werkt in ERP-systeem.

Conclusies

Ik hoop dat ik duidelijk heb kunnen maken hoe belangrijk parametersettings zijn. Ze vormen de basis van de berekeningen die je in ERP doet. Ze worden direct afgeleid van het besturingsconcept. Het woord besturingsconcept klinkt papierachtig maar vertelt in feite de strategie van de onderneming. Met parameters ‘stuur’ je jouw onderneming. Daarom moet het besturingsconcept met de afgeleide parameters ook veel hoger op de management-agenda. Verder hoop ik duidelijk gemaakt te hebben wat de rol van Excel hierbij is. Excel kan goed ondersteunen bij het analyseren en het downloaden en uploaden van de gegevens. Maar pas op Excel te veel in te zetten op routineberekeningen en pas op dat Excel verwordt tot ingewikkelde modellen. Dat is inderdaad wel een gevaar dat aan Excel kleeft. Kortom Excel en parameter-setting is een merkwaardig duo die mits goed gebruikt elkaar nodig hebben en versterken. Graag hoor ik uw ervaringen in de reactiemogelijkheid onderaan dit artikel!

Auteur Anton Boonstra is eigenaar van 3*S (Simple, Solid, Solutions)

Hoe kiest u het juiste ERP?