blog

Invoeren bestellingen en verkooporders: verspilling!

Supply chain

Het invoeren van bestellingen en verkooporders, en het bijwerken daarvan, staat in de top 10 van de meest gebruikte ERP-functies. Dit terwijl we deze activiteiten als een verspilling kunnen beschouwen. Het voegt immers geen echte waarde toe aan het eindproduct. Dus waarom zouden bedrijven dit blijven doen?

Invoeren bestellingen en verkooporders: verspilling!

Ga eens na voor uw eigen bedrijf hoeveel bestelregels u het afgelopen jaar heeft ingevoegd en bijgewerkt. De potentiële winst is enorm wanneer u uw bestellingen vanuit de materiaalbehoefte direct aan uw toeleveranciers communiceert.

Drie tips voor het efficiënter inrichten van bestellingen en verkooporders:

1) Zorg dat masterdata up-to-date zijn

Een belangrijke punt als het gaat om het efficiënter inrichten van bestellingen, is de kwaliteit van uw masterdata. Een effectieve MRP-planning – en de daaruit voortkomende bestellingen – staat of valt met betrouwbare masterdata. Hoeveel telefoontjes, mailtjes en drukwerk ontvangt u rondom uw bestellingen? En hoeveel rondom nieuwe versies van artikelen van toeleveranciers of klanten? Revisies van artikelen leiden tot nieuwe stuklijsten en tekeningen. Veranderende marktomstandigheden leiden tot andere levertermijnen, en ga zo maar door.

Worden dergelijke data niet actueel gehouden, dan leidt dat tot productie van de verkeerde producten, tot te laat of juist te vroeg leveren, en onnodig lange doorlooptijden met onnodige investeringen in kapitaal.

2) Zet B2B-portals in

Door B2B-portals in te zetten, kunt u deze onwenselijke situaties voorkomen. De portals bieden u allerlei mogelijkheden om over gemeenschappelijke artikeldata te communiceren. Uw inkoopartikelen zijn immers de verkoopartikelen van uw toeleverancier. Stel dat een levertermijn verandert, dan zal zowel de afnemer als de leverancier dit in het systeem aanpassen; dubbele handelingen en veel communicatie. Door het gebruik van B2B-portals kunt u dergelijke stamgegevens eenvoudig up-to-date houden.

3) Communiceer materiaalbehoefte uit MRP-planning

Bestelregels komen bij veel productiebedrijven rechtstreeks uit de materiaalplanning (MRP). Dit biedt mogelijkheden om het bestelproces nog verder te vereenvoudigen. Daarnaast zijn er meestal langdurige relaties tussen toeleverancier en afnemer, waarbij het vertrouwen de sleutel is. Dus wanneer de materiaalbehoefte uit MRP aan de toeleverancier kan worden aangeboden, in plaats van de bestellingen, scheelt dit handelingen.

De voordelen zijn legio. Denk daarbij aan:

  • Minder handelingen en wijzigingen op bestaande bestellingen

    Bestellingen worden pas aangemaakt wanneer de leverancier de gewenste leverdatum (behoeftedatum uit MRP) en het aantal heeft bevestigd. De bestelling in ERP wordt dan nog gebruikt om de goederen op binnen te melden.
  • Minder administratieve handelingen

    Wanneer de leverancier de materiaalbehoefte uit de MRP berekening van de afnemer bevestigt, kunnen hiervoor automatisch “bestellingen” worden aangemaakt in ERP (zowel bij de klant als afnemer). Dit scheelt handelingen, plus deze “bestellingen” dekken automatisch de materiaalbehoefte af uit de MRP-berekening van de afnemer.
  • Minder voorraad in de keten

    Een bekend effect in productieketens is het zogenaamde bullwhip of opslingereffect. Deze ontstaat bij de toeleveranciers, door gebrek aan inzicht in de voorraadniveaus bij de afnemers en door “economische” seriegroottes. Door de toeleverancier inzicht te geven in de werkelijke behoefte aan materialen, berekend met MRP uit de forecast en/of verkooporders, zal de toeleverancier alleen die materialen op voorraad leggen die werkelijk gevraagd gaan worden.
  • Minder voorraad bij toeleverancier betekent ook voor de afnemer lagere kosten

    U kunt zich afvragen wat het voordeel is van lagere voorraadniveaus bij toeleveranciers. VMI (Vendor managed inventory) lijkt ook zo’n ideale oplossing. De voorraad is van de toeleverancier, de afnemer loopt er geen risico over en hoeft deze al helemaal niet te financieren. Maar is de afnemer werkelijk goedkoper uit? Uiteindelijk betaalt iemand dit feestje. Uiteindelijk is het de klant die ervoor opdraait. Kortom, als de afnemer zijn toeleveranciers kan helpen zijn voorraad te verlagen, levert dit uiteindelijk voordeel op, door lagere kosten.
  • Lagere kosten door langetermijnplanning te communiceren

    De afnemer kan de langetermijnbehoefte uit MRP gaan communiceren, met duidelijk afspraken over welke materiaalbehoeftes frozen en welke slushy zijn. Oftewel, wat staat vast en welke kunnen nog wijzigen. Wanneer de leverancier hiermee inzicht krijgt in de verwachte afzet voor de komende weken, kan deze hierop desgewenst anticiperen. Dit leidt tot minder voorraad in de keten en dus tot lagere kosten.

Dus: stop met bestellingen, ze kunnen de deur uit!

Reageer op dit artikel