blog

Voorraad heeft een doel: verlaag het niet zomaar

Supply chain

Gij zult geen voorraad hebben’ lijkt het leidende adagium binnen veel organisaties. Wat mij betreft is dit ab-so-lute onzin. Voorraad heeft een duidelijke functie en dit lijkt meer en meer over het hoofd te worden gezien.

Voorraad heeft een doel: verlaag het niet zomaar

Voorraad heeft een duidelijke functie en dit lijkt meer en meer over het hoofd te worden gezien. Omdat organisaties onvoldoende nadenken over het waarom van het houden van voorraad, zorgt beperking van voorraden binnen veel organisaties voor kapitaalvernietiging in plaats van kostenbesparingen.

Natuurlijk is het noodzakelijk om je voorraadbeheer – ofwel inventory management – voortdurend te analyseren en te optimaliseren, maar simpelweg beweren dat minder voorraad voordeliger is, gaat echt niet op. Het houden van voorraad heeft altijd een doel, of het nu gaat om het garanderen van een korte of beheerste levertijd richting klanten die orders plaatsen, of het realiseren van besparingen door meer in te kopen.

Het mooiste voorbeeld van hoe voorraadbeperking tegen je kan werken, trof ik aan bij een producent van vrachtwagens. Deze vertelde me trots dat zijn firma een maximale voorraad voor bumpers van twee uur had, wat de kosten voor opslag mooi beperkt hield. Op mijn vraag of het wel eens voorkwam dat bumpers te laat geleverd werden, kreeg ik te horen dat de productielijn één à twee keer per week een half uur stil lag door een net te late levering. Een aardige kostenpost wanneer je bedenkt dat er 80 wagens per dag van de band rollen, vrachtwagens die niet geassembleerd kunnen worden als de bumper er niet is… Op mijn opmerking “Goh, dan zou ik toch voor een uurtje veiligheidsvoorraad aanhouden van die dingen om de onzekerheid op te vangen” kreeg ik het ongenuanceerde antwoord “That is not done in the automotive industry”.

Veiligheidsvoorraad

Bovenstaande schets en vele andere voorbeelden laten zien dat het ‘just in time’ principe binnen heel veel industrieën en organisaties vaak veel te dogmatisch wordt opgepakt. Bedrijven moeten zich niet afvragen of ze voorraad moeten houden, maar hoeveel voorraad zij moeten houden om de juiste balans te vinden tussen een optimale bedrijfsvoering en kostenefficiëntie. Het houden van de juiste voorraadvolumes zorgt er namelijk niet alleen voor dat je je klanten snel kunt bedienen, maar heeft ook als doel onzekerheden op te vangen. Door het opbouwen van een ‘veiligheidsvoorraad’ voorkom je dat je productieproces stil komt te liggen.

Denk ook aan het opvangen van afstemmingsverschillen tussen je verbruik en zowel de levervoorwaarden als  levertermijnen van je leverancier. Wanneer je weet dat je van een bepaald product tien stuks per dag verbruikt en een nieuwe levering vijf dagen duurt, moet je in ieder geval genoeg stuks op voorraad hebben om te kunnen blijven produceren tot de volgende levering van je leverancier. In de praktijk gaan organisaties vaak redelijk amateuristisch om met het vaststellen van de hoogte van hun veiligheidsvoorraad. Je ziet hier nogal wat ‘bloempjes van Catharina’ in de vorm van veiligheidsvoorraad parameters die in het ERP flink zijn opgeschroefd op het moment dat er een leveringsprobleem plaatsvindt, die vervolgens niet worden teruggeschroefd zodra het probleem is opgelost.

Bedrijfsprocessen combineren en analyseren

Hoe bepaal je hoeveel voorraad je moet aanhouden, hoeveel veiligheidsmarge je moet inbouwen en wat het meest ideale bestelpunt is? Het antwoord is simpel: gegevens uit verschillende bedrijfsprocessen combineren en analyseren. Geavanceerde ERP-systemen zoals SAP geven inzicht in beschikbare voorraden, geplaatste orders, productieplanning, gemiddelde vraag, bestelhistorie en afspraken met leveranciers, zonder het totaalplaatje weer te geven. Om tot gedegen analyses te komen en op basis hiervan vooruit te kunnen denken en tijdig te kunnen handelen, is het noodzakelijk om deze factoren te verbinden.

Omdat deze gegevens in verschillende modules – zoals Order-to-Cash, Procure-to-Pay of productieplanning – binnen het ERP-systeem zijn ondergebracht, is het lastig om deze analyses gestructureerd uit het systeem te halen. Het is daarom zaak om tools in te zetten die de scheiding tussen deze modules verwijderen en een holistisch beeld creëren op basis waarvan het voorraadbeheer echt kan worden geoptimaliseerd. Minder is meer gaat echt niet op bij inventory management, of zie ik het verkeerd?

Reageer op dit artikel